par Anne Marie Garispe Perroy | Oct 24, 2023 | Actualités, Devenir télésecrétaire, Les compétences en télésecrétariat
Dans un monde en constante évolution dans lequel le travail à distance prend de plus en plus d’ampleur, notamment depuis la crise sanitaire, le métier de secrétaire indépendante ou secrétaire freelance, n’a jamais eu autant la côte ! En 2023, de nombreuses opportunités s’offrent à celles et ceux qui souhaitent s’installer en tant que secrétaire à leur compte. Toutefois, pour réussir dans ce domaine aussi riche humainement que professionnellement, il est essentiel de s’assurer de posséder certaines compétences, ou bien de les acquérir par le biais d’une formation solide. Dans cet article, nous explorons les cinq compétences essentielles pour exceller en tant que secrétaire indépendante.
1. Des compétences administratives solides
Posséder des compétences administratives est primordial pour réussir en tant que secrétaire indépendante. En effet, en tant que professionnelle qui vend des services de soutien administratif à distance, vous devez être capable de gérer efficacement les tâches administratives de vos clients. Cela inclut :
- la gestion des agendas ;
- la rédaction de courriers et de mails divers ;
- la gestion des dossiers clients ;
- la préparation et la rédaction de rapports ;
- la gestion de la permanence téléphonique ;
- la retranscription audio ;
- etc.
À cela s’ajoute une orthographe et une élocution impeccables ! Une formation de qualité en tant que secrétaire indépendante ou assistante administrative est donc indispensable si vous ne possédez pas encore ces compétences administratives. Une formation de secrétaire indépendante vous permettra d’acquérir les connaissances nécessaires pour vous installer à votre compte et proposer des services premium à vos futurs clients ! Ajoutons qu’il est important d’être à jour sur les dernières technologies et logiciels de gestion administrative pour vous démarquer de vos concurrentes, en plus de vos qualités individuelles !
2. Excellente communication et relation client
En tant que secrétaire indépendante, vous serez en contact régulier avec vos clients. Une excellente communication est donc indispensable pour bâtir des relations solides et durables. Vous devrez être à l’écoute des besoins de vos clients, poser des questions pertinentes et communiquer clairement et de manière professionnelle. Notez bien que la gestion des relations client ne se limite pas à la communication verbale. Vous devrez également être compétente dans la communication écrite. La rédaction d’e-mails professionnels, de rapports clairs et de documents bien formatés est cruciale. Une communication efficace contribue à la satisfaction du client et à sa fidélisation.
3. Organisation et gestion du temps
L’organisation et la gestion du temps sont deux compétences interdépendantes qui sont essentielles pour réussir en tant que secrétaire indépendante. Vous jonglerez probablement avec les tâches de plusieurs clients, chacun dans des secteurs différents (médical, juridique, artisanal, etc.) ayant des besoins spécifiques et des échéances à respecter. Une planification efficace est donc impérative. Utilisez des outils de gestion du temps tels que des calendriers électroniques, des applications de suivi des tâches et des rappels pour vous assurer de ne rien oublier ! La capacité de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance est également cruciale. Vous devez être capable de jongler avec les différentes demandes de manière à maximiser votre productivité.
4. Compétence technologique
En 2023, la technologie est omniprésente dans le monde professionnel. En tant que secrétaire indépendante, vous devez être à l’aise avec une variété d’outils technologiques. Cela inclut la maîtrise des logiciels de bureautique, des applications de gestion de projet, des plateformes de communication en ligne, et plus encore. Les compétences techniques vous permettent d’accomplir des tâches plus rapidement et de manière plus efficace, ce qui est un avantage tant pour vous que pour vos clients. Si vous n’êtes pas déjà à l’aise avec les outils technologiques courants, envisagez une formation pour optimiser vos compétences et élargir vos connaissances.
5. Mindset d’entrepreneur
Fini le salariat ! En tant que secrétaire indépendante, vous êtes également une entrepreneure. Vous êtes donc responsable de la gestion de votre propre entreprise, de la recherche de clients, de la fixation de vos tarifs, de la comptabilité, etc. Pour devenir une entrepreneure hors pair, vous devez avoir le bon mindset ! Cela signifie être proactive dans la recherche de nouvelles opportunités commerciales, être capable de vous promouvoir, et gérer efficacement les aspects financiers de votre activité. La persévérance et la capacité à surmonter les obstacles sont également des traits importants d’un esprit d’entrepreneur.
À retenir : pour réussir en tant que secrétaire indépendante en 2023, il est essentiel de développer des compétences administratives solides, une excellente communication et une relation client, une organisation et une gestion du temps efficace, des compétences technologiques avancées et un esprit d’entrepreneur. Les secrétaires indépendantes sont de plus en plus demandées dans le monde professionnel, mais pour se démarquer dans ce domaine, il est essentiel de maîtriser ces compétences clés.
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par Anne Marie Garispe Perroy | Déc 13, 2022 | Les compétences en télésecrétariat
Vous vous interrogez peut-être sur votre avenir professionnel. Vous êtes déjà en poste et aimeriez exercer le secrétariat à votre compte, mais vous ne savez pas si vous possédez toutes les qualités pour réussir dans le télésecrétariat. Vous êtes peut-être secrétaire juridique ou alors vous connaissez déjà les qualités d’une secrétaire médicale. S’installer à son compte en tant que télésecrétaire indépendante nécessite de posséder certes des compétences professionnelles avérées, mais aussi des qualités de savoir-être. Dans cet article, nous vous donnons les 3 qualités de la télésecrétaire indépendante !
Aimer relever des défis
Apprendre à vivre avec l’incertitude
S’installer à son compte, peu importe ce que l’on choisit comme secteur d’activité, est un véritable challenge ! Aux difficultés inhérentes au métier de secrétaire que vous connaissez sans doute, s’ajoutent celles de l’entrepreneur. Se lever le matin avec un sentiment d’incertitude peut tétaniser nombre d’entre nous. Parfois, savoir que notre salaire tombe chaque mois est bien plus confortable. Il est important de bien mesurer cela. Travailler à son compte en tant que télésecrétaire indépendante, c’est vivre avec l’idée que vos contrats ne sont pas des acquis pour la vie. En effet, certains clients vous fermeront la porte quand d’autres vous ouvriront.
Se former si besoin
Être télésecrétaire indépendante, c’est se renouveler chaque jour, avoir l’humilité de se remettre en question si quelque chose ne fonctionne pas ! Vous ne pourrez plus tout mettre sur le dos de votre employeur car vous serez votre propre patron ! Mais être télésecrétaire indépendante, c’est aussi un métier stimulant qui donne du sens à sa vie professionnelle.
Avoir le sens de l’organisation pour réussir dans le télésecrétariat
L’importance de l’organisation
Si tous les corps de métiers nécessitent a minima des qualités d’organisation, alors la télésecrétaire indépendante doit en faire son cheval de bataille numéro 1. Si vous êtes secrétaire juridique ou secrétaire médicale, vous n’ignorez pas l’importance d’une bonne organisation dans votre métier. Vous jonglez avec plusieurs patients, clients ou médecins, etc.
La capacité d’adaptation
En tant que télésecrétaire indépendante, vous devez être doublement organisée. Vous devrez gérer plusieurs agendas pour plusieurs clients et gérer leurs permanences téléphoniques. Vous allez peut-être passer d’un notaire à un entrepreneur du bâtiment, pour finir la journée avec la permanence d’un cabinet médical. Vous aurez de multiples dossiers à gérer, des personnalités, des façons de faire différentes auxquelles il faudra s’adapter. Il vous faudra gérer les priorités mais surtout, vous composerez avec l’administratif inhérent à votre statut d’indépendant. La pression est donc plus forte.
Un savoir-être exemplaire pour devenir télésecrétaire indépendante
Les qualités humaines appréciées
Et si vous demandiez à vos proches ou à vos employeurs de quelle façon ils vous voient ? S’ils vous reconnaissent des qualités de bienveillance, s’ils disent que vous êtes loyale et digne de confiance, s’ils apprécient votre discrétion et votre disponibilité, alors vous êtes en bonne voie pour réussir dans le métier de télésecrétaire indépendante. La télésecrétaire est intègre et souriante. Elle possède un sens aigu de la diplomatie et de l’écoute. Vous serez amenée à interagir avec des interlocuteurs impatients, stressés, voire carrément agressifs.
Se remettre en question
Il faudra vous montrer empathique et soucieuse de trouver des solutions, en particulier dans ces moments. Nous vous invitons d’ailleurs à rester connectés au blog car la gestion des litiges fera l’objet d’un article à part entière. Bien sûr, est-il encore utile de préciser qu’en tant que télésecrétaire indépendante, vos clients attendent de vous une maîtrise de la langue et une élocution impeccables ? Si vous avez des lacunes en français, n’ayez pas peur de vous former ! C’est cela aussi, se remettre en question : reconnaître ses faiblesses pour les transformer en forces. Vous gagnerez en confiance et serez encore plus armée pour réussir dans le métier de télésecrétaire indépendante.
À RETENIR : pour devenir télésecrétaire à votre compte, vous devrez impérativement posséder un bon sens de la rigueur et de l’organisation puisque les clients sont nombreux et que les projets sont divers. Savoir gérer le temps est donc une qualité primordiale si vous voulez être efficace, tenir les délais et ne pas vous laisser submerger. N’oubliez pas que vous devez également trouver des disponibilités pour votre vie personnelle ! C’est essentiel à votre équilibre ! Une grande capacité d’adaptation est, de fait, fortement recommandée si vous envisagez de vous lancer à votre compte dans le télésecrétariat. Vous l’avez compris, l’amabilité, la courtoisie, la discrétion seront vos meilleures alliées et c’est ainsi que vous vous rendrez indispensables auprès de vos clients qui verront en vous un véritable pilier pour leur entreprise.
Le métier de télésecrétaire indépendante vous séduit mais vous hésitez à vous lancer de peur d’échouer ? Après plus de 25 ans d’expérience dans ce domaine, j’ai décidé de créer une formation unique destinée aux secrétaires qui veulent franchir le cap de l’indépendance ! En rejoignant mon programme de formation, vous avez la garantie d’avoir toutes les clés en main pour réussir en tant que télésecrétaire indépendante et vivre de votre activité ! Et si aujourd’hui était le début de votre nouvelle vie ?
