Vous recherchez une formation en télésecrétariat ? Vous rêvez de devenir votre propre patron mais vous ne savez pas par où commencer ? Alors, vous êtes au bon endroit ! Vous trouverez ici des conseils pour vous aider à vous installer en tant que télésecretaire indépendante. Devenir télésecrétaire à son compte nécessite quelques achats de matériel, voici une liste non exhaustive afin de vous aider à démarrer votre activité de télésecrétaire freelance dans les meilleures conditions !
1/ Les logiciels de partage de fichiers et de retranscription audio
En tant que télésecrétaire indépendante, vous serez amenée à transférer des fichiers. S’ils sont trop volumineux, un envoi classique par mail ne passera pas. Pour transmettre vos fichiers, vous pouvez utiliser le site web Wetransfer.com qui reste gratuit jusqu’à 2Go. Les plateformes Dropbox et Google Drive sont les plus connues. Si vous faites de la retranscription audio, alors vous pouvez utiliser Express Scribe qui propose une version gratuite. N’hésitez pas à le télécharger sur votre PC ! L’avantage ? Il permet de gagner en temps et en productivité ! Si vous avez un peu d’argent à dépenser pour un logiciel de reconnaissance vocale, optez pour Dragon. Il vous coûtera environ 600€. Cela n’est pas indispensable, mais cela peut grandement améliorer votre confort. Le principe ? Vous dictez ce que vous entendez et Dragon transforme les paroles en texte, vous pouvez aussi utiliser un matériel à connecter à votre PC, ce que j’utilise moi-même c’est le KIT Olympus pour seulement moins de 200€..
2/ Les logiciels de correction orthographique
Vous n’ignorez sans doute pas que pour fidéliser votre clientèle, l’une des qualités indispensables est la maîtrise du français. Toutefois, nous ne sommes pas des machines et il peut arriver de laisser glisser dans nos textes quelques coquilles. La fatigue, l’inattention, oublier de se relire, sont souvent les causes de ces petites erreurs. Pour y mettre définitivement un terme, vous pouvez utiliser le logiciel Antidote. Il n’existe qu’en version payante et coûte 100€. Ne faites pas l’économie d’outils comme Antidote. Il est important de se munir de ce genre de logiciel car n’oubliez pas que c’est de votre réputation de télésecrétaire indépendante dont il s’agit !
3/ Le matériel informatique adéquat et autres accessoires
Optez pour un ordinateur portable si vous avez l’intention de travailler aux quatre coins du monde. Vous pourrez délocaliser facilement votre bureau où vous le souhaitez lorsque bon vous semble. Si vous travaillez depuis votre domicile, ne lésinez pas sur un bureau confortable, ergonomique, avec un fauteuil adapté pour préserver votre dos. Achetez également une imprimante laser de qualité, quelques bannettes pour organiser vos dossiers urgents et moins urgents. Munissez-vous d’étagères et/ou de placards pour archiver vos documents, ainsi que de toutes les fournitures indispensables : logiciels suite Office avec Excel, Word et Powerpoint, crayons, papier, calculatrice, poubelle, sans oublier un éclairage adapté.
4/ Les outils de permanence téléphonique
Si vous êtes amenée à faire de la permanence téléphonique, alors il faudra prévoir quelques outils qui vous feront gagner en confort dans votre quotidien, à commencer par le casque. Avec votre PC et une box internet, le casque est l’élément indispensable pour faire de la permanence téléphonique. L’avantage, si vous vous lancez dans cette activité, c’est que cela nécessite peu de matériel. Votre activité peut donc devenir rapidement rentable. Evidemment, si le PC, le casque et une box internet sont indispensables, il faudra également vous munir d’un logiciel de permanence téléphonique. Vous trouverez des offres comparatives sur internet pour vous aider à faire le meilleur choix en termes de rapport qualité/prix.
5/ Les outils collaboratifs
Pas de panique si votre PC tombe en panne ! Grâce à Dropbox ou à Google Drive (cf 1er paragraphe), vous stockez également vos données. L’avantage ? Cela vous évite les impressions de dossiers qui n’en finissent pas, et vous sauvegardez également vos documents. Deux outils de collaboration plébiscités par les freelances : Trello et Notion. Logiciels de gestion de projet, vous et vos clients avez accès aux données que vous souhaitez partager et aux actions à mettre en œuvre. Ils se présentent comme des tableaux d’organisation, avec en sus, des alertes emails pour les personnes concernées. Ce sont de véritables outils de collaboration par excellence ! Des tutoriels sur Youtube vous aident à leur prise en main. Choisissez celui avec lequel vous vous sentez le plus à l’aise, à moins que ce ne soit imposé par vos clients.
6/ Outils d’organisation de réunions
En tant que télésecrétaire indépendante, vous serez certainement amenée à organiser des réunions ou à y participer. Si vous avez la charge de l’organisation de réunions, alors Doodle est votre meilleur ami ! Cette appli collaborative aide à planifier des événements, inviter les participants tout en gérant facilement les disponibilités de chacun. Comment procéder concrètement ? Il vous suffit de créer votre compte, puis d’envoyer un sondage aux invités afin qu’ils puissent choisir le moment idéal pour participer à la réunion. En un clin d’œil, l’appli vous permet de sélectionner le moment le plus opportun pour que tous les participants se réunissent.
Vous êtes maintenant parée pour vous installer en tant que télésecrétaire indépendante. Vous hésitez encore car vous avez besoin de plus de conseils ? Rejoignez mon programme de formation et devenez en quelques semaines télésecrétaire indépendante !