Devenir télésecrétaire à domicile est une idée de reconversion qui vous séduit depuis quelque temps. En effet, la perspective de vous installer à votre compte vous attire car vous pensez avoir les qualités nécessaires pour gérer une entreprise. Vous avez de l’expérience en tant que secrétaire et aimeriez mettre à profit ces années pour travailler en tant que secrétaire freelance. Vous savez que cette activité pourra vous permettre de passer plus de temps en famille ou de voyager aux quatre coins du monde tout en travaillant ! Mais avant de vous lancer dans le grand bain, il est peut-être judicieux de vous poser la question suivante : le télésecrétariat est-il fait pour vous ? En lisant cet article spécialement rédigé pour celles qui hésitent encore à se lancer dans le secrétariat à domicile, vous trouverez les réponses qui pourront vous aider à prendre votre décision !
Les missions principales de la télésecrétaire
Vous souhaitez devenir télésecrétaire, mais savez-vous quelles missions et pour quels types de clients vous serez amenée à travailler ? La secrétaire à domicile intervient principalement auprès des professionnels (commerçants, artisans, professions libérales, médecins, etc.) et des particuliers. Les missions de secrétariat qui lui sont confiées peuvent être très diversifiées :
la rédaction et la relance de courriers administratifs ;
l’élaboration de devis et de factures ;
la mise en page et la mise à jour de documents divers (base de données, tableaux Excel simples, etc.) ;
la gestion des relations avec les fournisseurs ;
la gestion de la permanence téléphonique ;
le suivi des dossiers (livraisons, commandes) ;
le classement et l’archivage de documents ;
la saisie comptable simple.
Vous serez peut-être sollicitée pour gérer l’agenda de vos clients (réservation de vols et d’hôtels, la gestion des déplacements, la participation à des salons ou des foires, etc.). En fonction du budget, vous pourrez peut-être assurer des missions de suivi de chantier ou l’élaboration de documents de communication. Il vous sera peut-être demandé de gérer des appels d’offres, ou d’assister à des événements. Si vous êtes relativement à l’aise avec le contact client, vous pourrez effectuer des missions de prospection et de fidélisation. Véritable atout stratégique d’une entreprise, la secrétaire à distance assure le rôle d’assistante et de gestionnaire !
Les qualités et compétences essentielles de la secrétaire à distance
La profession de télésecrétaire freelance bénéficie d’un potentiel inexploité et n’est à ce jour pas encore réglementée. Cela veut dire que n’importe qui peut s’installer en tant que secrétaire indépendante. Cependant, si vous souhaitez être crédible auprès de vos clients, il est indispensable d’être formée et posséder certaines compétences pour ne pas fermer boutique avant d’avoir commencé ! Gardez à l’esprit que vous travaillerez pour plusieurs clients et que vous aurez à assurer des missions de secrétariat différentes ! La polyvalence et la flexibilité sont donc essentielles pour assurer vos tâches administratives. Soyez réactive car vos clients pourront vous solliciter pour traiter des demandes en urgence ! La résistance au stress est donc un plus !
Vous n’aimez pas les potins ? Cela tombe bien, une télésecrétaire doit faire preuve de discrétion et être dotée d’une grande conscience professionnelle. Ne faites pas l’impasse sur l’expression écrite, la syntaxe, l’orthographe et la grammaire. Si vous ne les maîtrisez pas, il est préférable de vous remettre à niveau avant de vous installer en télésecrétariat indépendant. Un conseil : enrichissez votre vocabulaire, ainsi vous vous adapterez au secteur d’activité de vos clients. Votre patience, votre sens de l’analyse, votre goût de la planification, de l’organisation et votre capacité à gérer le temps et les priorités, feront de vous une e-secrétaire incontournable !
L’environnement de travail de la secrétaire à domicile
Avoir sa propre entreprise de télésecrétariat peut séduire à première vue, mais êtes-vous certaine d’apprécier la solitude ? Si la réponse est oui, alors vous serez capable de supporter l’isolement qui peut s’avérer par moments décourageant. Fini les réunions autour de la machine à café pour raconter vos dernières vacances à la Baule à vos collègues ! Vous serez seule face à votre ordinateur et vos dossiers ! D’ailleurs, où en êtes-vous où en termes de compétences informatiques ? Si vous pédalez dans la semoule, inutile de vous dire qu’il vous faudra également investir dans une formation solide.
Devenir télésecrétaire freelance, c’est aussi :
gérer son temps librement ;
choisir ses clients ;
travailler en autonomie ;
mieux gagner sa vie qu’en étant secrétaire salariée d’une entreprise.
Si vous avez un tempérament indépendant, la solitude qui caractérise l’activité de secrétaire à domicile ne devrait pas vous faire peur. Vous aurez plus de temps avec vos enfants et votre famille. Et si vous êtes plutôt baroudeuse, alors vous pourrez voyager, rencontrer d’autres digital nomads et exercer votre métier depuis un bar, face à l’océan indien, les pieds dans le sable ! Alors, elle est pas belle la vie de télésecrétaire indépendante ?
Assistante RH, secrétaire administrative, assistante de gestion, secrétaire commerciale ou office manager, les fonctions support peuvent être exercées depuis son domicile. Cela est possible grâce à l’externalisation, une pratique qui s’est démocratisée dans les entreprises. Afin de gagner en flexibilité, les sociétés font appel à des secrétaires freelance pour déléguer l’administratif de leur activité. En effet, aujourd’hui, il est possible de troquer son bulletin de salaire contre une facture ! Les télésecrétaires en activité se disent satisfaites de leur vie professionnelle. Si l’on ne doute pas de la liberté que peut apporter la vie de freelance, qu’en est-il de la rémunération ? Peut-on gagner sa vie en tant que télésecrétaire ? Le secrétariat à domicile rapporte-t-il de l’argent ?
Gagner sa vie en tant que télésecrétaire
Indépendamment des compétences indispensables pour exercer le métier de télésecrétaire, une secrétaire à domicile doit oublier son ancien statut de salariée et se positionner comme un prestataire qui propose un service à un client. Il vous faudra établir une offre de service claire, être capable d’expliquer votre métier et ses particularités, calculer vos tarifs et les défendre, être force de propositionet réactive ! Si vous savez jongler entre plusieurs missions et clients, alors vous avez la possibilité de gagner votre vie en tant que secrétaire à distance. Il faudra apprendre à sortir de votre réserve naturelle et proposer vos prestations à vos prospects. Pour cela, il est nécessaire d’avoir une certaine appétence commerciale.
Déterminer un tarif n’est pas chose aisée, pour cela, vous prendrez en compte la rémunération que vous souhaitez, les cotisations, les achats nécessaires à l’exercice de votre activité, vos déplacements et le temps de travail non facturé (comptabilité, communication, formation, etc.) Vous négocierez vos tarifs avec vos clients, mais l’idée est de bien en vivre ! Sinon, quel intérêt ? Vous souhaitez gagner votre vie en tant que e-secrétaire ? Variez vos modes de prestations et développez vos services ! La moyenne des tarifs des services administratifs proposés par les secrétaires à distance varie de 25 à 45 € de l’heure. À vous de jouer !
Travailler dans le télésecrétariat, un métier porteur
Vous souhaitez devenir télésecrétaire indépendante ? Bonne nouvelle ! C’est un métier en pleine expansion ! Les entreprises tendent de plus en plus à externaliser les tâches administratives. Les mentalités changent, le contexte sanitaire ayant contribué à cela. On note même cette tendance dans les TPE et les entreprises artisanales. Les opportunités existent, à vous de savoir comment et où vous positionner. Pour cela, il vous faut apprendre à expliquer votre offre et à communiquer clairement. Ce n’est pas votre tasse de thé ? Faites-vous coacher ! Après tout, vous avez choisi de devenir télésecrétaire à votre compte pour ne plus avoir de patron et ne plus dépendre de votre supérieur hiérarchique. C’est donc le moment de vous challenger !
Notez que pour une entreprise, externaliser l’administratif permet de se libérer des formalités liées au recrutement d’une secrétaire. Ainsi, l’entreprise évite de payer les charges sociales, de gérer les arrêts maladies, les congés payés, etc. Vous avez peut-être pris la décision de changer de vie car vous ne parvenez pas à retrouver un emploi, ou parce que vous souhaitez passer plus de temps avec vos enfants. Peut-être n’étiez-vous pas suffisamment rémunérée en tant que secrétaire salariée, ou il est également possible que vous soyez attirée par le fait d’avoir un emploi du temps flexible, sans horaire à respecter ni surveillance hiérarchique. Tous les feux sont au vert, c’est le moment de vous lancer !
Trouver des missions de télésecrétariat
Les missions de la télésecrétaire
On les appelle assistantes, secrétaires indépendantes, télésecrétaires ou office manager freelance. En tant que secrétaire à domicile, vous serez peut-être amenée à réaliser des travaux de traduction, de facturation de prospection, de téléprospection. Mais également :
la saisie de documents et leur mise en page ;
les devis et les factures ;
les relances téléphoniques afin de gérer les impayés ;
l’élaboration de tableaux d’indicateurs et leur suivi ;
la permanence téléphonique ;
la gestion de l’agenda ;
la rédaction de rapports divers et de comptes-rendus ;
la retranscription de fichiers vidéo ou audio ;
la gestion des réseaux sociaux,
etc.
Les clients de la télésecrétaire
Démarchez vos clients par mail ou par téléphone ! Vous pouvez aussi créer un profil LinkedIn et contacter les entreprises qui vous intéressent. Consultez les annonces du Bon coin et inscrivez-vous sur les plateformes pour freelance (Malt), vous pourrez glaner quelques missions ! Si vous êtes efficace, vous pourrez compter sur le bouche-à-oreille. Soyez persévérante !
Voici une liste non exhaustive des clients à démarcher :
le BTP ;
les professionnels de santé ;
les particuliers ;
les commerçants ;
les associations ;
les avocats, les huissiers ;
les instances représentatives du personnel ;
les collectivités locales ;
les écoles de commerce, les universités ;
les fondations ; les organisations non gouvernementales ;
etc.
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Le télésecrétariat vous tente ? Vous aimeriez vous installer à votre compte mais vous hésitez ? Véritable pilier d’une entreprise, la télésecrétaire gère l’accueil téléphonique de ses clients, rédige des rapports, des courriers, des comptes-rendus, et assure le suivi des dossiers en cours. En résumé, la secrétaire à distance est une super assistante, l’atout stratégique et incontournable d’une entreprise. Dans cet article, vous découvrirez comment devenir télésecrétaire indépendante, ce que vous devez savoir sur le secrétariat à domicile et si cette voie correspond vraiment à vos attentes.
Les missions de la télésecrétaire indépendante
Comment devenir télésecrétaire indépendante et surtout quelles sont les tâches qui incombent à cette professionnelle des fonctions administratives ? En voici un aperçu :
rédiger des courriers et des rapports :
établir des devis et des factures ;
gérer la permanence téléphonique ;
établir des plannings ;
contrôler les commandes et les livraisons ;
gérer les relations avec les fournisseurs ;
suivre les dossiers administrativement ;
gérer l’agenda du client.
Certains clients pourront demander d’effectuer du suivi de chantier, de la création de documents de communication ou répondre aux appels d’offres.
Les compétences et les qualités d’une secrétaire à domicile
Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’avoir un diplôme pour exercer le métier de télésecrétaire indépendante, une formation et/ou une solide expérience sont fortement recommandées pour pérenniser votre activité, cela afin de vous éviter de vous décrédibiliser auprès de votre clientèle. En effet, ce métier exige des qualités d’organisation et une flexibilité à toute épreuve ! Vous devrez être également un modèle de discrétion et faire preuve d’une grande conscience professionnelle. Gardez à l’esprit que vous traiterez des données confidentielles ! Évidemment, la polyvalence fera de vous une télésecrétaire incontournable. Vous travaillerez pour plusieurs clients et vous devrez donc vous adapter à chacun d’entre eux et à leur culture d’entreprise. Enfin, votre maîtrise du français doit être impeccable et votre élocution parfaite.
Les tarifs d’une télésecrétaire auto-entrepreneur
S’il est difficile de définir précisément une grille tarifaire commune à toutes les télésecrétaires indépendantes, les éléments ci-dessous devraient tout de même vous aiguiller. Plusieurs facteurs peuvent influer sur le tarif des prestations :
la difficulté de la tâche à effectuer ;
les délais exigés par le client ;
le niveau d’expérience de la télésecrétaire ;
la renommée du client.
Toutefois, si vous vous installez en auto-entreprise, le tarif varie entre entre 25 et 50 euros de l’heure pour une prestation à domicile, et de 30 à 55 euros de l’heure dans les locaux de l’entreprise, frais de déplacement inclus.
La concurrence en télésecrétariat
La période Covid a profondément bouleversé les comportements au travail. Ainsi, de plus en plus d’actifs ont décidé de s’installer à leur compte et de travailler depuis leur domicile ou sur une plage à l’autre bout du monde !. Peu importe le choix que vous ferez, il faudra vous démarquer de vos consœurs si vous souhaitez perdurer :
spécialisez-vous dans un domaine, votre connaissance du jargon technique sera apprécié (médical, BTP, juridique, etc.) ;
maîtrisez plusieurs langues, vous pourrez démarcher des structures ayant des clients internationaux.
Enfin, soignez votre offre et communiquez efficacement sur le web et les réseaux sociaux ! Créez une page LinkedIn et un site web afin que vos clients puissent savoir que vous existez !
Le matériel indispensable pour s’installer comme télésecrétaire
Le métier de télésecrétaire indépendante ne nécessite pas de gros investissements. En effet, pour démarrer votre activité, il faudra vous munir :
d’un ordinateur et d’une excellente connexion internet ;
des logiciels indispensables de bureautique (Word, Excel, etc.) ;
d’un téléphone, d’un casque et d’un micro adaptés à votre activité ;
de clés USB pour archiver les dossiers ;
d’un fauteuil et d’une souris ergonomiques pour éviter les troubles physiques ;
d’étagères afin de ranger vos dossiers et documents ;
d’une imprimante professionnelle multifonction.
Vous pouvez ajouter à cette liste un véhicule et un sac à dos pour transporter votre matériel lors d’éventuels déplacements.
Le statut juridique idéal pour débuter dans le télésecrétariat
S’installer en tant que télésecrétaire indépendante en auto-entreprise présente des avantages. En effet, c’est la forme juridique simplifiée qui est la plus recommandée grâce à son régime fiscal transparent et prévisible. Quelques informations clés :
s’adresser à l’Urssaf ou la Chambre de Métiers et de l’Artisanat (Centre de Formalités des Entreprises – CFE)
le chiffre d’affaires annuel est plafonné à 72 600 €
si vous bénéficiez de l’ACCRE, vous paierez 11% de cotisations la première année d’activité ;
le montant des cotisations sociales s’élève à 22% de votre chiffre d’affaires.
Bon à savoir ! Les entreprises sont conscientes de l’intérêt d’externaliser leur secrétariat. En effet, c’est pour elles l’opportunité de se concentrer sur leurs principales responsabilités, de gagner en efficacité et en productivité et d’avoir des experts (vous !) comme partenaires. Vous avez toujours voulu changer de vie sans oser vous lancer ? Et si c’était le bon moment ? Rejoignez mon programme de formation de telésecrétaire et accédez ENFIN à votre rêve d’indépendance !
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