par Anne Marie Garispe Perroy | Mai 27, 2024 | Devenir télésecrétaire, Les conseils avant de se lancer, Les erreurs à éviter en télésecrétariat
De nombreuses entreprises font désormais appel à des secrétaires indépendantes pour gérer leurs tâches administratives : permanence téléphonique, gestion de l’agenda et des mails, frappe de courriers, retranscription audio, etc. Ces secrétaires freelances doivent s’installer à leur compte et gérer l’aspect juridique de leur métier. Comme pour toute entreprise indépendante, il est essentiel de comprendre les aspects juridiques qui régissent le domaine du télésecrétariat. Dans cet article, nous explorerons les principaux aspects juridiques du métier de secrétaire indépendante.
Secrétaire indépendante : choisir un statut juridique
Le métier de secrétaire indépendante vous tente ? Vous rêvez de pouvoir enfin choisir vos horaires, vos clients et fixer vos propres règles ? Sachez que lorsque vous décidez de devenir secrétaire freelance, vous avez l’obligation de choisir le statut juridique de votre entreprise. En France, les options les plus courantes sont l’auto-entreprise, la société à responsabilité limitée (SARL) ou l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL). Chacune de ces options présente ses propres implications en termes de responsabilité fiscale, de protection des actifs personnels et de formalités administratives. Vous avez le projet de vous installer à votre compte en tant que télésecrétaire et vous ne savez pas pour quel statut juridique opter ? Dans ce cas, il est impératif de consulter un expert qui saura vous répondre avant de vous lancer. Avec ses 25 années d’expérience, l’Ecole du Secrétariat Indépendant vous guide vers le choix le plus adapté à votre situation !
Conclure des contrats et signer des accords
En tant que secrétaire indépendante, vous aurez à traiter avec plusieurs clients à la fois. Il est donc nécessaire d’établir des contrats clairs et complets pour chaque projet ou engagement que vous prendrez. Ces contrats doivent inclure des informations telles que :
- la nature des prestations fournies ;
- les délais de livraison de la prestation ;
- les modalités de paiement ;
- les droits de propriété intellectuelle ;
- les clauses de confidentialité ;
- etc.
Il est absolument nécessaire d’être accompagné sur la rédaction des contrats. En effet, en vous assurant de les établir dans les règles de droit, vous pourrez vous prémunir d’éventuels litiges et désaccords que vous pourriez rencontrer au cours de votre carrière de télésecrétaire indépendante.
Protéger les données et la confidentialité
En tant que secrétaire indépendante, vous aurez également accès à des informations confidentielles et sensibles appartenant à vos clients, en particulier si vous êtes secrétaire juridique indépendante ou secrétaire médicale indépendante. Il en est de même si vous travaillez pour le compte de grands groupes industriels. Vous êtes tenue au secret professionnel. Il est donc de votre responsabilité de garantir la confidentialité des informations auxquelles vous aurez accès et de respecter les lois sur la protection des données en vigueur, telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en Europe. Cela implique souvent la mise en place de mesures de sécurité informatique, la signature d’accords de confidentialité avec vos clients et la formation de vos salariés, le cas échéant, sur les meilleures pratiques à tenir en matière de protection des données.
Gérer la fiscalité et la comptabilité
En tant que télésecrétaire indépendante, vous serez tenue de régler vos impôts et vos taxes. Il est impératif d’apprendre à tenir une comptabilité précise de vos revenus et dépenses, et de respecter les obligations fiscales qui s’appliquent à votre statut juridique. Cela peut inclure le paiement de la TVA, la déclaration des revenus professionnels et le respect des échéances fiscales. En vous rapprochant d’un expert, vous pouvez vous assurer que vous respectez toutes les obligations fiscales et que vous maximisez vos déductions fiscales.
Souscrire une Assurance responsabilité professionnelle
En tant que secrétaire indépendante, il est indispensable de souscrire une assurance responsabilité professionnelle pour vous protéger contre les éventuels litiges ou réclamations de vos clients. Cette assurance peut couvrir les frais juridiques, les dommages et intérêts et les pertes financières résultant de plaintes pour négligence professionnelle, erreurs ou omissions. Assurez-vous de vérifier les exigences spécifiques de votre secteur et de votre région en matière d’assurance responsabilité professionnelle.
En conclusion, le métier de secrétaire indépendante offre de nombreuses opportunités, mais il est important d’appréhender et respecter les aspects juridiques qui y sont associés. En choisissant le bon statut juridique, en établissant des contrats solides, en protégeant la confidentialité des données, en gérant correctement votre fiscalité et en souscrivant une assurance responsabilité professionnelle, vous pouvez exercer votre activité de secrétaire freelance en étant sereine et vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. N’oubliez pas de consulter des experts pour vous aider à naviguer dans ces aspects juridiques complexes.
Devenir télésecrétaire indépendante exige un certain nombre d’aspects à maîtriser. C’est pourquoi, après plus de 25 années d’expérience en tant que cheffe d’entreprise dans ce domaine, j’ai décidé de créer l’Ecole du Secrétariat Indépendant, pour VOUS aider à vous installer à votre compte en toute tranquillité. J’ai créé ma formation de secrétaire indépendante dans ce but : vous accompagner à réaliser votre rêve d’indépendance. Alors, êtes-vous prête à sauter le pas et me confier votre projet ?
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par Anne Marie Garispe Perroy | Mar 30, 2024 | Actualités, Devenir télésecrétaire, Les conseils avant de se lancer, Les erreurs à éviter en télésecrétariat
Quelle formation de secrétaire indépendante pour vous installer à votre compte ? Travailler comme secrétaire à domicile, vous en rêvez, mais vous ne savez pas quel chemin prendre pour acquérir les compétences nécessaires. En effet, réussir en tant que secrétaire indépendante ou secrétaire freelance nécessite un certain savoir-faire qui ne s’acquiert que par l’expérience ou par le biais d’une formation. Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon des formations de secrétaire indépendante et des qualités essentielles pour vivre de ce métier.
Secrétaire indépendante : rôle et missions
Avant d’aborder les différentes formations de secrétaire indépendante, il est important de rappeler le rôle d’une secrétaire indépendante. En effet, l’assistante indépendante travaille à son compte en proposant ses services administratifs à des professionnels ou à des particuliers souhaitant déléguer leur gestion administrative. Elle travaille, de façon générale, sous le régime de la micro-entreprise. Travailler à son compte en tant que secrétaire freelance présente des avantages indéniables :
- horaires libres ;
- rémunération ouverte ;
- mise en valeur des compétences ;
- choix des collaborations ;
- etc.
Une formation de secrétaire indépendante amène à effectuer, à l’issue de ces études, des missions en lien avec la gestion administrative d’une entreprise. Le recours à une secrétaire administrative permet à l’entreprise d’économiser le coût d’une secrétaire salariée. Les missions d’une secrétaire indépendante sont :
- gestion des achats ;
- facturation ;
- rédaction de courriers divers ;
- permanence téléphonique ;
- retranscription audio ;
- travaux de comptabilité ;
- missions d’assistanat commercial ;
- relances téléphoniques ;
- accompagnement dans la gestion des RH ;
- etc.
Ainsi, vous comprenez qu’il est essentiel d’acquérir une formation de secrétaire solide pour réussir dans ce métier qui ne s’improvise pas.
Secrétaire indépendante : quelle formation ?
Quelle formation pour devenir secrétaire indépendante ? A défaut d’avoir acquis de l’expérience dans ce métier, vous pouvez vous orienter vers plusieurs formations pour apprendre les rouages du métier d’assistante et vous installer par la suite à votre compte. Voici une liste non exhaustive des formations pour apprendre la gestion administrative d’une entreprise :
- Bac pro gestion-administration ;
- Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) ;
- BTS gestion de la PME (ex BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen) ;
- BTS support à l’action managériale (ex BTS AM – assistant de manager) ;
- BTS CG – gestion comptable ;
- BTS MCO – management commercial opérationnel ;
- DUT GEA – gestion des entreprises et des administrations ;
- DUT GACO – gestion administrative et commerciale
- Etc.
Attention, pour devenir secrétaire freelance et vivre correctement de votre activité, un simple diplôme universitaire ne vous suffira pas. Si le métier de secrétaire indépendante ne s’improvise pas, il en est de même pour l’entreprenariat. C’est pourquoi l’Ecole du Secrétariat Indépendant a créé une formation de secrétaire indépendante pour accompagner les personnes désireuses de vivre pleinement du secrétariat indépendant. En suivant notre cursus de formation sur 3 mois, certifié Qualiopi, vous apprendrez à :
- créer votre projet ;
- définir vos prestations ;
- trouver vos clients ;
- calculer vos tarifs ;
- communiquer et vous faire connaître ;
- organiser et piloter votre entreprise ;
- pérenniser votre entreprise.
Secrétaire indépendante : ces compétences qui font la différence
Les hard skills appréciés
- une orthographe et une élocution impeccables ;
- la maîtrise de l’outil informatique et d’internet, voire des réseaux sociaux pour les assistantes qui voudraient se spécialiser dans le digital ;
- la maîtrise du jargon technique (pour les secrétaires médicales, les secrétaires juridiques, les secrétaires comptables, etc.) ;
- maîtriser le standard téléphonique.
Les soft skills plébiscités
- un sens aigu de la discrétion ;
- la réactivité et l’efficacité ;
- une capacité d’écoute et d’empathie ;
- le sens de l’organisation ;
- la flexibilité ;
- la capacité de se remettre en question ;
- l’intelligence émotionnelle (pour comprendre et résoudre d’éventuels conflits.)
Vous devez inspirer confiance à vos clients pour qu’ils vous confient leur standard téléphonique, leur gestion administrative, ou leur comptabilité. En tant que secrétaire indépendante, vous représentez l’image de leur entreprise.
Une formation de secrétaire indépendante solide implique donc de posséder des compétences techniques qui peuvent être acquises au travers d’un cursus scolaire ou de votre expérience professionnelle en tant que secrétaire salariée. Mais le succès de votre installation à votre compte dépend aussi de votre capacité à être une bonne cheffe d’entreprise. C’est là que L’Ecole du Secrétariat Indépendant entre en scène. Notre programme de formation, conçu à l’issue de plus de 25 ans d’expérience dans le métier du secrétariat indépendant, vous mènera sans aucun doute à la réussite. Rejoignez sans plus attendre notre école pour intégrer notre programme de trois mois !
par Anne Marie Garispe Perroy | Jan 22, 2023 | Les erreurs à éviter en télésecrétariat
Les factures impayées sont monnaie courante en tant qu’auto-entrepreneur. Afin d’éviter de mettre votre statut de télésecrétaire indépendante en péril, il est donc primordial de veiller à l’équilibre de votre trésorerie. Pour cela, une bonne organisation de votre comptabilité est indispensable. Il est possible d’anticiper les factures impayées en suivant quelques conseils de base. Finalement, votre client et vous-même serez parfaitement au clair sur les conditions de paiement. Vous pourrez ainsi travailler en confiance et maintenir à flot votre petite entreprise ! Télésecrétaire : 6 conseils pour éviter les factures impayées est notre thème de la semaine !
1/ Être clair dans son offre
Pour éviter les factures impayées, avant même de faire signer votre contrat au client, soyez transparent sur votre offre ! C’est la meilleure façon de clarifier les modalités de paiement. Vous éviterez ainsi les confusions, les discussions et négociations énergivores et chronophages, et serez assurée que tout est parfaitement compris par le client. Abordez immédiatement la question de la méthode de règlement ainsi que votre politique en matière de frais de retard. Accorder du temps pour échanger sur le processus de paiement vous permet de savoir si votre client a des demandes spécifiques ou non (ex : paiement Paypal, virement, chèque, etc.)
2/ Exiger un acompte
Afin d’éviter les factures impayées, demandez un acompte à votre client ! S’il s’agit d’une prestation importante qui dépasse un certain montant, il est important de demander le versement d’un acompte. Sachez que c’est une pratique très courante. De plus, exiger un acompte pour éviter les factures impayées est une stratégie intéressante pour identifier les mauvais payeurs ! Notez également que recevoir un acompte réduit considérablement le risque de pertes financières dans le cas où votre client n’honore pas sa facture. Cela vous assure que votre client est solvable et qu’il a la capacité financière pour régler le montant demandé. Enfin, un acompte est tout simplement bon pour votre trésorerie !
3/ Proposer des facilités de paiement
Le paiement en plusieurs fois est un excellent moyen de vous assurer que le client s’acquitte de sa facture. Il existe des systèmes de paiement électronique qui gèrent les échéances à votre place. L’avantage notable avec ce type de système est que vous avez la possibilité de stopper la prestation si le client ne respecte pas les échéances de paiement.
4/ Envoyer la facture dans les délais
Si vous vous êtes entendus sur une prestation mensuelle en télésecrétariat avec un montant équivalent, le plus judicieux est de fixer une date avec votre client. Cela peut être le 30 du mois, ou le 1er du mois suivant, par exemple. S’il s’agit d’une mission ponctuelle, certaines télésecrétaires indépendantes vont attendre une semaine après livraison avant l’envoi de la facture. Quoi qu’il en soit, ne tardez pas, plus vous l’enverrez tôt, mieux vous aurez des chances d’être réglée dans les meilleurs délais.
5/ Utiliser un outil de facturation
Bien sûr, en tant que télésecrétaire freelance, vous n’êtes pas obligée de disposer d’un logiciel de comptabilité perfectionné pour tenir vos comptes. Cela dit, il est vivement conseillé d’utiliser un logiciel de facturation pour créer rapidement devis et factures avec les mentions obligatoires. Non seulement, cela facilite l’édition de vos documents, mais vous pouvez d’un simple coup d’œil voir quelles factures sont en attente de règlement.
6/ Instaurer des pénalités de retard
Beaucoup de télésecrétaires indépendantes (cela vaut pour de nombreux freelance), ne sont pas à l’aise avec l’idée d’instaurer des pénalités de retard dans le devis. Pourtant cela n’offusque jamais les bons payeurs ! A quoi servent les pénalités de retard ? A compenser le temps perdu à relancer le client afin que ce dernier s’acquitte de sa facture. Quand est-il possible d’appliquer les pénalités de retard ? Dès que la date limite de paiement est révolue. Il n’est pas nécessaire d’envoyer une relance. Voici ce que dit le site entreprise.service-public.fr : « le délai de paiement est fixé, par principe, au 30e jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Mais ce délai peut aller au-delà des 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation (ou 45 jours fin de mois) s’il est précisé au contrat. Des pénalités de retard sont prononcées s’il y a non-respect de ces délais. »
À retenir : il est possible d’éviter les retards de paiement en suivant quelques conseils de base, comme proposer une offre claire et évoquer immédiatement les modalités d’acquittement des factures.
Vous souhaitez entreprendre une formation en télésecrétariat pour vous installer à votre compte ? Rejoignez mon programme de formation pour avoir toutes les clés en main pour déployer votre potentiel et vivre votre rêve d’indépendance !
