Télésecrétaire Indépendante : Les  3 Erreurs à Éviter

par Anne Marie Garispe Perroy | Juin 13, 2022 | Actualités

Comme tout indépendant qui s’apprête à s’installer à son compte, les erreurs de débutant, au lancement d’une activité professionnelle, sont monnaie courante. En tant que télésecrétaire indépendante, vous ne faillirez pas à la règle, vous vous tromperez. Alors, vous entendrez probablement que c’est ainsi que l’on apprend, mais certaines erreurs peuvent coûter cher ! Afin de vous aider à débuter sereinement votre activité, nous allons voir dans cet article les 3 erreurs à éviter absolument en tant que télésecrétaire indépendante. Ouvrez grand vos yeux et lisez attentivement, car ces conseils sont précieux pour votre future installation.

1 – Télésecrétariat : ne pas choisir les bons canaux de communication

Vous êtes en passe de créer votre entreprise de télésecrétariat. Vous avez chiffré le coût de votre logo, votre charte graphique, l’impression de vos supports publicitaires, le coût du site web, l’animation de ce dernier… STOP ! Soyez visible, surtout au lancement de votre entreprise, mais n’en faites pas trop, au risque de voir vos deniers fondre comme neige au soleil ! Anticipez votre budget communication mais choisissez les canaux les plus pertinents dans un premier temps. Vous pourrez revoir ce budget à la hausse lorsque votre entreprise aura atteint une certaine maturité.

Vous pouvez contacter la radio locale de votre commune. En effet, les auditeurs représentent un vivier non négligeable de prospects ! Vous pouvez également acheter des encarts publicitaires et apparaître à la télévision locale, mais renseignez-vous bien sur les tarifs pratiqués car ils peuvent être élevés ! Un autre moyen de communication ? La mairie de votre commune ! Expliquez à votre interlocuteur les services que vous proposez et vous obtiendrez gratuitement un petit encart dans le magazine de la ville. Inscrivez-vous dans les annuaires locaux, faites de l’e-mailing, laissez des messages vocaux aux prospects qui vous intéressent, organisez un événement local. Parlez de votre activité à vos proches, ils seront vos meilleurs prescripteurs, et pensez également à ouvrir des comptes LinkedIn et Instagram.

2 – Facturer ses prestations en-dessous des prix du marché

Fixer ses prix, voilà un vrai casse-tête ! Vous venez de démarrer votre activité et vous ne vous sentez pas encore tout-à-fait confiante. Vous êtes peut-être atteinte du syndrome de l’imposteur. Alors, vous êtes tentée de baisser vos prix car vous avez peur de ne pas trouver de clients. Erreur ! Vous ne tomberez que sur des clients qui ne vous respecteront pas en tant que professionnelle, et vous allez renvoyer l’image d’une télésecrétaire débutante qui ne maîtrise pas son métier. De plus, vous ne parviendrez jamais à augmenter vos tarifs lorsque vous vous sentirez plus aguerrie car aucun client ne vous suivra. Retenez bien ceci : si vous êtes en-deçà des prix du marché, vous vous décrédibilisez. Adoptez immédiatement la bonne attitude en fixant vos prix en fonction de ceux pratiqués sur le marché.

Pour fixer vos prix, il y a plusieurs paramètres à prendre en considération. Notez que chaque décision pèse sur le bénéfice que vous ferez, soit à la hausse ou soit à la baisse. L’acheteur donnera une valeur à vos services au regard de leur capacité à combler un besoin. Plus cette valeur rapportée au coût payé est élevée, plus l’acheteur est prêt à acquérir les services que vous lui proposez. Pour déterminer votre prix, plusieurs moyens existent :

•          le coût de revient et le pourcentage de marge ;
•          le montant que le client est disposé à payer (prix psychologique) ;  
•          les tarifs pratiqués par vos concurrents.

Vous êtes parvenue à déterminer un prix, mais avez-vous clairement défini votre positionnement ?

3 – Ne pas savoir se positionner en tant que télésecrétaire indépendante

Définir le positionnement de votre entreprise est une étape-clé à ne surtout pas négliger. De quoi s’agit-il ? Cela consiste à identifier de façon précise le segment de marché sur lequel vous allez vous positionner pour gagner des clients. Établir clairement votre positionnement aidera vos prospects à associer votre enseigne à ses spécificités. C’est ainsi que vous vous démarquez de vos concurrents. Mais c’est également ce qui définit vos valeurs. Que souhaitez-vous que votre marque évoque auprès de votre clientèle ? Quelles valeurs souhaitez-vous transmettre ? Essayez de vous mettre à la place de vos clients : pourquoi vous choisiraient-ils plutôt qu’une autre télésecrétaire ?

Vous voulez savoir si votre projet de positionnement tient la route ? Répondez à ces questions :

• Est-ce que cela vous démarque de la concurrence ?
• Est-ce axé sur votre cible ?
• Présente-t-il votre valeur personnelle à vos prospects ?
• Est-il facile à assimiler et à retenir ?
• Est-ce qu’il résistera à vos concurrents ?

Si vous répondez “oui” à la plupart de ces questions, alors vous avez su définir le positionnement de votre marque et la direction que vous souhaitez prendre pour votre entreprise.

Vous souhaitez changer de vie pour devenir télésecrétaire indépendante et vous débarrasser du syndrome de l’imposteur ? Avec mon programme de formation complet, vous aurez toutes les cartes en main pour débuter votre activité sans stress. Osez vous lancer ! 

Télésecrétaire | Les 7 qualités indispensables

par Anne Marie Garispe Perroy | Juin 13, 2022 | Actualités

Le métier de secrétaire à distance séduit de plus en plus de femmes, la crise sanitaire n’y étant certainement pas étrangère. Mais attention, ce métier n’est pas fait pour tout le monde. Une secrétaire de direction, une secrétaire médicale ou comptable, ou plus généralement une télésecrétaire polyvalente doit impérativement posséder les qualités requises, que ce soit en termes de savoir-être ou de compétences techniques, afin de perdurer dans le métier et se constituer un portefeuille de clients fidèles. Vous aimeriez savoir si vous avez le bon profil pour ce job ? Alors, découvrez vite les 7 qualités indispensables d’une télésecrétaire !

1 – Posséder le sens de la rigueur et de l’autonomie

Vous voulez devenir une télésecrétaire incontournable ? Alors, prenez votre carrière en main dès aujourd’hui et tracez votre propre chemin ! Formez-vous et apprenez sur le terrain. Vous vivrez probablement quelques écueils, mais vous gagnerez en expérience, en confiance et en professionnalisme. Soyez rigoureuse et autonome, variez les missions, développez vos compétences et n’ayez pas peur de sortir de votre zone de confort. Vous avez peut-être déjà de l’expérience dans ce métier, vous avez déjà observé, appris, et mis en pratique vos connaissances. Vous possédez ces qualités, alors il est temps de travailler pour vous à présent !  

2- Exceller dans la communication

Si vous êtes plutôt d’un caractère grincheux et asocial, alors autant vous dire que le métier de secrétaire n’est sûrement pas fait pour vous ! Pour être télésecrétaire, un excellent contact avec la clientèle est indispensable. Il faut faire preuve d’écoute et de réactivité pour comprendre la problématique de votre client et y répondre de manière efficace. L’empathie et la diplomatie sont des qualités très appréciées, ainsi vous vous démarquez par votre sens de l’écoute sans faille. Les clients aiment se sentir compris, alors usez-en !

3 – Briller par son sens de l’organisation

Impossible de parler de télésecrétariat sans évoquer le sens de l’organisation. Cette qualité est de loin l’une des plus importantes. Si vous en êtes dépourvue, alors misez sur un coaching ! Pourquoi ? Parce que vous aurez à gérer les permanences téléphoniques de plusieurs clients, leurs agendas, réserver leurs vols, leurs hôtels, les inscriptions à des foires, des salons, etc. Si votre sens de l’organisation n’est pas développé, vous risquez simplement de vous retrouver la tête sous l’eau, et votre crédibilité en tant que télésecrétaire en pâtira sérieusement. 

4 – Rejeter la monotonie avec force

Si vous n’aimez pas voir votre quotidien bousculé, alors réfléchissez bien avant de vous lancer dans cette carrière ! Parce que la télésecrétaire ne connaît pas la routine ! Vous aurez à jongler avec des missions diverses, des personnalités différentes, parfois complexes. Certains de vos interlocuteurs ne vous ménageront pas et vous devrez composer avec leurs humeurs tout en restant impassible et souriante. Votre esprit d’analyse et votre capacité d’adaptation seront mis à l’épreuve.

5 – Connaître l’outil informatique

Vous maîtrisez le tableur et le traitement de texte comme une chef ? Si oui, vous possédez un atout de taille ! Vous aurez à élaborer des tableaux sur Excel, taper des rapports et des courriers sur Word, éventuellement à créer des slide sur Powerpoint. Évidemment, vous devez également être à l’aise avec Internet. De plus, à l’heure actuelle, il est indispensable de maîtriser l’usage des réseaux sociaux. Vous n’aurez peut-être pas à gérer ceux de vos clients, mais bien les vôtres, en particulier si vous souhaitez exister sur le web !

6 – Devenir force de proposition

Anticiper les besoins de vos clients découle d’une bonne compréhension de sa problématique et, par conséquent, d’une excellente qualité d’écoute. Vous deviendrez presque irremplaçable si vous anticipez les besoins de vos clients et êtes force de proposition. Il ne s’agit pas de se substituer à qui que ce soit dans l’organigramme, mais simplement de proposer des solutions, voire des innovations pour rendre le travail plus fluide, plus efficace. Vos clients apprécieront vos idées et sauront être reconnaissants. Vous ferez évidemment la différence et vous tisserez ensemble un véritable lien de confiance.

7 – Maîtriser la langue française  

D’excellentes capacités rédactionnelles sont évidemment essentielles si vous souhaitez exercer le métier de télésecrétaire. Rien de plus décrédibilisant que de ne pas savoir écrire et s’exprimer en bon français. Si vous ne possédez pas un excellent niveau de maîtrise, vous ne parviendrez pas à convaincre. Avoir des faiblesses en français n’est pas une fatalité. Si vous êtes intéressée par ce métier mais que l’orthographe et vous n’êtes pas franchement bons amis, alors n’hésitez pas à prendre des cours. Reconnaître ses faiblesses et chercher à progresser sont des qualités très appréciables chez la télésecrétaire, et dans la vie de tous les jours. 

Alors, pensez-vous avoir le bon profil pour réussir en tant que télésecrétaire indépendante ? Si vous hésitez encore à vous lancer, vous pouvez me contacter pour en parler, je répondrai à toutes vos questions. Grâce à mon programme de formation, je vous aide à acquérir votre autonomie et devenir une télésecrétaire indépendante ! Alors, êtes-vous prête à changer de vie ? 

Télésecrétariat | Est-ce Fait Pour Vous ?

par Anne Marie Garispe Perroy | Juin 13, 2022 | Actualités

Devenir télésecrétaire à domicile est une idée de reconversion qui vous séduit depuis quelque temps. En effet, la perspective de vous installer à votre compte vous attire car vous pensez avoir les qualités nécessaires pour gérer une entreprise. Vous avez de l’expérience en tant que secrétaire et aimeriez mettre à profit ces années pour travailler en tant que secrétaire freelance. Vous savez que cette activité pourra vous permettre de passer plus de temps en famille ou de voyager aux quatre coins du monde tout en travaillant ! Mais avant de vous lancer dans le grand bain, il est peut-être judicieux de vous poser la question suivante : le télésecrétariat est-il fait pour vous ? En lisant cet article spécialement rédigé pour celles qui hésitent encore à se lancer dans le secrétariat à domicile, vous trouverez les réponses qui pourront vous aider à prendre votre décision !

Les missions principales de la télésecrétaire

Vous souhaitez devenir télésecrétaire, mais savez-vous quelles missions et pour quels types de clients vous serez amenée à travailler ? La secrétaire à domicile intervient principalement auprès des professionnels (commerçants, artisans, professions libérales, médecins, etc.) et des particuliers. Les missions de secrétariat qui lui sont confiées peuvent être très diversifiées :

•          la rédaction et la relance de courriers administratifs ;
•          l’élaboration de devis et de factures ;
•          la mise en page et la mise à jour de documents divers (base de données, tableaux Excel simples, etc.) ;
•          la gestion des relations avec les fournisseurs ;
•          la gestion de la permanence téléphonique ;
•          le suivi des dossiers (livraisons, commandes) ;
•          le classement et l’archivage de documents ;
•          la saisie comptable simple.

Vous serez peut-être sollicitée pour gérer l’agenda de vos clients (réservation de vols et d’hôtels, la gestion des déplacements, la participation à des salons ou des foires, etc.). En fonction du budget, vous pourrez peut-être assurer des missions de suivi de chantier ou l’élaboration de documents de communication. Il vous sera peut-être demandé de gérer des appels d’offres, ou d’assister à des événements. Si vous êtes relativement à l’aise avec le contact client, vous pourrez effectuer des missions de prospection et de fidélisation. Véritable atout stratégique d’une entreprise, la secrétaire à distance assure le rôle d’assistante et de gestionnaire !

Les qualités et compétences essentielles de la secrétaire à distance

La profession de télésecrétaire freelance bénéficie d’un potentiel inexploité et n’est à ce jour pas encore réglementée. Cela veut dire que n’importe qui peut s’installer en tant que secrétaire indépendante. Cependant, si vous souhaitez être crédible auprès de vos clients, il est indispensable d’être formée et posséder certaines compétences pour ne pas fermer boutique avant d’avoir commencé ! Gardez à l’esprit que vous travaillerez pour plusieurs clients et que vous aurez à assurer des missions de secrétariat différentes ! La polyvalence et la flexibilité sont donc essentielles pour assurer vos tâches administratives. Soyez réactive car vos clients pourront vous solliciter pour traiter des demandes en urgence ! La résistance au stress est donc un plus !

Vous n’aimez pas les potins ? Cela tombe bien, une télésecrétaire doit faire preuve de discrétion et être dotée d’une grande conscience professionnelle. Ne faites pas l’impasse sur l’expression écrite, la syntaxe, l’orthographe et la grammaire. Si vous ne les maîtrisez pas, il est préférable de vous remettre à niveau avant de vous installer en télésecrétariat indépendant. Un conseil : enrichissez votre vocabulaire, ainsi vous vous adapterez au secteur d’activité de vos clients. Votre patience, votre sens de l’analyse, votre goût de la planification, de l’organisation et votre capacité à gérer le temps et les priorités, feront de vous une e-secrétaire incontournable !  

L’environnement de travail de la secrétaire à domicile

Avoir sa propre entreprise de télésecrétariat peut séduire à première vue, mais êtes-vous certaine d’apprécier la solitude ? Si la réponse est oui, alors vous serez capable de supporter l’isolement qui peut s’avérer par moments décourageant. Fini les réunions autour de la machine à café pour raconter vos dernières vacances à la Baule à vos collègues ! Vous serez seule face à votre ordinateur et vos dossiers ! D’ailleurs, où en êtes-vous où en termes de compétences informatiques ? Si vous pédalez dans la semoule, inutile de vous dire qu’il vous faudra également investir dans une formation solide.  

Devenir télésecrétaire freelance, c’est aussi :

•           gérer son temps librement ;
•           choisir ses clients ;
•           travailler en autonomie ;
•           mieux gagner sa vie qu’en étant secrétaire salariée d’une entreprise.

Si vous avez un tempérament indépendant, la solitude qui caractérise l’activité de secrétaire à domicile ne devrait pas vous faire peur. Vous aurez plus de temps avec vos enfants et votre famille. Et si vous êtes plutôt baroudeuse, alors vous pourrez voyager, rencontrer d’autres digital nomads et exercer votre métier depuis un bar, face à l’océan indien, les pieds dans le sable ! Alors, elle est pas belle la vie de télésecrétaire indépendante ?

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Télésecrétaire : Peut-on Gagner Sa Vie ?

par Anne Marie Garispe Perroy | Juin 13, 2022 | Actualités

Assistante RH, secrétaire administrative, assistante de gestion, secrétaire commerciale ou office manager, les fonctions support  peuvent être exercées depuis son domicile. Cela est possible grâce à l’externalisation, une pratique qui s’est démocratisée dans les entreprises. Afin de gagner en flexibilité, les sociétés font appel à des secrétaires freelance pour déléguer l’administratif de leur activité. En effet, aujourd’hui, il est possible de troquer son bulletin de salaire contre une facture ! Les télésecrétaires en activité se disent satisfaites de leur vie professionnelle. Si l’on ne doute pas de la liberté que peut apporter la vie de freelance, qu’en est-il de la rémunération ? Peut-on gagner sa vie en tant que télésecrétaire ? Le secrétariat à domicile rapporte-t-il de l’argent ?  

Gagner sa vie en tant que télésecrétaire

Indépendamment des compétences indispensables pour exercer le métier de télésecrétaire, une secrétaire à domicile doit oublier son ancien statut de salariée et se positionner comme un prestataire qui propose un service à un client. Il vous faudra établir une offre de service claire, être capable d’expliquer votre métier et ses particularités, calculer vos tarifs et les défendre, être force de proposition et réactive ! Si vous savez jongler entre plusieurs missions et clients, alors vous avez la possibilité de gagner votre vie en tant que secrétaire à distance. Il faudra apprendre à sortir de votre réserve naturelle et proposer vos prestations à vos prospects. Pour cela, il est nécessaire d’avoir une certaine appétence commerciale.

Déterminer un tarif n’est pas chose aisée, pour cela, vous prendrez en compte la rémunération que vous souhaitez, les cotisations, les achats nécessaires à l’exercice de votre activité, vos déplacements et le temps de travail non facturé (comptabilité, communication, formation, etc.) Vous négocierez vos tarifs avec vos clients, mais l’idée est de bien en vivre ! Sinon, quel intérêt ? Vous souhaitez gagner votre vie en tant que e-secrétaire ? Variez vos modes de prestations et développez vos services ! La moyenne des tarifs des services administratifs proposés par les secrétaires à distance varie de 25 à 45 € de l’heure. À vous de jouer !

Travailler dans le télésecrétariat, un métier porteur

Vous souhaitez devenir télésecrétaire indépendante ? Bonne nouvelle ! C’est un métier en pleine expansion ! Les entreprises tendent de plus en plus à externaliser les tâches administratives. Les mentalités changent, le contexte sanitaire ayant contribué à cela. On note même cette tendance dans les TPE et les entreprises artisanales. Les opportunités existent, à vous de savoir comment et où vous positionner. Pour cela, il vous faut apprendre à expliquer votre offre et à communiquer clairement. Ce n’est pas votre tasse de thé ? Faites-vous coacher ! Après tout, vous avez choisi de devenir télésecrétaire à votre compte pour ne plus avoir de patron et ne plus dépendre de votre supérieur hiérarchique. C’est donc le moment de vous challenger !

Notez que pour une entreprise, externaliser l’administratif permet de se libérer des formalités liées au recrutement d’une secrétaire. Ainsi, l’entreprise évite de payer les charges sociales, de gérer les arrêts maladies, les congés payés, etc. Vous avez peut-être pris la décision de changer de vie car vous ne parvenez pas à retrouver un emploi, ou parce que vous souhaitez passer plus de temps avec vos enfants. Peut-être n’étiez-vous pas suffisamment rémunérée en tant que secrétaire salariée, ou il est également possible que vous soyez attirée par le fait d’avoir un emploi du temps flexible, sans horaire à respecter ni surveillance hiérarchique. Tous les feux sont au vert, c’est le moment de vous lancer !

Trouver des missions de télésecrétariat

Les missions de la télésecrétaire

On les appelle assistantes, secrétaires indépendantes, télésecrétaires ou office manager freelance. En tant que secrétaire à domicile, vous serez peut-être amenée à réaliser des travaux de traduction, de facturation de prospection, de téléprospection. Mais également :

•           la saisie de documents et leur mise en page ;
•           les devis et les factures ;
•           les relances téléphoniques afin de gérer les impayés ;
•           l’élaboration de tableaux d’indicateurs et leur suivi ;
•           la permanence téléphonique ;
•           la gestion de l’agenda ;
•           la rédaction de rapports divers et de comptes-rendus ;
•           la retranscription de fichiers vidéo ou audio ;
•           la gestion des réseaux sociaux,
•           etc.

Les clients de la télésecrétaire

Démarchez vos clients par mail ou par téléphone ! Vous pouvez aussi créer un profil LinkedIn et contacter les entreprises qui vous intéressent. Consultez les annonces du Bon coin et inscrivez-vous sur les plateformes pour freelance (Malt), vous pourrez glaner quelques missions ! Si vous êtes efficace, vous pourrez compter sur le bouche-à-oreille. Soyez persévérante !

Voici une liste non exhaustive des clients à démarcher :

•           le BTP ;
•           les professionnels de santé ;
•           les particuliers ;
•           les commerçants ;
•           les associations ;
•           les avocats, les huissiers ;
•           les instances représentatives du personnel ;
•           les collectivités locales ;
•           les écoles de commerce, les universités ;
•           les fondations ; les organisations non gouvernementales ;
•           etc.

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