Vous venez de valider votre formation de télésecrétaire et êtes fin prête pour démarrer votre activité d’indépendant ! Votre offre commerciale est rédigée et vous vous êtes inscrite sur les réseaux sociaux professionnels. Peut-être avez-vous vous-même fait de la publicité sur les prestations de télésecrétariat que vous proposez en tant que e-secrétaire certifiée ! La chance vous sourit, un premier prospect vient de vous répondre. Il aimerait en savoir davantage sur votre offre de service en télésecrétariat et vous propose un rendez-vous physique ou en visio. Partagée entre la joie et la crainte d’échouer à cet entretien, vous avez peur de laisser filer ce client ! Pas de panique ! Dans cet article, nous allons voir comment réussir son premier rendez-vous client en télésecrétariat !
1/ Se renseigner sur le client
Votre client a manifesté son intérêt pour les prestations que vous proposez en télésecrétariat. Avant votre rendez-vous, qu’il se déroule par téléphone, en présentiel ou en visio, il est impératif de connaître votre client. Interrogez-vous sur l’histoire de l’entreprise, qui sont les responsables, quelles sont leurs valeurs et leurs concurrents. Vous pourrez ainsi anticiper les besoins de votre prospect et proposer une offre de service personnalisée. Le jour du rendez-vous, n’hésitez pas à avoir quelques notes sous les yeux si vous avez peur d’oublier ! Votre client appréciera votre sérieux et l’intérêt que vous montrez pour son entreprise.
2/ Savoir communiquer pour faire bonne impression
Vous serez probablement un peu stressée avant votre rendez-vous. C’est tout-à-fait normal. Quelques minutes avant, relisez vos notes et faites un peu de cohérence cardiaque. Ce n’est pas un entretien d’embauche ! Dites-vous que vous êtes une solution pour votre client, pas un problème. Vous êtes sur un pied d’égalité alors détendez-vous. Commencez par avoir une tenue impeccable si vous rencontrez votre client en présentiel ou en visio. Travaillez votre débit, ce dernier ne doit être ni trop lent ni trop rapide. Parlez de façon claire, intelligible, et enfin, regardez votre interlocuteur dans les yeux. Ne lui coupez pas la parole ! Savoir écouter son client, c’est l’assurance de bien connaître son besoin et d’y répondre au mieux !
3/ Préparer votre offre commerciale
Le moment est venu de parler de votre offre de services et des solutions que vous allez mettre en place pour répondre au besoin de votre client. Permanence téléphonique ? Rédaction de rapports et de documents ? Gestion de son agenda ? Vous allez pouvoir déployer toutes les options qui s’offrent à lui. Montrez que vous êtes la télésecrétaire de la situation ! Il est impératif de proposer des solutions concrètes afin de vous démarquer de la concurrence. Qu’est-ce qui fait votre valeur ajoutée ? Votre différence par rapport aux autres télésecrétaires sur le marché ? À vous de jouer !
4/ Se préparer aux objections
Vous craignez que votre client n’émette des objections ? Surtout pas ! C’est même plutôt bon signe. Il s’intéresse à vos services et veut simplement être rassuré. Un prospect qui dit oui à tout veut abréger l’entretien et ne donne généralement pas suite. Par exemple, s’il s’inquiète des délais de restitution des documents, rassurez-le sur ce point. S’il trouve vos tarifs très élevés, demandez-lui par rapport à quoi. Vous aurez ainsi l’opportunité de souligner votre avantage sur la concurrence. Vos tarifs sont peut-être plus élevés, mais vous apportez tel service en plus et vous garantissez tel résultat.
5/ Soigner la fin du rendez-vous client
À ce stade, vous devez avoir verrouillé chaque objection de vos clients par un oui. Si l’entretien s’est bien passé, ne vous dites pas pour autant que la partie est gagnée. Ne laissez pas filer votre client dans la nature ! Si vous sentez que votre prospect veut travailler avec vous, proposez-lui de lui envoyer un devis dans la foulée. Posez des questions :
- est-il décisionnaire ? Si non, demandez à rencontrer le responsable ;
- s’il souhaite réfléchir davantage, demandez à quoi et rassurez-le ;
- s’il n’est pas intéressé, demandez ce qui n’a pas fonctionné avec votre proposition et ce qu’il attend exactement.
6/ Gérer l’après rendez-vous
Vous avez su vous montrer convaincante et votre prospect devient votre premier client ! Félicitations ! Il n’est pas question pour autant de relâcher vos efforts. Une fois l’entretien achevé, contactez –le par mail en le remerciant de cet échange. Vous pouvez transmettre un compte-rendu écrit de la conversation que vous avez eue. Ce sera d’ailleurs pour lui un excellent moyen de tester vos capacités rédactionnelles ! Si vous avez des échéances, rappelez-les-lui. Rédigez cet e-mail le dès la fin de l’entretien si votre emploi du temps vous le permet, car tout sera encore frais dans votre esprit. Attendez toutefois le lendemain pour le lui envoyer ! Relisez-vous avant, à froid de préférence, avant de cliquer sur le bouton envoi !
Vous voilà prête pour votre premier rendez-vous client en télésecrétariat ! Vous voulez devenir télésecrétaire et devenir votre propre patronne ? Alors rejoignez mon programme de formation en télésecrétariat et créez la vie qui vous ressemble !