Dans un monde en perpétuelle évolution, les professionnels recherchent des perspectives de carrière pérennes afin de prendre le contrôle de leur carrière. Devenir secrétaire indépendante, ou secrétaire freelance, est une option séduisante à bien des égards. En effet, être secrétaire à son compte offre non seulement liberté et flexibilité, mais également la possibilité de mettre à profit ses compétences dans le domaine de l’assistanat administratif. Que vous ayez de l’expérience dans le télésecrétariat ou que vous débutiez, ce guide étape par étape vous montrera comment devenir secrétaire indépendante. Devenir secrétaire indépendante ou comment gérer sa transition professionnelle avec succès ? Toutes les réponses dans cet article !
Étape 1 : Évaluer vos compétences en tant que secrétaire
Avant de vous lancer dans cette aventure aussi riche humainement que professionnellement, évaluez tout d’abord vos compétences en tant que secrétaire. Que vous ayez déjà travaillé dans ce domaine ou que vous soyez novice, commencez par identifier vos forces et vos faiblesses. Assurez-vous de maîtriser les compétences techniques essentielles telles que la gestion de l’agenda, la rédaction de courriers, la communication professionnelle, et la maîtrise des outils informatiques. Si vous manquez d’expérience, il faudra vous former. Cet article de blog liste les compétences indispensables pour devenir secrétaire indépendante et vivre de votre activité !
Étape 2 : Se former en tant que secrétaire indépendante
L’orthographe est votre point faible ? Travaillez votre français, puis passez le certificat Voltaire qui montrera à de vos futurs clients vos compétences certifiées en orthographe. En effet, pour devenir une secrétaire indépendante compétente, il est indispensable de suivre une formation de qualité. Il existe de nombreuses options de formations disponibles en ligne et dans des organismes de formation. Une fois ces compétences acquises, Lan Berria, organisme de formation certifié Qualiopi, vous aidera à mettre toutes les chances de votre côté pour gagner votre vie en tant que secrétaire indépendante. En effet, il est crucial de posséder les compétences nécessaires à l’exercice du métier de secrétaire indépendante, encore faut-il savoir comment s’en servir pour lancer et pérenniser son activité !
Étape 3 : Développer ses compétences
Vous voilà présent formée, vous avez même peut-être intégré la formation proposée par Lan Berria pour apprendre à devenir votre propre patronne et réussir en tant que secrétaire indépendante. Il est donc temps de développer votre pratique ! Cherchez des opportunités de travail temporaire ou de stage pour acquérir de l’expérience dans le domaine du secrétariat. Vous pouvez également proposer vos services gratuitement ou à tarif réduit à des amis, des membres de la famille ou des petites entreprises pour créer un portefeuille de travail.
Étape 4 : Choisir une niche
Pour réussir en tant que secrétaire indépendante, vous pouvez choisir une niche ou un domaine de spécialisation. Vous avez des compétences dans le domaine juridique ? Devenez secrétaire juridique indépendante ! Vous avez des compétences dans le domaine médical ? Devenez alors secrétaire médicale indépendante et spécialisez-vous dans la transcription médicale, le support administratif pour les petites entreprises, la gestion de projet, ou d’autres domaines spécifiques. Vous êtes un as du téléphone ? Lancez-vous dans la permanence téléphonique ! Une niche vous permet de cibler un public particulier et de développer des compétences spécialisées, ce qui peut augmenter votre attractivité sur le marché.
Étape 5 : Mettez en place votre entreprise
Pour exercer en tant que secrétaire indépendante, vous devrez créer votre propre entreprise. Choisissez une structure juridique appropriée, enregistrez votre entreprise et obtenez les licences nécessaires. Assurez-vous également de mettre en place un système de gestion comptable pour suivre vos revenus et dépenses. Contactez-nous pour plus d’informations ! Grâce à nos modules, les statuts n’auront plus de secret pour vous et vous saurez quel statut sera le plus adapté à votre situation.
Étape 6 : Créer une présence en ligne
Impossible de passer à côté du monde numérique. Pour exister en tant que secrétaire indépendante, vous avez besoin d’une présence en ligne. C’est ainsi que vous attirerez vos futurs clients. Soyez présents sur les réseaux sociaux, tels que Facebook, Instagram, et LinkedIn, puis créez un site web professionnel qui met en avant vos compétences, votre expérience et les services que vous offrez en tant que secrétaire indépendante. N’oubliez pas d’optimiser votre site web pour les moteurs de recherche en utilisant les mots-clés pertinents comme « secrétaire indépendante » et « secrétaire freelance ». Rafraîchissez régulièrement votre site web avec du contenu à forte valeur ajoutée :
articles de blog ;
actualités ;
newsletters ;
livres blancs ;
etc.
Étape 7 : Réseauter
Le réseautage est un élément clé du succès en tant que secrétaire indépendante. Rejoignez des groupes professionnels, des associations ou des communautés en ligne liés au secrétariat et à l’assistanat administratif. Le réseautage vous permet de rencontrer d’autres professionnels, d’apprendre de nouvelles compétences et de trouver des opportunités de travail.
Étape 8 : Fixer ses tarifs
Déterminer vos tarifs est une étape cruciale pour établir une carrière en tant que secrétaire indépendante. Recherchez les tarifs pratiqués dans votre domaine et votre région. Assurez-vous de fixer des tarifs compétitifs tout en tenant compte de vos compétences, de votre expérience et de la valeur que vous apportez à vos clients. Lisez cet article pour apprendre à fixer vos tarifs.
Étape 9 : Acquérir de nouveaux clients grâce au marketing
Une fois que vous êtes prête à travailler en tant que secrétaire indépendante, commencez à promouvoir vos services. Utilisez les médias sociaux, le marketing par e-mail, le bouche-à-oreille et d’autres stratégies de marketing pour attirer des clients. Offrez des tarifs promotionnels au début pour attirer vos premiers clients, puis demandez-leur des commentaires et des recommandations.
Étape 10 : Gérer sa transition professionnelle
Si vous faites la transition depuis un emploi salarié vers une carrière de secrétaire indépendante, il est important de bien gérer cette transition. Assurez-vous d’avoir suffisamment d’économies pour couvrir vos dépenses pendant la période initiale où vous pourriez ne pas avoir beaucoup de clients. Soyez prête à travailler dur et à persévérer, car le succès en tant que secrétaire indépendante nécessite du temps.
Vous êtes prête à franchir le cap pour devenir secrétaire indépendante ? Mais au fait, pourquoi devriez-vous choisir Lan Berria comme organisme de formation ? La réponse ici !
Dans un monde en constante évolution dans lequel le travail à distance prend de plus en plus d’ampleur, notamment depuis la crise sanitaire, le métier de secrétaire indépendante ou secrétaire freelance, n’a jamais eu autant la côte ! En 2023, de nombreuses opportunités s’offrent à celles et ceux qui souhaitent s’installer en tant que secrétaire à leur compte. Toutefois, pour réussir dans ce domaine aussi riche humainement que professionnellement, il est essentiel de s’assurer de posséder certaines compétences, ou bien de les acquérir par le biais d’une formation solide. Dans cet article, nous explorons les cinq compétences essentielles pour exceller en tant que secrétaire indépendante.
1. Des compétences administratives solides
Posséder des compétences administratives est primordial pour réussir en tant que secrétaire indépendante. En effet, en tant que professionnelle qui vend des services de soutien administratif à distance, vous devez être capable de gérer efficacement les tâches administratives de vos clients. Cela inclut :
À cela s’ajoute une orthographe et une élocution impeccables ! Une formation de qualité en tant que secrétaire indépendante ou assistante administrative est donc indispensable si vous ne possédez pas encore ces compétences administratives. Une formation de secrétaire indépendante vous permettra d’acquérir les connaissances nécessaires pour vous installer à votre compte et proposer des services premium à vos futurs clients ! Ajoutons qu’il est important d’être à jour sur les dernières technologies et logiciels de gestion administrative pour vous démarquer de vos concurrentes, en plus de vos qualités individuelles !
2. Excellente communication et relation client
En tant que secrétaire indépendante, vous serez en contact régulier avec vos clients. Une excellente communication est donc indispensable pour bâtir des relations solides et durables. Vous devrez être à l’écoute des besoins de vos clients, poser des questions pertinentes et communiquer clairement et de manière professionnelle. Notez bien que la gestion des relations client ne se limite pas à la communication verbale. Vous devrez également être compétente dans la communication écrite. La rédaction d’e-mails professionnels, de rapports clairs et de documents bien formatés est cruciale. Une communication efficace contribue à la satisfaction du client et à sa fidélisation.
3. Organisation et gestion du temps
L’organisation et la gestion du temps sont deux compétences interdépendantes qui sont essentielles pour réussir en tant que secrétaire indépendante. Vous jonglerez probablement avec les tâches de plusieurs clients, chacun dans des secteurs différents (médical, juridique, artisanal, etc.) ayant des besoins spécifiques et des échéances à respecter. Une planification efficace est donc impérative. Utilisez des outils de gestion du temps tels que des calendriers électroniques, des applications de suivi des tâches et des rappels pour vous assurer de ne rien oublier ! La capacité de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance est également cruciale. Vous devez être capable de jongler avec les différentes demandes de manière à maximiser votre productivité.
4. Compétence technologique
En 2023, la technologie est omniprésente dans le monde professionnel. En tant que secrétaire indépendante, vous devez être à l’aise avec une variété d’outils technologiques. Cela inclut la maîtrise des logiciels de bureautique, des applications de gestion de projet, des plateformes de communication en ligne, et plus encore. Les compétences techniques vous permettent d’accomplir des tâches plus rapidement et de manière plus efficace, ce qui est un avantage tant pour vous que pour vos clients. Si vous n’êtes pas déjà à l’aise avec les outils technologiques courants, envisagez une formation pour optimiser vos compétences et élargir vos connaissances.
5. Mindset d’entrepreneur
Fini le salariat ! En tant que secrétaire indépendante, vous êtes également une entrepreneure. Vous êtes donc responsable de la gestion de votre propre entreprise, de la recherche de clients, de la fixation de vos tarifs, de la comptabilité, etc. Pour devenir une entrepreneure hors pair, vous devez avoir le bon mindset ! Cela signifie être proactive dans la recherche de nouvelles opportunités commerciales, être capable de vous promouvoir, et gérer efficacement les aspects financiers de votre activité. La persévérance et la capacité à surmonter les obstacles sont également des traits importants d’un esprit d’entrepreneur.
À retenir : pour réussir en tant que secrétaire indépendante en 2023, il est essentiel de développer des compétences administratives solides, une excellente communication et une relation client, une organisation et une gestion du temps efficace, des compétences technologiques avancées et un esprit d’entrepreneur. Les secrétaires indépendantes sont de plus en plus demandées dans le monde professionnel, mais pour se démarquer dans ce domaine, il est essentiel de maîtriser ces compétences clés.
Vous avez le projet de vous installer comme télésecrétaire indépendante ? Alors, cet article est fait pour vous ! Vous apprendrez notamment quel est le rôle de la télésecrétaire indépendante, quelles sont les missions qui peuvent lui être confiées, qui sont ses clients, comment les trouver et enfin les étapes à franchir avant de vous installer à votre compte ! Comment gagner sa vie en tant que télésecrétaire indépendante ? La réponse dans cet article.
Qu’est-ce qu’une télésecrétaire indépendante ?
Quel est le rôle de la télésecrétaire indépendante ?
Vous vous demandez comment gagner sa vie en tant que télésecrétaire indépendante ? Tout d’abord, il est important de rappeler quel est son rôle. Une secrétaire indépendante ou assistante administrative à son compte est une personne souvent sous le statut de la micro entreprise (auto entrepreneur), qui travaille pour le compte d’entreprises souhaitant déléguer leur gestion administrative. La secrétaire indépendante travaille à son domicile, dans les locaux des entreprises clientes, ou bien pour une plateforme de télésecrétariat. Concrètement, elle effectue des missions de secrétariat n’est pas employée par les entreprises pour qui elle travaille. Elle est freelance, donc libre de choisir ses clients, les missions qu’elle propose, ses tarifs et ses horaires.
Comment devenir télésecrétaire indépendante ?
Plusieurs diplômes peuvent vous mener au métier de télésecrétaire indépendante :
Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) ;
BTS MCO – management commercial opérationnel ;
DUT GEA – gestion des entreprises et des administrations ;
BTS support à l’action managériale (ex BTS AM – assistant de manager) ;
BTS gestion de la PME (ex BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen) ;
Bac Pro secrétariat ;
etc.
Il est possible de s’installer à son compte en tant que télésecrétaire sans diplôme, mais à condition d’avoir de l’expérience. En effet, il est recommandé d’avoir une première approche de la gestion administrative. Pour devenir secrétaire indépendante et mettre toutes les chances de votre côté pour vivre de votre activité, suive notre programme de formation certifié Qualiopi !
Quelles missions pour la télésecrétaire indépendante ?
Très confortable pour les entreprises qui peuvent se concentrer sur leur cœur de métier, il est courant que les entreprises fassent intervenir une télésecrétaire pour la gestion de leurs tâches administratives. Ces entreprises n’ont parfois pas le budget pour recruter une secrétaire à temps plein ou bien le volume des tâches est trop faible et ne justifie pas d’embauche. Donc, la solution de collaborer avec une télésecrétaire indépendante est une bonne option pour les entreprises. En effet, la plupart du temps, elles délèguent :
la permanence téléphonique ;
les travaux de saisie ;
la gestion des achats ;
la facturation ;
le recouvrement de créances ;
la gestion comptable ;
l’accompagnement à la gestion des RH
l’archivage et le classement dématérialisé de documents ;
parfois l’assistanat commercial ;
etc.
Comment gagner sa vie en s’installant comme télésecrétaire à domicile ?
Les étapes à franchir
Vous vous demandez par où commencer pour gagner votre vie en tant que télésecrétaire indépendante ? Maintenant que vous avez une idée du rôle de la secrétaire indépendante, les formations pour y parvenir et une liste non exhaustive des missions à réaliser pour vos futurs clients, il est temps de réfléchir aux différentes étapes à franchir :
choisir votre lieu de travail : allez-vous travailler chez vous ou sur le site de vos clients ? ;
déterminer si vous avez droit à des aides (ACRE, ARE, ARCE, etc.) ;
élaborer votre stratégie commerciale ;
définir les prestations que vous proposez et les tarifs associés ;
choisir un statut juridique.
Ce dernier point étant une étape incontournable pour créer votre entreprise de télésecrétariat indépendant. Généralement, la secrétaire freelance travaille sous le régime de la micro entreprise. Plus simple en termes de démarches administratives, ce statut est le plus utilisé pour démarrer. Le site de l’URSSAF vous donnera de plus amples informations.
Trouver ses premiers clients
Vous avez le projet de vous lancer bientôt comme télésecrétaire indépendante ? Excellente idée car les clients sont friands des services que vous pourrez leur proposer. Encore faut-il les trouver et savoir comment les aborder ! En effet, c’est grâce à vos clients que vous pourrez gagner votre vie en tant que télésecrétaire indépendante. Aujourd’hui, plusieurs moyens existent pour trouver ses premiers clients, notamment le réseau professionnel LinkedIn. De nombreuses entreprises y sont présentes et vous pourrez converser directement avec les décisionnaires pour proposer vos services. Toutes les entreprises peuvent être intéressées par les prestations d’une télésecrétaire :
les professions médicales ;
les professions juridiques ;
les artisans ;
les TPE et PME ;
etc.
Développez vos réseaux sociaux, arpentez les salons entrepreneurs pour vous faire connaître et présenter vos services, créer des partenariats et miser sur un site web bien référencé sont de bonnes pistes. Consultez notre article de blog pour plus de détails !
Vous souhaitez gagner votre vie en devenant télésecrétaire indépendante ? Rejoignez vite notre programme de formation !
Défendre ses tarifs se joue bien avant la négociation face au client ! Vous aspirez à devenir télésecrétaire indépendante ? Vous vous demandez comment négocier le juste prix face à vos prospects ? À la fin de cet article, vous saurez comment défendre vos tarifs auprès de vos clients et éviter ainsi les pièges dans lesquels tombent trop souvent les entrepreneurs qui débutent !
Fixer ses tarifs en fonction de la concurrence
Pour bien défendre vos tarifs face à vos prospects, il est indispensable au préalable de définir ses coûts de fonctionnement mais également de regarder du côté de la concurrence. Vous pouvez par exemple prendre contact avec d’autres télésecrétaires pour leur demander quels sont les tarifs qu’elles pratiquent. Si vous n’arrivez pas à accéder à ces informations, soyez créative et faites-vous passer pour une cliente intéressée par leurs prestations ! Avant de démarrer votre activité, vous pouvez notamment réaliser un mini-sondage auprès de quelques clients test en demandant combien ils seraient prêts à payer pour telle ou telle prestation, en proposant par exemple plusieurs fourchettes de prix.
Valoriser son offre commerciale
Avant de vous lancer dans la négociation des tarifs – qui n’intervient que dans un second temps -, il est indispensable de préparer le terrain en mettant votre offre commerciale en valeur. Maîtrisez votre argumentaire à la perfection en fonction des attentes de votre client. Cela suppose que vous disposiez d’une excellente qualité d’écoute car vous chercherez au minimum deux points d’appui, c’est-à-dire deux éléments importants pour le client, dont vous vous servirez lorsque vous entrerez en négociation un peu plus tard. Le but, à ce stade, est de mettre en avant les prestations qu’il recherche en priorité. Par exemple, vous pouvez mettre en avant le fait que vous pouvez assurer l’élaboration et le suivi de ses tableaux de bord. Si vous voyez le client ravi à cette idée, gardez cela dans un coin de votre esprit pour négocier vos tarifs, notamment s’il vous dit que vos prix sont trop élevés.
Considérer les enjeux du client avec attention
Vous ne le saviez peut-être pas, mais un acheteur est payé pour dire que c’est trop cher ! Que faire dans ce cas ? Prévoyez un tarif de départ suffisamment haut pour vous laisser une marge de négociation. L’erreur à ne pas faire : donner immédiatement votre meilleur tarif. En effet, vous risquez de devoir baisser le prix et vous brader. N’oubliez jamais ceci : il n’y a pas de soldes dans le télésecrétariat ! Même si votre prospect trouve votre tarif correct, il cherchera de toute façon à obtenir une réduction plus importante. Autre point crucial : connaître les enjeux de votre client. Revenons à nos tableaux de bord. Si pour votre prospect la gestion des tableaux de bord est indispensable et que c’est votre point fort, mettez cette compétence en avant ! Rassuré sur ce point, votre prospect sera beaucoup plus enclin à accepter vos tarifs. Enfin, si vous êtes mise en concurrence avec d’autres télésecrétaires, il faudra vous enquérir des propositions adverses afin de déterminer vos atouts par rapport à elles. Ainsi, si votre prospect vous dit qu’une autre télésecrétaire propose ses prestations 15% moins cher que vous, vous ne serez pas prise de court. Mise en situation : vous venez de présenter votre offre en la valorisant comme évoqué plus haut. Vient à présent le moment de parler tarifs. Dites « mon tarif est de X euros pour cette prestation », puis laissez un temps de silence pour laisser votre prospect réagir. Tentez de limiter le client dans ce qu’il va vous dire, n’apportez pas d’eau à son moulin. Enfin, si vous le sentez en phase d’acceptation, dites simplement « je commence quand ?»
Savoir annoncer sa dernière offre au moment opportun
Si votre prospect veut faire baisser le prix, dites simplement ceci : « je peux vous proposer une prestation à ce prix, mais par contre je vais devoir retirer la gestion des tableaux de bords » (les fameux !) Cela montre à votre client que votre offre commerciale est cohérente et calculée. Ne donnez votre dernier tarif que lorsque vous êtes absolument certaine de conclure la vente. Si à ce stade, rien n’est encore sûr et que votre client exige encore une réduction, faites semblant de geler la discussion : « il faut que j’étudie cela car l’effort que vous me demandez est conséquent. » Ainsi, vous gardez un peu de marge de négociation.
A retenir
Restez cohérente avec votre tarif et dites-vous : « ma valeur, c’est ce tarif et je ne veux pas le baisser. » La négociation ressemble à une pièce de théâtre, alors écoutez bien votre client, « jouez » et supprimez des prestations si besoin pour obtenir le tarif que vous vous êtes fixé. Enfin, ne lâchez rien quitte à offrir un bonus.
Vous souhaitez devenir télésecrétaire et apprendre à défendre vos tarifs comme une pro de la négociation commerciale ? Rejoignez mon programme de formation unique certifié Qualiopi et vivez enfin votre rêve d’indépendance !
Vous recherchez une formation en télésecrétariat ? Vous rêvez de devenir votre propre patron mais vous ne savez pas par où commencer ? Alors, vous êtes au bon endroit ! Vous trouverez ici des conseils pour vous aider à vous installer en tant que télésecretaire indépendante. Devenir télésecrétaire à son compte nécessite quelques achats de matériel, voici une liste non exhaustive afin de vous aider à démarrer votre activité de télésecrétaire freelance dans les meilleures conditions !
1/ Les logiciels de partage de fichiers et de retranscription audio
En tant que télésecrétaire indépendante, vous serez amenée à transférer des fichiers. S’ils sont trop volumineux, un envoi classique par mail ne passera pas. Pour transmettre vos fichiers, vous pouvez utiliser le site web Wetransfer.com qui reste gratuit jusqu’à 2Go. Les plateformes Dropbox et Google Drive sont les plus connues. Si vous faites de la retranscription audio, alors vous pouvez utiliser Express Scribe qui propose une version gratuite. N’hésitez pas à le télécharger sur votre PC ! L’avantage ? Il permet de gagner en temps et en productivité ! Si vous avez un peu d’argent à dépenser pour un logiciel de reconnaissance vocale, optez pour Dragon. Il vous coûtera environ 600€. Cela n’est pas indispensable, mais cela peut grandement améliorer votre confort. Le principe ? Vous dictez ce que vous entendez et Dragon transforme les paroles en texte, vous pouvez aussi utiliser un matériel à connecter à votre PC, ce que j’utilise moi-même c’est le KIT Olympus pour seulement moins de 200€..
2/ Les logiciels de correction orthographique
Vous n’ignorez sans doute pas que pour fidéliser votre clientèle, l’une des qualités indispensables est la maîtrise du français. Toutefois, nous ne sommes pas des machines et il peut arriver de laisser glisser dans nos textes quelques coquilles. La fatigue, l’inattention, oublier de se relire, sont souvent les causes de ces petites erreurs. Pour y mettre définitivement un terme, vous pouvez utiliser le logiciel Antidote. Il n’existe qu’en version payante et coûte 100€. Ne faites pas l’économie d’outils comme Antidote. Il est important de se munir de ce genre de logiciel car n’oubliez pas que c’est de votre réputation de télésecrétaire indépendante dont il s’agit !
3/ Le matériel informatique adéquat et autres accessoires
Optez pour un ordinateur portable si vous avez l’intention de travailler aux quatre coins du monde. Vous pourrez délocaliser facilement votre bureau où vous le souhaitez lorsque bon vous semble. Si vous travaillez depuis votre domicile, ne lésinez pas sur un bureau confortable, ergonomique, avec un fauteuil adapté pour préserver votre dos. Achetez également une imprimante laser de qualité, quelques bannettes pour organiser vos dossiers urgents et moins urgents. Munissez-vous d’étagères et/ou de placards pour archiver vos documents, ainsi que de toutes les fournitures indispensables : logiciels suite Office avec Excel, Word et Powerpoint, crayons, papier, calculatrice, poubelle, sans oublier un éclairage adapté.
4/ Les outils de permanence téléphonique
Si vous êtes amenée à faire de la permanence téléphonique, alors il faudra prévoir quelques outils qui vous feront gagner en confort dans votre quotidien, à commencer par le casque. Avec votre PC et une box internet, le casque est l’élément indispensable pour faire de la permanence téléphonique. L’avantage, si vous vous lancez dans cette activité, c’est que cela nécessite peu de matériel. Votre activité peut donc devenir rapidement rentable. Evidemment, si le PC, le casque et une box internet sont indispensables, il faudra également vous munir d’un logiciel de permanence téléphonique. Vous trouverez des offres comparatives sur internet pour vous aider à faire le meilleur choix en termes de rapport qualité/prix.
5/ Les outils collaboratifs
Pas de panique si votre PC tombe en panne ! Grâce à Dropbox ou à Google Drive (cf 1er paragraphe), vous stockez également vos données. L’avantage ? Cela vous évite les impressions de dossiers qui n’en finissent pas, et vous sauvegardez également vos documents. Deux outils de collaboration plébiscités par les freelances : Trello et Notion. Logiciels de gestion de projet, vous et vos clients avez accès aux données que vous souhaitez partager et aux actions à mettre en œuvre. Ils se présentent comme des tableaux d’organisation, avec en sus, des alertes emails pour les personnes concernées. Ce sont de véritables outils de collaboration par excellence ! Des tutoriels sur Youtube vous aident à leur prise en main. Choisissez celui avec lequel vous vous sentez le plus à l’aise, à moins que ce ne soit imposé par vos clients.
6/ Outils d’organisation de réunions
En tant que télésecrétaire indépendante, vous serez certainement amenée à organiser des réunions ou à y participer. Si vous avez la charge de l’organisation de réunions, alors Doodle est votre meilleur ami ! Cette appli collaborative aide à planifier des événements, inviter les participants tout en gérant facilement les disponibilités de chacun. Comment procéder concrètement ? Il vous suffit de créer votre compte, puis d’envoyer un sondage aux invités afin qu’ils puissent choisir le moment idéal pour participer à la réunion. En un clin d’œil, l’appli vous permet de sélectionner le moment le plus opportun pour que tous les participants se réunissent.
Vous êtes maintenant parée pour vous installer en tant que télésecrétaire indépendante. Vous hésitez encore car vous avez besoin de plus de conseils ? Rejoignez mon programme de formation et devenez en quelques semaines télésecrétaire indépendante !
Le télésecrétariat vous tente ? Vous aimeriez vous installer à votre compte mais vous hésitez ? Véritable pilier d’une entreprise, la télésecrétaire gère l’accueil téléphonique de ses clients, rédige des rapports, des courriers, des comptes-rendus, et assure le suivi des dossiers en cours. En résumé, la secrétaire à distance est une super assistante, l’atout stratégique et incontournable d’une entreprise. Dans cet article, vous découvrirez comment devenir télésecrétaire indépendante, ce que vous devez savoir sur le secrétariat à domicile et si cette voie correspond vraiment à vos attentes.
Les missions de la télésecrétaire indépendante
Comment devenir télésecrétaire indépendante et surtout quelles sont les tâches qui incombent à cette professionnelle des fonctions administratives ? En voici un aperçu :
rédiger des courriers et des rapports :
établir des devis et des factures ;
gérer la permanence téléphonique ;
établir des plannings ;
contrôler les commandes et les livraisons ;
gérer les relations avec les fournisseurs ;
suivre les dossiers administrativement ;
gérer l’agenda du client.
Certains clients pourront demander d’effectuer du suivi de chantier, de la création de documents de communication ou répondre aux appels d’offres.
Les compétences et les qualités d’une secrétaire à domicile
Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’avoir un diplôme pour exercer le métier de télésecrétaire indépendante, une formation et/ou une solide expérience sont fortement recommandées pour pérenniser votre activité, cela afin de vous éviter de vous décrédibiliser auprès de votre clientèle. En effet, ce métier exige des qualités d’organisation et une flexibilité à toute épreuve ! Vous devrez être également un modèle de discrétion et faire preuve d’une grande conscience professionnelle. Gardez à l’esprit que vous traiterez des données confidentielles ! Évidemment, la polyvalence fera de vous une télésecrétaire incontournable. Vous travaillerez pour plusieurs clients et vous devrez donc vous adapter à chacun d’entre eux et à leur culture d’entreprise. Enfin, votre maîtrise du français doit être impeccable et votre élocution parfaite.
Les tarifs d’une télésecrétaire auto-entrepreneur
S’il est difficile de définir précisément une grille tarifaire commune à toutes les télésecrétaires indépendantes, les éléments ci-dessous devraient tout de même vous aiguiller. Plusieurs facteurs peuvent influer sur le tarif des prestations :
la difficulté de la tâche à effectuer ;
les délais exigés par le client ;
le niveau d’expérience de la télésecrétaire ;
la renommée du client.
Toutefois, si vous vous installez en auto-entreprise, le tarif varie entre entre 25 et 50 euros de l’heure pour une prestation à domicile, et de 30 à 55 euros de l’heure dans les locaux de l’entreprise, frais de déplacement inclus.
La concurrence en télésecrétariat
La période Covid a profondément bouleversé les comportements au travail. Ainsi, de plus en plus d’actifs ont décidé de s’installer à leur compte et de travailler depuis leur domicile ou sur une plage à l’autre bout du monde !. Peu importe le choix que vous ferez, il faudra vous démarquer de vos consœurs si vous souhaitez perdurer :
spécialisez-vous dans un domaine, votre connaissance du jargon technique sera apprécié (médical, BTP, juridique, etc.) ;
maîtrisez plusieurs langues, vous pourrez démarcher des structures ayant des clients internationaux.
Enfin, soignez votre offre et communiquez efficacement sur le web et les réseaux sociaux ! Créez une page LinkedIn et un site web afin que vos clients puissent savoir que vous existez !
Le matériel indispensable pour s’installer comme télésecrétaire
Le métier de télésecrétaire indépendante ne nécessite pas de gros investissements. En effet, pour démarrer votre activité, il faudra vous munir :
d’un ordinateur et d’une excellente connexion internet ;
des logiciels indispensables de bureautique (Word, Excel, etc.) ;
d’un téléphone, d’un casque et d’un micro adaptés à votre activité ;
de clés USB pour archiver les dossiers ;
d’un fauteuil et d’une souris ergonomiques pour éviter les troubles physiques ;
d’étagères afin de ranger vos dossiers et documents ;
d’une imprimante professionnelle multifonction.
Vous pouvez ajouter à cette liste un véhicule et un sac à dos pour transporter votre matériel lors d’éventuels déplacements.
Le statut juridique idéal pour débuter dans le télésecrétariat
S’installer en tant que télésecrétaire indépendante en auto-entreprise présente des avantages. En effet, c’est la forme juridique simplifiée qui est la plus recommandée grâce à son régime fiscal transparent et prévisible. Quelques informations clés :
s’adresser à l’Urssaf ou la Chambre de Métiers et de l’Artisanat (Centre de Formalités des Entreprises – CFE)
le chiffre d’affaires annuel est plafonné à 72 600 €
si vous bénéficiez de l’ACCRE, vous paierez 11% de cotisations la première année d’activité ;
le montant des cotisations sociales s’élève à 22% de votre chiffre d’affaires.
Bon à savoir ! Les entreprises sont conscientes de l’intérêt d’externaliser leur secrétariat. En effet, c’est pour elles l’opportunité de se concentrer sur leurs principales responsabilités, de gagner en efficacité et en productivité et d’avoir des experts (vous !) comme partenaires. Vous avez toujours voulu changer de vie sans oser vous lancer ? Et si c’était le bon moment ? Rejoignez mon programme de formation de telésecrétaire et accédez ENFIN à votre rêve d’indépendance !
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