Être télésecrétaire indépendante suppose une bonne organisation pour être efficace, éviter la perte de temps et le burn-out ! Vous avez choisi le métier de télésecrétaire pour la liberté qu’il offre, la possibilité de choisir vos clients et pour ne plus avoir à supporter votre patron ? Attention, si à première vue, le tableau semble idyllique, cela suppose de ne pas se disperser et de suivre quelques conseils à appliquer au quotidien. Alors, comment rester zen et organisée en télésecrétariat indépendant pour gagner en productivité et en efficacité ? La réponse dans cet article !
1- Apprendre à gérer son temps en télésecrétariat indépendant
Sachez aménager une plage horaire en début de semaine pour planifier votre agenda entre vos impératifs professionnels et personnels. Faites le point sur les objectifs à atteindre et déterminez un autre créneau pour vérifier que vos objectifs ont bien été atteints. Démarrer la semaine en sachant exactement ce qui vous attend libère l’esprit et vous aidera à avancer plus sereinement et à être plus productive. Vous pouvez planifier votre semaine sur un agenda papier ou en ligne (Trello ou Notion), ces outils sont également des outils de gestion de projet interactifs.
2- La « to do list » : un ami qui vous veut du bien ?
Grâce à la « to do list », libérez de l’espace dans votre esprit en couchant vos objectifs sur le papier ! C’est une façon motivante de se projeter et de se dépasser ! Attention cependant, certaines personnes n’aiment pas faire des listes. Pour savoir si cette méthode vous convient, essayez-la ! Si vous êtes à l’aise avec ce procédé et qu’il vous permet de mieux vous organiser et de rester sereinement concentrée sur vos objectifs, alors utilisez cette astuce, mais si au contraire si vous sentez plus de pression, choisissez un autre moyen.
3- Savoir prioriser et traiter les urgences
En tant que télésecrétaire indépendante, vous êtes amenée à travailler pour plusieurs clients, il est donc essentiel de traiter les urgences et de remettre à plus tard ce qui peut attendre. Cela vous évitera de vous sentir submergée par la masse de travail. Vous pouvez créer 3 dossiers :
- dossiers urgents ;
- dossiers importants ;
- dossiers affaires courantes.
Si vous apprenez à distinguer les urgences, vous travaillerez de façon plus organisée, donc plus efficace !
4 – S’organiser en s’inspirant de la méthode Batch cooking
Avez-vous déjà entendu parler de la méthode batch cooking ? Nous ne sommes évidemment pas là pour parler cuisine, mais vous pouvez tout-à-fait vous inspirer de cette méthode pour organiser votre travail ! En effet, la méthode batch cooking consiste à déterminer les menus de la semaine puis préparer plusieurs repas à la fois. Comment l’appliquer dans votre travail ? Plutôt que répondre à vos mails au fur et à mesure et donc perdre du temps en vous déconnectant de la tâche que vous effectuiez, définissez plutôt une plage horaire pour répondre à tous vos messages. Prévoyez un large créneau (une journée par mois) pour gérer votre administratif, votre communication, la facturation, etc.
5 – Savoir anticiper les imprévus
Les imprévus font partie de la vie, alors plutôt que lutter contre ce qu’il vous est impossible de contrôler, sachez anticiper les aléas en prévoyant peut-être plus de temps pour effectuer vos tâches. Encore une fois, la gestion du temps est une alliée lorsque l’on parvient à la maîtriser.
6- Respecter son rythme
Malheureusement, même si le télésecrétariat indépendant est le job de vos rêves, comme tout le monde, vous avez des jours « sans ». Dans ce cas, pas question de se flageller et de se sentir coupable, vous êtes un être humain soumis à des humeurs et à des émotions. Vous avez le droit d’avoir eu une mauvaise nuit ou de traverser une période compliquée. La solution ? Vous écouter. Prévoyez une séance de méditation et/ou de yoga pour vous recentrer et retrouver votre équilibre.
7- Quelques exercices de relaxation
Yoga, méditation guidée, relaxation, cohérence cardiaque. Il existe aujourd’hui pléthore de méthodes pour vous aider à réduire l’impact du stress sur le travail et sur la santé en général. Lara Histel-Barontini, auteure de « La boîte à outils de la relaxation », propose des exercices qui apportent un bienfait au niveau physique, mental et émotionnel.
- la respiration 535 qui consiste à observer, debout ou assis, sa respiration ;
- le yoga des doigts : assise, joignez l’extrémité de vos 10 doigts. Inspirez en amenant le bout de la langue contre le palais et expirer en relâchant la langue. L’exercice est à répéter 10 fois.
À retenir : l’organisation s’apprend, il s’agit de trouver un moyen qui vous correspond et de le mettre en pratique au quotidien. Ainsi, vous resterez zen, organisée et productive dans votre travail.
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