Devenir télésecrétaire indépendante vous tente mais vous ne savez pas exactement de quoi il s’agit ? Dans cet article, vous saurez ce qu’est une télésecrétaire indépendante, quel est le profil idéal pour réussir dans ce métier, quelles sont les différentes missions inhérentes au métier du télésecrétariat. Vous verrez également ce que le télésecrétariat indépendant n’est pas. En effet, ce rôle ne doit pas être confondu avec l’assistanat virtuel qui n’est pas le même métier. Vous rêvez de devenir télésecrétaire à votre compte ? Lisez attentivement cet article et apprenez tout ce que vous devez savoir avant de vous lancer !
Quel profil pour devenir télésecrétaire indépendante ?
Savoir-être et savoir-faire de la télésecrétaire
Une parfaite élocution, la maîtrise du français et des compétences techniques sont essentielles pour évoluer et réussir dans le métier de télésecrétaire. Votre capacité d’analyse, votre esprit de synthèse, ainsi que votre sens de l’écoute sauront faire la différence et être appréciés par vos clients. Si à cela vous rajoutez une réactivité et une empathie naturelles, alors vous les fidélisez. Vous devez maîtriser l’art de la reformulation, technique de base pour une bonne compréhension mutuelle. La diplomatie, la résistance au stress et la courtoisie sont indispensables dans ce métier, n’oubliez pas que vous êtes en quelque sorte la vitrine d’une entreprise ! Il vous faudra également être à l’aise avec l’outil informatique puisque vous serez amenée à travailler en dehors du site de vos clients.
Avoir le mindset de l’entrepreneur
En tant que chef d’entreprise, vous êtes amenée à prendre des décisions, à ne pas avoir peur des lendemains et de ses incertitudes. L’entrepreneuriat est un chemin semé d’embûches, à vous de les anticiper pour les éviter. Avoir le mindset (l’état d’esprit) de l’entrepreneur, c’est aussi être capable de se remettre en question, réfléchir et s’adapter. Fuyez la procrastination, l’ennemi numéro de l’entrepreneur ! Vous aurez forcément des tâches moins intéressantes, voire difficiles,, mais ne remettez jamais au lendemain ce que vous pouvez faire le jour-même. Vous verrez à quel point vous vous sentirez mieux. Organisez votre travail pour rester efficace et faites preuve d’une rigueur à toute épreuve. Enfin, soyez curieuse et positive !
Quelles sont les missions de la télésecrétaire ?
Accueil téléphonique et gestion des agendas
Une télésecrétaire doit assumer l’accueil téléphonique et la prise en charge des appels entrants de ses clients, c’est ce qui constitue la majeure partie de son activité. Ses clients peuvent être des TPE,des PME-PMI, des artisans, des médecins, des avocats, des associations, etc.). Les télésecrétaires évoluent dans des domaines variés :
- dépannage ;
- maintenance ;
- médical ;
- paramédical ;
- services ou soins à la personne ;
- bâtiment ;
- transports ;
- etc.
L’objectif d’une télésecrétaire ? Assurer le traitement des appels en un minimum de temps tout en garantissant un échange de qualité. La gestion d’agenda est généralement le second volet du métier de télésecrétaire. Il s’agit de prendre, décaler ou annuler des rendez-vous en optimisant l’organisation de vos clients. Les cabinets médicaux font régulièrement intervenir des télésecrétaires indépendantes pour gérer les consultations des patients.
Secrétariat polyvalent
Le télésecrétariat indépendant peut également tendre vers un secrétariat polyvalent :
- gestion de tâches administratives, comptables ou commerciales ;
- édition de devis et de factures ;
- réception et traitement des courriers ;
- rédaction et archivage de documents ;
- organisation de réunions ou d’événements ;
- etc.
Le rôle de la télésecrétaire peut ainsi évoluer vers le poste d’assistante de direction. Attention, le métier de télésecrétaire indépendante ne doit pas être confondu avec celui d’assistante virtuelle.
Télésecrétaire ou assistante virtuelle : quelles différences ?
Rôle de l’assistante virtuelle
Télésecrétaire indépendante et assistante virtuelle sont deux métiers distincts. L’assistante virtuelle travaille principalement pour des entreprises qui n’évoluent que sur le net. Il est ici question de blogueurs ou d’infopreneurs. L’assistante virtuelle ne se déplace pas sur site comme peut le faire la télésecrétaire car ses fonctions s’exercent principalement sur le web et pour le web. Son rôle ? Elle accompagne les projets de ses clients qui vendent des produits et/ou services sur le net.
Compétences techniques de l’assistante virtuelle
Contrairement à la télésecrétaire indépendante qui évolue dans un environnement purement administratif, l’assistante virtuelle a plutôt une étiquette marketing. En effet, il lui faut posséder une véritable culture digitale, être passionnée de réseaux sociaux, parler SEO, audience, leads ou stratégie digitale. Le terme « assistante virtuelle » est un terme fourre-tout, il s’agit plutôt de community manager, de rédacteurs web SEO, de content marketing manager. Vous l’aurez saisi, il vaut mieux avoir une appétence naturelle pour l’anglais et ses termes techniques ! Enfin, l’assistante virtuelle peut être amenée à gérer des vidéos ou des fichiers audio.
A retenir : le télésecrétariat est un métier exigeant qui demande une rigueur professionnelle exemplaire. L’expérience ou une formation solide, en plus de qualités et compétences essentielles, sont la base pour réussir et s’épanouir dans ce métier.
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