par Anne Marie Garispe Perroy | Juil 9, 2023 | Actualités
L’envie de vous installer en tant que télésecrétaire indépendante vous attire, mais vous craignez la concurrence ? Qu’est-ce que réellement la concurrence ? Pourquoi est-elle bénéfique dans votre activité et enfin comment l’appréhender sont autant de questions que vous pouvez vous poser avant de vous installer. Faut-il avoir peur de la concurrence est notre thème de la semaine !
Faut-il craindre la concurrence dans le télésecrétariat ?
Qu’est-ce que la concurrence ?
Vous envisagez de devenir télésecrétaire indépendante et craignez que la concurrence ne vous empêche de réussir dans votre activité ? Tout d’abord, évitez de considérer la concurrence comme si vous étiez sur un ring. Pourquoi ? Parce que sur un ring, il y a forcément un gagnant et un perdant. Voyez plutôt la concurrence comme un terrain de jeu peuplé de télésecrétaires passionnées, tout comme vous, proposant plus ou moins des prestations identiques. Retenez que dans le marché du télésecrétariat indépendant, comme dans tout autre domaine, chacun a une place à prendre. Cela veut dire que chacun peut réussir à trouver des clients et à gagner sa vie. Notez qu’il il y a deux types de concurrences :
- la concurrence directe : une entreprise propose exactement le même type de prestations que vous ;
- la concurrence indirecte : une entreprise satisfait au même besoin, mais différemment de ce que vous proposez.
En quoi la concurrence est-elle bénéfique ?
La concurrence entre télésecrétaires est bénéfique car elle vous pousse à vous remettre en question, à ne pas rester sur vos acquis et à rester compétitive. Elle vous oblige à rester innovante, à booster votre créativité, à vous former, à vous mettre au goût du jour, bref, à ne pas vous endormir sur vos lauriers. ! Imaginez une planète sur laquelle il n’existerait qu’un seul salon de coiffure. Le salon pourrait avoir une piètre réputation, employer des coiffeuses incompétentes, les clients pourraient même sortir avec une tête affreuse qu’ils continueraient à y aller puisqu’ils n’auraient aucun autre moyen de comparaison ! Or, si les salons de coiffure sont si nombreux, c’est bien parce que le besoin existe ! Et c’est grâce à cette concurrence que les salons de coiffure font leur maximum pour proposer des services de qualité : un café ou un thé, un massage crânien lors du shampoing, des techniques de coiffage innovantes pour ne pas abîmer vos cheveux, une gamme de produits professionnels pour soigner vos cheveux et vous coiffer, etc.
Pourquoi faut-il cesser de se comparer à ses concurrents ?
Si vous envisagez de vous installer en tant que télésecrétaire indépendante et que la concurrence vous inquiète, alors retenez bien que vous comparer à vos consœurs vous fera perdre un temps précieux ! En effet, passer des heures à scruter ce que fait votre collègue ne vous fera pas gagner des clients ! Retenez également qu’indépendamment de vos compétences et des prestations que vous proposez, vous êtes unique. Vous avez vos propres valeurs, votre propre culture d’entreprise, votre personnalité, une façon bien à vous d’approcher vos clients. C’est ce qui fait la différence. Oscar Wilde a dit : « Soyez vous-même, les autres sont déjà pris » ! Regarder ce que font vos collègues peut vous permettre de vous tenir informée des dernières innovations sur le marché, mais cela ne doit pas miner votre moral. Cultivez votre propre richesse !
Comment gérer la concurrence dans le télésecrétariat ?
Pour gérer au mieux la concurrence dans le télésecrétariat indépendant, il est essentiel de connaître le marché sur le bout des doigts. En effet, cela est essentiel pour apporter une différence ou être dans une niche. En effet, avoir un positionnement bien affirmé permet de vous différencier de vos collègues télésecrétaires. En outre, plus vous serez dans une niche, moins vous aurez de concurrence puisque la taille du marché sera forcément réduite. Cultivez donc vos valeurs, affirmez-les, faites-vous connaître, racontez votre histoire, faites passer votre message. Votre personal branding fera certainement la différence. Bien évidemment, pour appréhender la concurrence et ne pas en avoir peur, soyez à l’écoute de vos clients. Plus vous comprendre leurs besoins, plus vous serez à même d’y répondre et d’améliorer ce qui peut l’être dans les prestations que vous proposez. En clair, apportez de la valeur ! Soyez innovante et centrez vos actions vers vos clients. Enfin, misez sur le réseau ! Valorisez l’entraide avec d’autres entrepreneurs du même secteur d’activité : « tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin », dit le proverbe africain. Votre agenda est booké ? N’hésitez pas à proposer des professionnels du télésecrétariat. Attention aux erreurs du type dénigrer vos collègues. C’est peut-être le moyen de perdre toute crédibilité. En effet, vos clients pourraient penser que vous ne devez pas avoir beaucoup d’arguments et s’interroger sur votre besoin de rabaisser vos concurrents. Concrètement, cela envoie un très mauvais signal.
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par Anne Marie Garispe Perroy | Juin 25, 2023 | Actualités, Devenir télésecrétaire
Vous avez le projet de vous installer comme télésecrétaire indépendante ? Alors, cet article est fait pour vous ! Vous apprendrez notamment quel est le rôle de la télésecrétaire indépendante, quelles sont les missions qui peuvent lui être confiées, qui sont ses clients, comment les trouver et enfin les étapes à franchir avant de vous installer à votre compte ! Comment gagner sa vie en tant que télésecrétaire indépendante ? La réponse dans cet article.
Qu’est-ce qu’une télésecrétaire indépendante ?
Quel est le rôle de la télésecrétaire indépendante ?
Vous vous demandez comment gagner sa vie en tant que télésecrétaire indépendante ? Tout d’abord, il est important de rappeler quel est son rôle. Une secrétaire indépendante ou assistante administrative à son compte est une personne souvent sous le statut de la micro entreprise (auto entrepreneur), qui travaille pour le compte d’entreprises souhaitant déléguer leur gestion administrative. La secrétaire indépendante travaille à son domicile, dans les locaux des entreprises clientes, ou bien pour une plateforme de télésecrétariat. Concrètement, elle effectue des missions de secrétariat n’est pas employée par les entreprises pour qui elle travaille. Elle est freelance, donc libre de choisir ses clients, les missions qu’elle propose, ses tarifs et ses horaires.
Comment devenir télésecrétaire indépendante ?
Plusieurs diplômes peuvent vous mener au métier de télésecrétaire indépendante :
- Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) ;
- BTS MCO – management commercial opérationnel ;
- DUT GEA – gestion des entreprises et des administrations ;
- BTS support à l’action managériale (ex BTS AM – assistant de manager) ;
- BTS gestion de la PME (ex BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen) ;
- Bac Pro secrétariat ;
- etc.
Il est possible de s’installer à son compte en tant que télésecrétaire sans diplôme, mais à condition d’avoir de l’expérience. En effet, il est recommandé d’avoir une première approche de la gestion administrative. Pour devenir secrétaire indépendante et mettre toutes les chances de votre côté pour vivre de votre activité, suive notre programme de formation certifié Qualiopi !
Quelles missions pour la télésecrétaire indépendante ?
Très confortable pour les entreprises qui peuvent se concentrer sur leur cœur de métier, il est courant que les entreprises fassent intervenir une télésecrétaire pour la gestion de leurs tâches administratives. Ces entreprises n’ont parfois pas le budget pour recruter une secrétaire à temps plein ou bien le volume des tâches est trop faible et ne justifie pas d’embauche. Donc, la solution de collaborer avec une télésecrétaire indépendante est une bonne option pour les entreprises. En effet, la plupart du temps, elles délèguent :
- la permanence téléphonique ;
- les travaux de saisie ;
- la gestion des achats ;
- la facturation ;
- le recouvrement de créances ;
- la gestion comptable ;
- l’accompagnement à la gestion des RH
- l’archivage et le classement dématérialisé de documents ;
- parfois l’assistanat commercial ;
- etc.
Comment gagner sa vie en s’installant comme télésecrétaire à domicile ?
Les étapes à franchir
Vous vous demandez par où commencer pour gagner votre vie en tant que télésecrétaire indépendante ? Maintenant que vous avez une idée du rôle de la secrétaire indépendante, les formations pour y parvenir et une liste non exhaustive des missions à réaliser pour vos futurs clients, il est temps de réfléchir aux différentes étapes à franchir :
- choisir votre lieu de travail : allez-vous travailler chez vous ou sur le site de vos clients ? ;
- déterminer si vous avez droit à des aides (ACRE, ARE, ARCE, etc.) ;
- élaborer votre stratégie commerciale ;
- définir les prestations que vous proposez et les tarifs associés ;
- choisir un statut juridique.
Ce dernier point étant une étape incontournable pour créer votre entreprise de télésecrétariat indépendant. Généralement, la secrétaire freelance travaille sous le régime de la micro entreprise. Plus simple en termes de démarches administratives, ce statut est le plus utilisé pour démarrer. Le site de l’URSSAF vous donnera de plus amples informations.
Trouver ses premiers clients
Vous avez le projet de vous lancer bientôt comme télésecrétaire indépendante ? Excellente idée car les clients sont friands des services que vous pourrez leur proposer. Encore faut-il les trouver et savoir comment les aborder ! En effet, c’est grâce à vos clients que vous pourrez gagner votre vie en tant que télésecrétaire indépendante. Aujourd’hui, plusieurs moyens existent pour trouver ses premiers clients, notamment le réseau professionnel LinkedIn. De nombreuses entreprises y sont présentes et vous pourrez converser directement avec les décisionnaires pour proposer vos services. Toutes les entreprises peuvent être intéressées par les prestations d’une télésecrétaire :
- les professions médicales ;
- les professions juridiques ;
- les artisans ;
- les TPE et PME ;
- etc.
Développez vos réseaux sociaux, arpentez les salons entrepreneurs pour vous faire connaître et présenter vos services, créer des partenariats et miser sur un site web bien référencé sont de bonnes pistes. Consultez notre article de blog pour plus de détails !
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par Anne Marie Garispe Perroy | Juin 11, 2023 | Actualités
Peut-on gagner sa vie avec la permanence téléphonique ? Voici une question que se posent beaucoup de télésecrétaires indépendantes qui souhaitent s’engager dans cette voie qui ne connaît pas la crise ! En effet, beaucoup d’entreprises externalisent leur standard téléphonique. De fait, les possibilités de missions se multiplient. Toutes les réponses à vos questions se trouvent dans cet article !
Qu’est-ce que la permanence téléphonique ?
Qu’est-ce que la permanence téléphonique ?
Vous êtes télésecrétaire indépendante et envisagez de vous lancer en permanence téléphonique ? Mais avant cela, vous vous demandez si l’on peut bien gagner sa vie. Avant tout, il est important de rappeler en quoi consiste exactement la permanence téléphonique et les missions que vous aurez à gérer en tant qu’indépendante. Aujourd’hui, les entreprises tendent à externaliser de plus en plus leur standard et leurs tâches administratives. Pourquoi ? Parce qu’il s’agit d’un gain de temps et d’argent précieux ! Elles peuvent consacrer davantage de temps à leur cœur de métier et être plus disponible pour leurs clients. En outre, faire appel à un service spécialisé pour gérer ses appels téléphoniques donne une excellente image de l’entreprise. Le concept de la permanence téléphonique est simple : il s’agit d’optimiser la réception des appels et d’informer de façon la plus précise possible l’interlocuteur à l’autre bout du fil.
Les missions de la télésecrétaire spécialisée en permanence téléphonique
Vous vous demandez quelles prestations vendre à vos clients en tant que télésecrétaire spécialisée en permanence téléphonique ? Voici une liste de missions non exhaustive :
- gestion de l’accueil téléphonique professionnel et personnalisé ;
- prise des messages ou transférer en cas d’extrême importance ;
- gestion des agendas au quotidien, rappel des rendez-vous, réunion, etc.
- veille téléphonique en cas d’astreinte ;
- gestion du service client et éventuellement une assistance technique ;
- prise en main du logiciel ;
- création de fichiers clients ;
- etc.
Quel type de clients en permanence téléphonique ?
Vous envisagez de vous lancer en permanence téléphonique ? Vous vous demandez quels types de clients prospecter ? Toutes les entreprises ont besoin de déléguer leur standard téléphonique. Ainsi, vous pouvez démarchez tous les secteurs et domaines d’activités : PME, grande entreprise, artisans, profession libérale (avocats, notaires, huissiers, etc.) Vous pouvez également proposer vos services aux grandes entreprises pendant les week-end et jours fériés, par exemple. Les professions libérales (professions juridiques et médicales, par exemple) externalisent leur standard à des services de télésecrétariat, souvent pour des missions ponctuelles effectuées à distance. Dans ce cas, le professionnel est payé en fonction du travail effectué.
Vous envisagez de lancer une permanence téléphonique ? Voici une liste non exhaustive des clients à démarcher :
- les artisans, tout corp de métier confondu ;
- les professionnels de santé ;
- les particuliers ;
- les commerçants ;
- les associations ;
- les avocats, les huissiers, les notaires ;
- les instances représentatives du personnel ;
- les collectivités locales ;
- les écoles de commerce, les universités ;
- les fondations ; les organisations non gouvernementales ;
- etc.
Les tarifs de la permanence téléphonique
Vous vous demandez si vous pouvez correctement gagner votre vie avec la permanence téléphonique ? La réponse est oui ! Voici, à titre indicatif, une idée des tarifs pratiqués en permanence téléphonique que vous pourrez appliquer dans votre activité :
Vous pouvez pratiquer un tarif à l’appel entre 0.95€ et 1.20€ ou ensuite vous pouvez pratiquer les forfaits.
- Au bout d’un certain volume d’appels, il est monnaie courante que les tarifs proposés pour la permanence téléphonique soient dégressifs. En tant que télésecrétaire spécialisée en permanence téléphonique, vous serez probablement amenée à facturer à l’heure. Retenez que la fourchette des prix varie de 25€ à 40€ de l’heure, bien que cela dépende de l’horaire de la prestation (exemple : un jour férié, par exemple). Vous serez probablement amenée à proposer des tarifs sur mesure, en fonction des besoins de vos clients. Vous avez la possibilité de facturer à l’appel, à la tâche, à l’heure ou au forfait. Vous envisagez de vous lancer dans la permanence téléphonique médicale ? Notez que le tarif du secrétariat téléphonique médical est principalement proposé sous forme de forfaits ou à l’appel, selon un tarif variant de 0,95€ à plus de 1.20€ ht.
A retenir : Il est tout à fait possible de gagner correctement sa vie en permanence téléphonique. En effet, les entreprises, conscientes des avantages que représente l’externalisation de leur standard téléphonique (gain de temps et d’argent), font donc de plus en plus appel à des services de télésecrétariat spécialisé qui garantit un accueil impeccable renvoyant une image positive de l’entreprise.
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par Anne Marie Garispe Perroy | Mai 26, 2023 | Actualités, Devenir télésecrétaire
Défendre ses tarifs se joue bien avant la négociation face au client ! Vous aspirez à devenir télésecrétaire indépendante ? Vous vous demandez comment négocier le juste prix face à vos prospects ? À la fin de cet article, vous saurez comment défendre vos tarifs auprès de vos clients et éviter ainsi les pièges dans lesquels tombent trop souvent les entrepreneurs qui débutent !
Fixer ses tarifs en fonction de la concurrence
Pour bien défendre vos tarifs face à vos prospects, il est indispensable au préalable de définir ses coûts de fonctionnement mais également de regarder du côté de la concurrence. Vous pouvez par exemple prendre contact avec d’autres télésecrétaires pour leur demander quels sont les tarifs qu’elles pratiquent. Si vous n’arrivez pas à accéder à ces informations, soyez créative et faites-vous passer pour une cliente intéressée par leurs prestations ! Avant de démarrer votre activité, vous pouvez notamment réaliser un mini-sondage auprès de quelques clients test en demandant combien ils seraient prêts à payer pour telle ou telle prestation, en proposant par exemple plusieurs fourchettes de prix.
Valoriser son offre commerciale
Avant de vous lancer dans la négociation des tarifs – qui n’intervient que dans un second temps -, il est indispensable de préparer le terrain en mettant votre offre commerciale en valeur. Maîtrisez votre argumentaire à la perfection en fonction des attentes de votre client. Cela suppose que vous disposiez d’une excellente qualité d’écoute car vous chercherez au minimum deux points d’appui, c’est-à-dire deux éléments importants pour le client, dont vous vous servirez lorsque vous entrerez en négociation un peu plus tard. Le but, à ce stade, est de mettre en avant les prestations qu’il recherche en priorité. Par exemple, vous pouvez mettre en avant le fait que vous pouvez assurer l’élaboration et le suivi de ses tableaux de bord. Si vous voyez le client ravi à cette idée, gardez cela dans un coin de votre esprit pour négocier vos tarifs, notamment s’il vous dit que vos prix sont trop élevés.
Considérer les enjeux du client avec attention
Vous ne le saviez peut-être pas, mais un acheteur est payé pour dire que c’est trop cher ! Que faire dans ce cas ? Prévoyez un tarif de départ suffisamment haut pour vous laisser une marge de négociation. L’erreur à ne pas faire : donner immédiatement votre meilleur tarif. En effet, vous risquez de devoir baisser le prix et vous brader. N’oubliez jamais ceci : il n’y a pas de soldes dans le télésecrétariat ! Même si votre prospect trouve votre tarif correct, il cherchera de toute façon à obtenir une réduction plus importante. Autre point crucial : connaître les enjeux de votre client. Revenons à nos tableaux de bord. Si pour votre prospect la gestion des tableaux de bord est indispensable et que c’est votre point fort, mettez cette compétence en avant ! Rassuré sur ce point, votre prospect sera beaucoup plus enclin à accepter vos tarifs. Enfin, si vous êtes mise en concurrence avec d’autres télésecrétaires, il faudra vous enquérir des propositions adverses afin de déterminer vos atouts par rapport à elles. Ainsi, si votre prospect vous dit qu’une autre télésecrétaire propose ses prestations 15% moins cher que vous, vous ne serez pas prise de court. Mise en situation : vous venez de présenter votre offre en la valorisant comme évoqué plus haut. Vient à présent le moment de parler tarifs. Dites « mon tarif est de X euros pour cette prestation », puis laissez un temps de silence pour laisser votre prospect réagir. Tentez de limiter le client dans ce qu’il va vous dire, n’apportez pas d’eau à son moulin. Enfin, si vous le sentez en phase d’acceptation, dites simplement « je commence quand ?»
Savoir annoncer sa dernière offre au moment opportun
Si votre prospect veut faire baisser le prix, dites simplement ceci : « je peux vous proposer une prestation à ce prix, mais par contre je vais devoir retirer la gestion des tableaux de bords » (les fameux !) Cela montre à votre client que votre offre commerciale est cohérente et calculée. Ne donnez votre dernier tarif que lorsque vous êtes absolument certaine de conclure la vente. Si à ce stade, rien n’est encore sûr et que votre client exige encore une réduction, faites semblant de geler la discussion : « il faut que j’étudie cela car l’effort que vous me demandez est conséquent. » Ainsi, vous gardez un peu de marge de négociation.
A retenir
Restez cohérente avec votre tarif et dites-vous : « ma valeur, c’est ce tarif et je ne veux pas le baisser. » La négociation ressemble à une pièce de théâtre, alors écoutez bien votre client, « jouez » et supprimez des prestations si besoin pour obtenir le tarif que vous vous êtes fixé. Enfin, ne lâchez rien quitte à offrir un bonus.
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par Anne Marie Garispe Perroy | Mai 21, 2023 | Actualités
Comment organiser son temps entre vie privée et vie professionnelle ? Si vous êtes télésecrétaire indépendante à domicile, cette question est cruciale. En effet, comment gérer son agenda entre obligations professionnelles et vie familiale ? Comment ne pas se laisser submerger par les tâches professionnelles et laisser de la place à sa famille et à ses loisirs ? Il n’est évidemment pas question de sacrifier l’un au détriment de l’autre, mais bien de tenter de trouver des solutions pour parvenir à trouver l’équilibre. Concilier vie professionnelle et vie familiale, est-ce utopique ou bien existe-t-il des solutions efficaces ? C’est notre thème de la semaine.
Trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
La notion d’équilibre entre travail et vie privée
La notion d’équilibre entre vie privée et professionnelle est très idéalisée. En effet, nous avons généralement en tête une image figée, à l’instar d’une balance parfaitement équilibrée qui ne bougera jamais. Or, la vie n’est que succession de mouvements et de déséquilibres, le défi étant finalement de s’ajuster en permanence ! Nous pouvons donc considérer que l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée ne tient qu’aux incessants réajustements que nous faisons quotidiennement. En 2020, l’obligation de télétravailler a mis en évidence plusieurs phénomènes :
- l’absence de limites physiques et temporelles entre les activités professionnelles et le reste de la vie ;
- le sentiment d’être coincé entre les visios, les repas à préparer pour les enfants, l’impossibilité de voir ses proches ;
- etc.
Ces réalités ont mis en avant l’absolue nécessité de séparer le travail de la vie personnelle.
L’équilibre entre vie pro et vie perso : plus qu’un besoin, une quête !
Avec la crise sanitaire, notre vision du travail et des loisirs a fortement évolué. En effet, la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle est de plus en plus floue. Intensification du travail, hyperconnexion, sont autant de facteurs venus perturber le sacro-saint équilibre entre vie privée et obligations professionnelles. Difficile, dans ce contexte, de placer des limites claires. Mais comment peut-on définir cet équilibre tant recherché ? Il consiste tout simplement en une harmonie entre famille, travail, vie sociale et aspirations personnelles. Cette quête qui s’avère finalement subjective d’un individu à un autre a considérablement évolué, supprimant au passage de nombreux référentiels et cadres existants.
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Apprendre à gérer son temps en définissant des objectifs précis
Savoir gérer son agenda
S’il ne devait y avoir qu’une seule règle pour tenter de concilier vie professionnelle et vie familiale, ce serait d’apprendre à gérer votre temps. Vous aurez peut-être l’impression de perdre des heures précieuses, pourtant planifier vos activités vous aidera à gagner beaucoup de temps ! Ainsi, non seulement vous améliorerez votre productivité et serez plus efficace mais en plus, vous gagnerez en visibilité pour programmer des activités en famille. Notre conseil ? Commencez par remplir votre agenda avec vos loisirs. Notez en priorité votre cours de yoga ou de natation, le café avec votre meilleure amie, etc. En clair, commencez par les activités du domaine privé avant de commencer par inscrire vos impératifs professionnels ! Gérer son agenda, c’est aussi savoir hiérarchiser les tâches. Sachez reconnaître les priorités et n’hésitez pas à laisser de côté ce qui peut attendre. En clair, libérez votre esprit !
Se fixer des objectifs
Vous aspirez à devenir télésecrétaire indépendante mais vous craignez de ne pas réussir à concilier vie professionnelle et vie privée ? Un conseil : fixez-vous des objectifs ! Rien de pire que de ne pas savoir où l’on va. Soyez claire sur vos objectifs à court, moyen et long terme, ainsi vous aurez une meilleure visibilité et le sentiment de contrôler votre agenda. Se sentir dépassé par ses tâches quotidiennes, ne pas tenir ses échéances, avoir l’impression de négliger sa vie familiale et ses loisirs génère beaucoup de stress. Établir des objectifs précis vous aidera à chasser ce sentiment négatif et à rester sereine. Toutes les tâches n’ont pas le même niveau d’importance, ni le même degré d’urgence. Aussi, il est primordial de prioriser vos actions. Un certain nombre d’outils peuvent vous aider à établir un ordre de priorité pour chaque tâche. Vous vous demandez comment concilier vie privée et vie professionnelle ? Désactivez toutes les notifications sur votre téléphone. Ne lisez pas vos mails trop souvent, mettez votre téléphone sur le mode avion et ne soyez plus plus à l’affût des messages que vous recevez sur WhatsApp jusqu’à ce que vous ayez atteint votre objectif, surtout si vous faites de la retranscription audio !
Pour concilier vie privée et vie professionnelle, organisez-vous. Travaillez avant que les enfants ne se réveillent, puis lorsqu’ils sont à l’école. Faites des pauses, détendez-vous, prenez le contrôle de votre journée. Séparez les espaces : un pour le travail, le reste pour le quotidien en famille. Enfin, vous l’avez compris, il faut s’ajuster en permanence, alors inutile de vous flageller : soyez tolérant et bienveillant envers vous-même !
Une reconversion dans le télésecrétariat indépendant vous intéresse ? Rejoignez notre formation certifiée Qualiopi et devenez votre propre patronne en quelques semaines seulement !
