Vous prévoyez de vous installer en tant que télésecrétaire indépendante ? Maintenant, il ne vous reste plus qu’à trouver vos premiers clients et organiser votre emploi du temps entre votre travail de secrétaire à domicile et votre vie de famille. Que vous ayez décidé de travailler dans une pièce dédiée à votre activité de télésecrétaire, ou aménagé un endroit dans votre salon ou dans votre chambre, il est important d’organiser votre espace de travail. C’est essentiel car c’est à cette condition que vous resterez motivée et performante en tant que e-secrétaire indépendante ! Alors, pour optimiser votre temps de travail dans un espace agréable, découvrez tout de suite comment organiser son bureau en 5 conseils !
Conseil n°1 : opter pour un bureau ergonomique et confortable
Pas si facile de rester concentrée quand on travaille à domicile. Les tentations sont nombreuses et les distractions aussi ! Il est donc indispensable d’optimiser votre espace de travail. Oubliez la position assise sur le canapé avec votre ordinateur sur les genoux, investissez dans un vrai bureau. Si vous disposez d’une pièce dédiée à votre activité, ce sera facile : vous trouverez dans le commerce pléthore de bureaux pour tous les budgets. Si vous travaillez dans votre salon, alors une planche en bois qui longe le mur dans un esprit déco d’architecte fera l’affaire. Si vous travaillez dans votre chambre ou dans l’entrée de votre appartement, optez pour un secrétaire mural qui se ferme lorsque vous n’en aurez plus besoin. Ne faites pas l’économie d’une chaise de bureau confortable et ergonomique, votre dos vous remerciera !
Conseil n° 2 : acheter des étagères ou des petits meubles de rangement
Vous êtes plutôt du genre désordonné ? Alors, changez d’ores et déjà cette mauvaise habitude ! Un espace de travail bien rangé est propice à la productivité et à la créativité ! Il existe une multitude d’astuces pour ranger vos affaires :
- sur le bureau : des boîtes de tous formats, des bannettes, des pots à crayons et des rangements divers ;
- au mur : on investit dans des étagères pas chères pour libérer de l’espace ;
- sous le bureau : un petit meuble à roulettes est le rangement d’appoint par excellence pour stocker vos dossiers.
Conseil n°3 : accorder un soin particulier à l’éclairage et à la décoration
La lumière est un élément essentiel auquel vous devez accorder un soin particulier. Une ampoule trop puissante risquerait de vous éblouir et vous fatiguer. Que vous optiez pour une lampe à poser sur le bureau, une applique dirigeable, une suspension ou bien un lampadaire au-dessus de votre bureau, prenez le temps de choisir l’éclairage qui vous convient. Et côté déco ? Amusez-vous ! Vous aimez les plantes ? Les plantes ont des vertus apaisantes et dé stressantes. Vous appréciez la déco zen ? Optez pour des messages qui vous font du bien et qui vous motivent à être plus productive !
Conseil n°4 : compartimenter son bureau en espaces de travail distincts
Être efficace au travail quand on est télésecrétaire indépendante est essentiel. Une bonne organisation de votre bureau vous aidera à être performante dans votre travail. Vous pouvez par exemple délimiter des zones de travail :
- une zone pour les dossiers à traiter en urgence ;
- un espace pour les documents en cours de traitement ;
- une zone pour les dossiers traités et à archiver.
Des étiquettes et un tableau d’affichage avec des post-it devraient vous aider à vous organiser. N’hésitez pas à mettre de la couleur, ainsi, d’un seul coup d’œil, vous saurez où vous en êtes !
Conseil n°5 : utiliser un agenda pour votre activité de télésecrétaire indépendante
Nous sommes à l’ère de l’électronique, bien qu’il subsiste toutefois quelques inconditionnels du papier ! L’agenda est l’élément indispensable pour vous organiser dans votre quotidien de télésecrétaire indépendante. Il permet de ne pas manquer un rendez-vous, vous pouvez aussi l’utiliser pour noter ou regrouper des pense-bêtes sans prendre le risque de les perdre. L’agenda classique fait très bien l’affaire, mais il existe des espaces de travail sur le web qui sont particulièrement recommandés pour gérer son emploi du temps, créer des listes, organiser des projets. Trello et Notion sont particulièrement recommandés. Des tutoriels sur Youtube peuvent vous aider à leur prise en main. Il suffit de se lancer !
Bon à savoir : ne vous laissez pas submerger par les papiers et les dossiers. Un espace de travail bien rangé vous aidera à y voir clair et à être plus productive. N’oubliez pas de mettre de l’ordre sur votre bureau chaque soir. Ce petit geste qui n’est pourtant pas très souvent appliqué vous permettra de gagner du temps et donc d’être plus performante dans votre activité !
Vous êtes tentée par le métier de télésecrétaire indépendante mais vous avez peur de vous lancer ? Découvrez tout de suite si ce métier est fait pour vous ! Et si vous pouviez changer de vie en seulement quelques mois ? Osez et rejoignez vite mon programme de formation pour devenir télésecrétaire indépendante !