Pourquoi Se Reconvertir dans le Télésecrétariat Indépendant ?

par Anne Marie Garispe Perroy | Sep 9, 2022 | Actualités

Vous en avez assez de travailler pour un patron ? Vous avez le sentiment d’avoir fait le tour de votre métier et aimeriez avoir plus de liberté ? Dans cet article, vous allez découvrir pourquoi se reconvertir dans le télésecrétariat indépendant peut vous mener à vivre la vie dont vous avez toujours rêvé. Oui, il est possible de se reconvertir à 40 ans ou de se reconvertir à 50 ans ! Que vous soyez télésecrétaire médicale, télésecrétaire juridique ou plus généraliste, ce métier représente une véritable opportunité d’avenir. Vous installer à votre compte vous fait rêver ? Alors, lisez les lignes qui suivent, il se pourrait que vous franchissiez le cap juste après !

Être son propre patron

Vous avez l’impression de ne pas trouver de sens à ce que vous faites actuellement. Vous obéissez aux ordres de vos supérieurs et vous exécutez les tâches de secrétariat qui vous incombent. Cette monotonie commence à vous peser. Vous connaissez bien votre métier, vous le maîtrisez, d’ailleurs vous avez de très bonnes idées, mais personne ne semble vous écouter. Vous rêvez d’indépendance, vous souhaitez voler de vos propres ailes. En choisissant de vous reconvertir en tant que télésecrétaire indépendante, vous allez pouvoir créer votre entreprise, construire une vie professionnelle épanouissante et mettre en pratique les idées que vous mûrissez et taisez depuis des années. Vous n’obéissez qu’à vous-même puisque vous créez vos propres règles !

Choisir ses clients

Bien sûr, même en choisissant cette reconversion professionnelle, vous pourrez parfois tomber sur des profils de clients avec qui vous n’avez pas d’affinité. Mais si auparavant vous étiez obligée de composer avec les humeurs de certains collègues et/ou clients, vous allez pouvoir dire adieu à tout cela, puisque vous choisissez les clients avec qui vous souhaitez travailler. Soyez en accord et alignée avec les personnes avec qui vous collaborez. Plus vous aurez le sentiment de partager les mêmes valeurs, plus le travail sera constructif et la relation fluide. Travailler avec des gens pour qui nous avons de l’estime est un luxe qui est désormais à votre portée.

Se former pour évoluer dans son métier

Évoluer dans une structure en tant que salarié peut s’avérer être le parcours du combattant. Vous devez respecter un certain protocole, la direction doit donner son accord, vérifier que votre absence ne perturbe pas la continuité du service, valider le budget, etc. Parfois, cela prend plusieurs mois et pendant ce temps, vous avez le sentiment de stagner et d’être dépendante de la décision de votre employeur. Si vous décidez d’une reconversion dans le  télésecrétariat indépendant, vous entrerez dans le monde des métiers du digital. Vous n’aurez pas d’autre choix que de vous former. Pourquoi ? Parce qu’avec le web, tout va très vite ! Il vous faudra être à la pointe de ce qui se fait dans votre métier pour rester compétitive, découvrir les dernières innovations dans le monde de l’assistanat virtuel, bref ! Être une super télésecrétaire 2.0, voire 3.0 !

Travailler sans contrainte d’horaires

Vous ne supportez plus le regard accusateur de votre N+1 lorsque vous avez 5 minutes de retard, alors même que ce dernier ne semble pas s’offusquer de vos heures sup non rémunérées. En choisissant de vous reconvertir en tant que télésecrétaire indépendante, vous décidez de vos horaires, de la cadence de vos journées, de vos temps de pause et des jours travaillés. Bien évidemment, si vous gérez une permanence téléphonique, il faudra vous accommoder avec les horaires. Cela dit, vous avez le choix ! Ne prenez pas de permanence téléphonique si vous ne souhaitez pas avoir d’horaires imposés. Construire une vie professionnelle qui vous ressemble doit être récité chaque matin et chaque soir comme un mantra !

Travailler de chez vous ou à l’autre bout du monde

« Sur la plage abandonnée, coquillages et crustacés » chantait BB. Vous aussi vous pouvez vous laissez tenter par cette vie de digital nomad et installer votre bureau partout dans le monde ! Imaginez quelques instants : il est 9h, vous êtes sur une île paradisiaque en Indonésie ou en Polynésie et vous vous apprêtez à commencer votre journée de travail, assise à la terrasse d’un café face à l’océan. Ne croyez pas que cela ne soit qu’un rêve. C’est beaucoup plus simple que cela : si vous voulez cette vie-là, en exerçant le métier de télésecrétaire indépendante, vous l’aurez.

Retrouver le plaisir de travailler

Et si attendre avec impatience le vendredi soir et les vacances était terminé ? Et si vous pouviez dire au revoir à la déprime du dimanche soir ? Se reconvertir dans le télésecrétariat indépendant, c’est retrouver le plaisir de travailler. Confucius a dit : « choisis un travail que tu aimes et tu n’auras pas à travailler un seul jour de ta vie. » Méditez ces mots quelques instants. Et si vous aussi, vous vous autorisiez à retrouver du plaisir à travailler ?

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Télésecrétaire Indépendante | Un Métier d’Avenir ?

par Anne Marie Garispe Perroy | Août 30, 2022 | Actualités

Vous avez de l’expérience en tant que secrétaire salariée ou comptez suivre une formation de télésecrétaire dans le but de devenir chef d’entreprise. L’indépendance vous fait rêver car vous ne supportez plus votre vie professionnelle actuelle : trop de contraintes, horaires imposés, supérieur hiérarchique lunatique avec lequel vous devez composer chaque jour. Bref, vous rêvez de liberté ! Toutefois, vous vous posez la question : télésecrétaire indépendante, est-ce un métier d’avenir ?  Le marché existe-t-il ? Vais-je gagner ma vie ? Si vous vous reconnaissez dans ces lignes, alors cet article a été écrit pour vous !

Les avantages du métier de télésecrétaire indépendant

Les avantages pour la télésecrétaire

L’un des principaux avantages de s’installer à son compte en tant que télésecrétaire indépendante, c’est la possibilité de pouvoir aménager votre temps de travail comme vous le souhaitez. En effet, dites adieu aux horaires imposés car vous avez la liberté d’organiser votre temps comme vous le souhaitez. De plus, travailler comme télésecrétaire freelance vous aide à mieux concilier vie professionnelle et vie de famille ! Votre salaire en tant que secrétaire salariée n’est pas à la hauteur de vos attentes ? En tant qu’assistante administrative indépendante, vous fixez vous-même vos propres tarifs et êtes rémunérée à votre juste valeur en fonction de votre savoir-faire et de votre expérience.

Les avantages pour les entreprises

Notez bien les lignes qui suivent car ce sont des arguments à mettre en avant lorsque vous démarchez vos clients. Pour une entreprise, les avantages du secrétariat sont nombreux :

•          gain de temps, d’argent ;
•          gain de productivité car le client peut se consacrer à son cœur de métier ;
•          pas de gestion de personnel ni d’obligation de fournir un espace de travail et du matériel ;
•          charges allégées et budget maîtrisé.

Retenez que de plus en plus de sociétés font appel à des télésecrétaires indépendantes pour déléguer les tâches administratives. C’est une solution confortable et rentable pour les entreprises sur la durée.

Télésecrétaire indépendante, un métier d’avenir  

Les différents types de mission

Vous hésitez à vous lancer de peur de manquer d’opportunités ? En France, en 2021, le nombre d’immatriculations d’entreprises à augmenté de 17% par rapport à 2020. Toute entreprise a besoin de remplir des tâches administratives au quotidien. Toutefois, toutes ces entreprises n’ont pas nécessairement les moyens financiers pour recruter une secrétaire. Vous êtes la solution pour ces entreprises ! Vous pouvez décider d’être polyvalente et accepter tout type de mission ou vous spécialiser (médical, juridique, commercial, etc.)  Certaines télésecrétaires sont expertes dans le domaine de la facturation ou de la permanence téléphonique. D’autres vont intervenir dans le domaine des appels d’offres, du recouvrement. Le champ d’action est vaste !

Le statut juridique de la télésecrétaire indépendante

La micro-entreprise est généralement l’option la plus choisie pour démarrer son activité de télésecrétaire indépendante. Cela dit, ce statut devra être remis en question si votre entreprise grandit. C’est une question de choix, il n’y a pas de bonne ou mauvaise réponse à cette question. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de l’URSSAF ou de la CCI la plus proche de votre domicile. Vous trouverez pléthore d’informations sur le web. Vous pouvez également glaner des informations dans les salons d’entrepreneurs et vous faire accompagner par une structure spécialisée dans l’entreprenariat au féminin. Ne négligez aucune piste ! Oui, vous pouvez gagner votre vie en devenant télésecrétaire indépendante ! Ce domaine d’activité est d’ailleurs en plein essor. L’enjeu sera surtout de cibler les compétences que vous souhaitez vendre à vos clients et démarcher ces derniers ! Cela peut être plus facile pour certaines que pour d’autres.

Les compétences requises pour devenir télésecrétaire indépendante

Les hard skills de la télésecrétaire

Pour exercer le métier de télésecrétaire à votre compte, aucun diplôme n’est requis. Toutefois, si vous aspirez à développer votre société et vivre de votre activité, il est recommandé d’avoir suivi une formation solide pour être crédible aux yeux de vos clients. Une télésecrétaire indépendante s’occupe généralement de la gestion administrative. Elle peut être amenée à gérer le standard téléphonique, le courrier, la gestion de l’agenda, l’organisation d’événements et de déplacements, la gestion des fournitures. Elle peut intervenir dans les secteurs juridiques, commerciaux, du BTP, ou accompagner administrativement les professions libérales. Une parfaite maîtrise des outils bureautiques et de communication est indispensable. La grammaire, l’orthographe et une bonne élocution sont évidemment incontournables dans ce métier.

Soft skills en télésecrétariat

Indépendamment des compétences techniques, votre savoir-être est tout aussi essentiel pour réussir dans ce métier.

•          l’écoute pour comprendre le besoin de votre client ;
•          la discrétion ;
•          la résistance au stress ;
•          la capacité d’adaptation ;
•          le sourire même si vous avez quelqu’un de désagréable au téléphone ;
•          l’empathie.

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Comment Rester Zen et Organisée en Télésecrétariat ?  

par Anne Marie Garispe Perroy | Août 26, 2022 | Actualités

Être télésecrétaire indépendante suppose une bonne organisation pour être efficace, éviter la perte de temps et le burn-out ! Vous avez choisi le métier de télésecrétaire pour la liberté qu’il offre, la possibilité de choisir vos clients et pour ne plus avoir à supporter votre patron ? Attention, si à première vue, le tableau semble idyllique, cela suppose de ne pas se disperser et de suivre quelques conseils à appliquer au quotidien. Alors, comment rester zen et organisée en télésecrétariat indépendant pour gagner en productivité et en efficacité ? La réponse dans cet article !

1-  Apprendre à gérer son temps en télésecrétariat indépendant

Sachez aménager une plage horaire en début de semaine pour planifier votre agenda entre vos impératifs professionnels et personnels. Faites le point sur les objectifs à atteindre  et déterminez un autre créneau pour vérifier que vos objectifs ont bien été atteints. Démarrer la semaine en sachant exactement ce qui vous attend libère l’esprit et vous aidera à avancer plus sereinement et à être plus productive. Vous pouvez planifier votre semaine sur un agenda papier ou en ligne (Trello ou Notion), ces outils sont également des outils de gestion de projet interactifs.

2-  La « to do list » : un ami qui vous veut du bien ?

Grâce à la « to do list », libérez de l’espace dans votre esprit en couchant vos objectifs sur le papier ! C’est une façon motivante de se projeter et de se dépasser ! Attention cependant, certaines personnes n’aiment pas faire des listes. Pour savoir si cette méthode vous convient, essayez-la ! Si vous êtes à l’aise avec ce procédé et qu’il vous permet de mieux vous organiser et de rester sereinement concentrée sur vos objectifs, alors utilisez cette astuce, mais si au contraire si vous sentez plus de pression, choisissez un autre moyen.

3-  Savoir prioriser et traiter les urgences

En tant que télésecrétaire indépendante, vous êtes amenée à travailler pour plusieurs clients, il est donc essentiel de traiter les urgences et de remettre à plus tard ce qui peut attendre. Cela vous évitera de vous sentir submergée par la masse de travail. Vous pouvez créer 3 dossiers :

•           dossiers urgents ;
•           dossiers importants ;
•           dossiers affaires courantes.

Si vous apprenez à distinguer les urgences, vous travaillerez de façon plus organisée, donc plus efficace !

4 – S’organiser en s’inspirant de la méthode Batch cooking

Avez-vous déjà entendu parler de la méthode batch cooking ? Nous ne sommes évidemment pas là pour parler cuisine, mais vous pouvez tout-à-fait vous inspirer de cette méthode pour organiser votre travail ! En effet, la méthode batch cooking consiste à déterminer les menus de la semaine puis préparer plusieurs repas à la fois. Comment l’appliquer dans votre travail ? Plutôt que répondre à vos mails au fur et à mesure et donc perdre du temps en vous déconnectant de la tâche que vous effectuiez, définissez plutôt une plage horaire pour répondre à tous vos messages. Prévoyez un large créneau (une journée par mois) pour gérer votre administratif, votre communication, la facturation, etc.

5 – Savoir anticiper les imprévus

Les imprévus font partie de la vie, alors plutôt que lutter contre ce qu’il vous est impossible de contrôler, sachez anticiper les aléas en prévoyant peut-être plus de temps pour effectuer vos tâches. Encore une fois, la gestion du temps est une alliée lorsque l’on parvient à la maîtriser.

6- Respecter son rythme

Malheureusement, même si le télésecrétariat indépendant est le job de vos rêves, comme tout le monde, vous avez des jours « sans ». Dans ce cas, pas question de se flageller et de se sentir coupable, vous êtes un être humain soumis à des humeurs et à des émotions. Vous avez le droit d’avoir eu une mauvaise nuit ou de traverser une période compliquée. La solution ? Vous écouter. Prévoyez une séance de méditation et/ou de yoga pour vous recentrer et retrouver votre équilibre.

7- Quelques exercices de relaxation

Yoga, méditation guidée, relaxation, cohérence cardiaque. Il existe aujourd’hui pléthore de méthodes pour vous aider à réduire l’impact du stress sur le travail et sur la santé en général. Lara Histel-Barontini, auteure de « La boîte à outils de la relaxation », propose des exercices qui apportent un bienfait au niveau physique, mental et émotionnel. 

•          la respiration 535 qui consiste à observer, debout ou assis, sa respiration ;
•          le yoga des doigts : assise, joignez l’extrémité de vos 10 doigts. Inspirez en amenant le bout de la langue contre le palais et expirer en relâchant la langue. L’exercice est à répéter 10 fois. 

À retenir : l’organisation s’apprend, il s’agit de trouver un moyen qui vous correspond et de le mettre en pratique au quotidien. Ainsi, vous resterez zen, organisée et productive dans votre travail.

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Comment Organiser Son Bureau en Télésecrétariat ?

par Anne Marie Garispe Perroy | Août 21, 2022 | Actualités

Vous prévoyez de vous installer en tant que télésecrétaire indépendante ? Maintenant, il ne vous reste plus qu’à trouver vos premiers clients et organiser votre emploi du temps entre votre travail de secrétaire à domicile et votre vie de famille. Que vous ayez décidé de travailler dans une pièce dédiée à votre activité de télésecrétaire, ou aménagé un endroit dans votre salon ou dans votre chambre, il est important d’organiser votre espace de travail. C’est essentiel car c’est à cette condition que vous resterez motivée et performante en tant que e-secrétaire indépendante ! Alors, pour optimiser votre temps de travail dans un espace agréable, découvrez tout de suite comment organiser son bureau en 5 conseils !

Conseil n°1 : opter pour un bureau ergonomique et confortable

Pas si facile de rester concentrée quand on travaille à domicile. Les tentations sont nombreuses et les distractions aussi ! Il est donc indispensable d’optimiser votre espace de travail. Oubliez la position assise sur le canapé avec votre ordinateur sur les genoux, investissez dans un vrai bureau. Si vous disposez d’une pièce dédiée à votre activité, ce sera facile : vous trouverez dans le commerce pléthore de bureaux pour tous les budgets. Si vous travaillez dans votre salon, alors une planche en bois qui longe le mur dans un esprit déco d’architecte fera l’affaire. Si vous travaillez dans votre chambre ou dans l’entrée de votre appartement, optez pour un secrétaire mural qui se ferme lorsque vous n’en aurez plus besoin. Ne faites pas l’économie d’une chaise de bureau confortable et ergonomique, votre dos vous remerciera ! 

Conseil n° 2 : acheter des étagères ou des petits meubles de rangement

Vous êtes plutôt du genre désordonné ? Alors, changez d’ores et déjà cette mauvaise habitude ! Un espace de travail bien rangé est propice à la productivité et à la créativité ! Il existe une multitude d’astuces pour ranger vos affaires :

•          sur le bureau : des boîtes de tous formats, des bannettes, des pots à crayons et des rangements divers ;
•          au mur : on investit dans des étagères pas chères pour libérer de l’espace ;
•          sous le bureau : un petit meuble à roulettes est le rangement d’appoint par excellence pour stocker vos dossiers.

Conseil n°3 : accorder un soin particulier à l’éclairage et à la décoration

La lumière est un élément essentiel auquel vous devez accorder un soin particulier. Une ampoule trop puissante risquerait de vous éblouir et vous fatiguer. Que vous optiez pour une lampe à poser sur le bureau, une applique dirigeable, une suspension ou bien un lampadaire au-dessus de votre bureau, prenez le temps de choisir l’éclairage qui vous convient. Et côté déco ?  Amusez-vous ! Vous aimez les plantes ? Les plantes ont des vertus apaisantes et dé stressantes. Vous appréciez la déco zen ? Optez pour des messages qui vous font du bien et qui vous motivent à être plus productive ! 

Conseil n°4 : compartimenter son bureau en espaces de travail distincts

Être efficace au travail quand on est télésecrétaire indépendante est essentiel. Une bonne organisation de votre bureau vous aidera à être performante dans votre travail. Vous pouvez par exemple délimiter des zones de travail :

•          une zone pour les dossiers à traiter en urgence ;
•          un espace pour les documents en cours de traitement ;
•          une zone pour les dossiers traités et à archiver.  

Des étiquettes et un tableau d’affichage avec des post-it devraient vous aider à vous organiser. N’hésitez pas à mettre de la couleur, ainsi, d’un seul coup d’œil, vous saurez où vous en êtes !

Conseil n°5 : utiliser un agenda pour votre activité de télésecrétaire indépendante

Nous sommes à l’ère de l’électronique, bien qu’il subsiste toutefois quelques inconditionnels du papier ! L’agenda est l’élément indispensable pour vous organiser dans votre quotidien de télésecrétaire indépendante. Il permet de ne pas manquer un rendez-vous, vous pouvez aussi l’utiliser pour noter ou regrouper des pense-bêtes sans prendre le risque de les perdre. L’agenda classique fait très bien l’affaire, mais il existe des espaces de travail sur le web qui sont particulièrement recommandés pour gérer son emploi du temps, créer des listes, organiser des projets. Trello et Notion sont particulièrement recommandés. Des tutoriels sur Youtube peuvent vous aider à leur prise en main. Il suffit de se lancer !

Bon à savoir : ne vous laissez pas submerger par les papiers et les dossiers. Un espace de travail bien rangé vous aidera à y voir clair et à être plus productive. N’oubliez pas de mettre de l’ordre sur votre bureau chaque soir. Ce petit geste qui n’est pourtant pas très souvent appliqué vous permettra de gagner du temps et donc d’être plus performante dans votre activité !

Vous êtes tentée par le métier de télésecrétaire indépendante mais vous avez peur de vous lancer ? Découvrez tout de suite si ce métier est fait pour vous ! Et si vous pouviez changer de vie en seulement quelques mois ? Osez et rejoignez vite mon programme de formation pour devenir télésecrétaire indépendante !

Prendre Des Vacances Quand On Est Télésecrétaire

par Anne Marie Garispe Perroy | Juil 29, 2022 | Actualités

Savez-vous que vous avez tout à gagner à partir en congés ? Beaucoup d’auto-entrepreneurs n’osent pas s’accorder ce temps nécessaire de peur de louper des opportunités et de fermer boutique ! Erreur ! En tant que télésecrétaire à votre compte, vous pouvez vous autoriser ce temps libre. Prendre des vacances quand on est télésecrétaire permet de stimuler sa créativité, repartir sur de bonnes bases et préparer l’avenir de son entreprise. Il suffit de faire quelques économies chaque mois et d’un peu d’organisation ! Nous vous disons tout dans cet article !

Organiser ses vacances en télésecrétariat indépendant

Ce qu’il faut faire avant le départ en vacances

Les vacances, vous en rêvez ! Et cette année, poussée par vos enfants et votre conjoint, vous avez décidé de vous autoriser enfin à profiter de la saison estivale.  Mais attention à bien préparer votre départ en vacances car c’est à ce prix que vous resterez sereine. Suivez bien ces conseils :

•          choisissez de préférence une période où votre activité de télésecrétaire est plus calme ;
•          prévenez vos clients de votre absence le plus tôt possible ;
•          pensez à automatiser (mails, contenus réseaux sociaux, articles de blog, site web, etc.) ;
•          identifiez vos échéances car ce sera le programme de votre rentrée.

L’automatisation peut vraiment vous aider à faire fonctionner votre entreprise en votre absence. Pendant vos vacances, gardez tout de même un œil ouvert sur votre boîte mail, mais ne traitez que les urgences !

Organiser le retour de congés

Toutes les bonnes choses ont une fin ! Il est temps de regagner votre poste de travail, mais allez-y en douceur et à votre rythme. Dès votre retour de congés, il peut être intéressant de faire un point sur vos clients, vos finances et pourquoi pas vous fixer de nouveaux objectifs ? Pour cela, il vous faudra développer une stratégie commerciale et votre communication. Vous souhaitez développer votre activité de télésecrétaire indépendante ? Le retour de congés est une excellente période pour élaborer de nouveaux projets stimulants !  

Bien communiquer

En tant que télésecrétaire, vous connaissez l’importance de la communication. Communiquer avec ses clients avant son départ en vacances permet d’anticiper certains problèmes qui pourraient avoir lieu en votre absence. Entre télésecrétaires, l’entraide est une option intéressante. Vous pouvez déléguer une partie de votre travail à une collègue de confiance afin qu’elle prenne le relai sur vos dossiers en cours. Veillez bien à lui transmettre toutes les informations utiles afin qu’elle puisse traiter vos dossiers avec efficacité. Ainsi, vous ne serez pas dérangée pendant vos vacances et vous pourrez profiter du soleil et de l’instant présent en toute quiétude ! 

Prendre des vacances en tant que télésecrétaire indépendante

Faire une pause pour prendre soin de soi et de son entreprise

En tant que télésecrétaire indépendante, vous allez peut-être hésiter à prendre des vacances par  peur de rater des opportunités et de perdre de l’argent. Pourtant, les vacances sont bénéfiques car elles vous permettent de :

•          prendre le recul nécessaire sur votre activité de télésecrétaire ;
•          vous reposer et donc réduire le stress inhérent à votre métier d’indépendant ;
•          développer de nouvelles idées ou de nouvelles méthodes de travail dans le télésecrétariat ;
•          renouer avec vos amis et votre famille ;
•          être plus efficace et plus productive à votre retour de congés.

Vous l’avez compris : vous êtes peut-être télésecrétaire indépendante mais vous avez également le droit de vous accorder du temps pour vous !

Et si les vacances rendaient plus créatif ?

Et si prendre des vacances vous aidait à être plus créative ? C’est en prenant du recul sur votre activité de télésecrétaire que vous serez à même de trouver de nouvelles idées. Vous vous surprendrez à créer de nouveaux concepts et à développer d’autres pratiques qui faciliteront votre quotidien et celui de vos clients. Lorsque l’on est trop absorbé par son travail et que la fatigue s’en mêle, il est très compliqué de prendre de la hauteur pour envisager de nouveaux projets. Cette parenthèse salutaire dans votre agenda est nécessaire pour repartir sur des bases nouvelles et vous réinventer. C’est ainsi que vous resterez compétitive et stimulée !

Apprendre à déconnecter

Apprendre à déconnecter, oui, disparaître de la surface de la terre, non ! Ici, il ne s’agit pas d’oublier que vous êtes installée à votre compte en tant télésecrétaire ! Votre activité vous oblige tout de même à garder un œil sur vos mails. Les vacances ne doivent pas être source de stress, donc il vous faut trouver le bon équilibre. Pour cela, quelques astuces :

•          fixez des heures pour lire vos emails, le matin avant d’aller faire vos emplettes au marché ou à la plage, par exemple ;
•          désinstallez les applications de messageries professionnelles et/ou les notifications ;
•          gérez les priorités (opportunités de nouveaux contrats, urgences client) et ne traitez que ce qui est important.

Partir en vacances quand on est télésecrétaire indépendante est fortement recommandé ! Vous souhaitez développer vos compétences en télésecrétariat ? En attendant de vous retrouver prochainement sur mon programme de formation de télésecrétaire, Lan Berria vous souhaite de très belles vacances ! 

Réussir Son Premier Rendez-vous Client En Télésecrétariat

par Anne Marie Garispe Perroy | Juil 25, 2022 | Actualités

Vous venez de valider votre formation de télésecrétaire et êtes fin prête pour démarrer votre activité d’indépendant ! Votre offre commerciale est rédigée et vous vous êtes inscrite sur les réseaux sociaux professionnels. Peut-être avez-vous vous-même fait de la publicité sur les prestations de télésecrétariat que vous proposez en tant que e-secrétaire certifiée ! La chance vous sourit, un premier prospect vient de vous répondre. Il aimerait en savoir davantage sur votre offre de service en télésecrétariat et vous propose un rendez-vous physique ou en visio. Partagée entre la joie et la crainte d’échouer à cet entretien, vous avez peur de laisser filer ce client ! Pas de panique ! Dans cet article, nous allons voir comment réussir son premier rendez-vous client en télésecrétariat !

1/ Se renseigner sur le client

Votre client a manifesté son intérêt pour les prestations que vous proposez en télésecrétariat. Avant votre rendez-vous, qu’il se déroule par téléphone, en présentiel ou en visio, il est impératif de connaître votre client. Interrogez-vous sur l’histoire de l’entreprise, qui sont les responsables, quelles sont leurs valeurs et leurs concurrents. Vous pourrez ainsi anticiper les besoins de votre prospect et proposer une offre de service personnalisée. Le jour du rendez-vous, n’hésitez pas à avoir quelques notes sous les yeux si vous avez peur d’oublier ! Votre client appréciera votre sérieux et l’intérêt que vous montrez pour son entreprise. 

2/  Savoir communiquer pour faire bonne impression

Vous serez probablement un peu stressée avant votre rendez-vous. C’est tout-à-fait normal. Quelques minutes avant, relisez vos notes et faites un peu de cohérence cardiaque. Ce n’est pas un entretien d’embauche ! Dites-vous que vous êtes une solution pour votre client, pas un problème. Vous êtes sur un pied d’égalité alors détendez-vous. Commencez par avoir  une tenue impeccable si vous rencontrez votre client en présentiel ou en visio. Travaillez votre débit, ce dernier ne doit être ni trop lent ni trop rapide. Parlez de façon claire, intelligible, et enfin, regardez votre interlocuteur dans les yeux. Ne lui coupez pas la parole ! Savoir écouter son client, c’est l’assurance de bien connaître son besoin et d’y répondre au mieux !

3/ Préparer votre offre commerciale

Le moment est venu de parler de votre offre de services et des solutions que vous allez mettre en place pour répondre au besoin de votre client. Permanence téléphonique ? Rédaction de rapports et de documents ? Gestion de son agenda ? Vous allez pouvoir déployer toutes les options qui s’offrent à lui. Montrez que vous êtes la télésecrétaire de la situation ! Il est impératif de proposer des solutions concrètes afin de vous démarquer de la concurrence. Qu’est-ce qui fait votre valeur ajoutée ? Votre différence par rapport aux autres télésecrétaires sur le marché ? À vous de jouer !

4/ Se préparer aux objections

Vous craignez que votre client n’émette des objections ? Surtout pas ! C’est même plutôt bon signe. Il s’intéresse à vos services et veut simplement être rassuré. Un prospect qui dit oui à tout veut abréger l’entretien et ne donne généralement pas suite. Par exemple, s’il s’inquiète des délais de restitution des documents, rassurez-le sur ce point. S’il trouve vos tarifs très élevés, demandez-lui par rapport à quoi. Vous aurez ainsi l’opportunité de souligner votre avantage sur la concurrence. Vos tarifs sont peut-être plus élevés, mais vous apportez tel service en plus et vous garantissez tel résultat.

5/ Soigner la fin du rendez-vous client

À ce stade, vous devez avoir verrouillé chaque objection de vos clients par un oui. Si l’entretien s’est bien passé, ne vous dites pas pour autant que la partie est gagnée. Ne laissez pas filer votre client dans la nature ! Si vous sentez que votre prospect veut travailler avec vous, proposez-lui de lui envoyer un devis dans la foulée. Posez des questions :

•          est-il décisionnaire ? Si non, demandez à rencontrer le responsable ;
•          s’il souhaite réfléchir davantage, demandez à quoi et rassurez-le ;
•          s’il n’est pas intéressé, demandez ce qui n’a pas fonctionné avec votre proposition et ce qu’il attend exactement.

6/ Gérer l’après rendez-vous

Vous avez su vous montrer convaincante et votre prospect devient votre premier client ! Félicitations ! Il n’est pas question pour autant de relâcher vos efforts.  Une fois l’entretien achevé, contactez –le par mail en le remerciant de cet échange. Vous pouvez transmettre un compte-rendu écrit de la conversation que vous avez eue. Ce sera d’ailleurs pour lui un excellent moyen de tester vos capacités rédactionnelles ! Si vous avez des échéances, rappelez-les-lui. Rédigez cet e-mail le dès la fin de l’entretien si votre emploi du temps vous le permet, car tout sera encore frais dans votre esprit. Attendez toutefois le lendemain pour le lui envoyer ! Relisez-vous avant, à froid de préférence, avant de cliquer sur le bouton envoi !  

Vous voilà prête pour votre premier rendez-vous client en télésecrétariat ! Vous voulez devenir télésecrétaire et devenir votre propre patronne ? Alors rejoignez mon programme de formation en télésecrétariat et créez la vie qui vous ressemble !