Continuons notre série d’articles sur la permanence téléphonique ! Vous êtes nombreuses à vouloir vous lancer en permanence téléphonique sans savoir véritablement par où commencer. Il est vrai qu’il existe pléthore d’informations à destination des entreprises, mais finalement assez peu pour celles qui souhaitent débuter une permanence téléphonique à leur compte. Aujourd’hui, nous faisons le point sur le type de clients pour lesquels vous pouvez être amenée à travailler, ainsi que sur le matériel indispensable pour installer un accueil téléphonique à son compte. « Se lancer en permanence téléphonique, ce qu’il faut savoir » est notre thème de la semaine !
Permanence téléphonique : définition
Vous souhaitez vous lancer dans la permanence téléphonique ? Mais de quoi s’agit-il exactement ? La permanence téléphonique consiste pour une entreprise à déléguer l’accueil téléphonique à un prestataire externe spécialisé dans son domaine. Le but ? Renseigner au mieux l’interlocuteur, traiter les appels et montrer que l’entreprise reste joignable tout au long de la journée. Toutes les entreprises ont recours à une permanence téléphonique. Ne pas passer à côté d’un appel, donc d’une potentielle vente de ses produits et/ou services, est primordial pour tout entrepreneur qui cherche à pérenniser son activité. Tout doit être mis en œuvre pour satisfaire les clients. En effet, dans un marché fortement concurrentiel, il n’y a pas droit à l’erreur. Avoir un accueil téléphonique irréprochable est donc gage de sérieux et de professionnalisme.
L’avantage pour l’entreprise, c’est qu’elle peut se concentrer sur son cœur de métier sans être interrompue en permanence par les appels entrants. Concrètement, la permanence téléphonique consiste à proposer un accueil téléphonique personnalisé, donner des informations qualifiées à son interlocuteur, définir le motif de l’appel, prendre le message ou bien transférer vers le bon interlocuteur, selon l’urgence. Enfin, si vous lancez une permanence téléphonique à votre compte, depuis votre domicile, vous aurez également à gérer le planning de vos clients, à savoir les rendez-vous, les déplacements divers, les séminaires, les foires et salons, etc.
Accueil téléphonique : les différents types de clients à prospecter
Si vous envisagez de vous lancer en permanence téléphonique, sachez que votre terrain de jeu est infini ! En effet, tous les secteurs d’activité sont concernés par l’accueil téléphonique, qu’il s’agisse des PME, des artisans, des professions libérales ou bien de grandes structures. Voilà qui devrait vous rassurer si vous souhaitez vous installer à votre compte dans la permanence téléphonique ! Concernant les grandes entreprises, même si celles-ci sont généralement pourvues d’un standard téléphonique en interne, la perspective d’être joignable les week-end et jours fériés peut être un véritable atout ! Même constat pour les très petites et moyennes entreprises, il en va de la survie de ces structures de bénéficier d’un accueil téléphonique impeccable !
Vous souhaitez proposer la permanence téléphonique à des artisans de votre commune ou de votre région ? Sachez que ces derniers peuvent en effet externaliser leur accueil téléphonique car bien trop pris par leur activité ! Et c’est un argument que vous pourrez mettre en avant au moment de démarcher vos premiers clients ! Et que dire des professions libérales ? Il est absolument nécessaire pour ces métiers de faire appel aux services d’une personne, qu’elle soit secrétaire à domicile, assistante virtuelle ou télésecrétaire indépendante ! Parlons des permanences téléphoniques médicales. Ces dernières sont disponibles globalement plus tôt pour les médecins afin de répondre aux appels du matin. Si vous décidez d’ouvrir votre permanence téléphonique les matins de bonne heure en début de semaine, vos services pourraient alors intéresser les professionnels de la santé.
Permanence téléphonique : le matériel pour exercer son activité
Pour se lancer dans la permanence téléphonique, il est essentiel de se munir des bons outils. Il n’est pas nécessaire, au départ tout au moins, d’investir dans du matériel coûteux. Indépendamment d’un ordinateur et d’une bonne connexion internet, vous aurez besoin d’un standard téléphonique professionnel, d’un logiciel comme Serenovia, Ubicentrex ou Teambox. En effet, grâce à ces logiciels, vous pouvez gérer vos appels téléphoniques, vos contacts clients, vos messages et vos rendez-vous. Ce sont des logiciels indispensables pour toute secrétaire indépendante qui souhaite se lancer en permanence téléphonique. Ne faites pas l’économie d’un casque de qualité. Vous avez la possibilité de le choisir sans fil ou relié à votre ordinateur.
Ne négligez pas non plus l’ergonomie de votre poste de travail. Ainsi, investir dans une bonne chaise de bureau ne sera jamais superflu si vous lancez une permanence téléphonique à votre compte. Créez un espace de travail dans lequel vous vous sentirez à votre aise. En effet, ne perdez pas de vue que vous passerez du temps, assise, à répondre au téléphone, les yeux rivés sur votre écran. L’éclairage a aussi toute son importance ! En tant que télésecrétaire indépendante qui gère la permanence téléphonique, il est impératif d’avoir une lampe de bureau qualitative, sans quoi vous risquez de ressentir la fatigue. Vous pouvez acquérir une bonne imprimante professionnelle. Enfin, on misera sur une souris et un tapis de souris ergonomiques également.
A retenir : L’accueil téléphonique est l’image de marque d’une entreprise. C’est grâce à votre capacité d’écoute, votre professionnalisme et votre rigueur professionnelle que vous parviendrez à fidéliser votre clientèle.Vous souhaitez vous lancer en permanence téléphonique ? Ma formation certifiée Qualiopi vous donne toutes les clés pour réussir dans ce métier. Osez franchir le cap de l’indépendance