Le télésecrétariat indépendant est un vaste domaine qui nécessite un certain nombre de compétences d’organisation, de gestion, d’adaptation et de maîtrise des outils informatiques. Cela requiert également une rapidité d’esprit et savoir jongler entre plusieurs missions et clients ! Travailler à domicile n’est pas synonyme de vacances à l’année, cela va vous demander d’être exigeante envers vous-même, car c’est à ce prix que vous fidélisez vos clients. Une secrétaire peut être sollicitée pour plusieurs missions très différentes les unes des autres. C’est ce que nous allons voir dans cet article avec 3 exemples de prestations que vous serez à même d’effectuer à la demande de vos futurs clients.
Gérer la permanence téléphonique en télésecrétariat
La gestion de la permanence téléphonique est une prestation courante chez les télésecrétaires. En effet, externaliser ce service permet aux entreprises de se libérer du téléphone afin de gagner du temps. Ainsi, elles peuvent se consacrer à leur cœur de métier. En tant que télésecrétaire, vous pouvez être amenée à travailler pour des cabinets médicaux, des infirmiers libéraux, des agences immobilières, des avocats, des notaires, des TPE, des PME. L’éventail est relativement large ! La télésecrétaire est formée pour répondre de façon claire et précise aux clients ou aux patients et ce, peu importe l’activité de l’entreprise. Elles sont à même de proposer un travail à distance de qualité, tout en faisant preuve d’une grande discrétion.
L’avantage pour une entreprise d’externaliser la gestion de la permanence téléphonique est notamment la réduction de dépenses de personnel, de charges, etc. Déléguer la permanence permet également d’apporter une réponse immédiate aux clients. De plus, cela augmente le taux de conversion des prospects en clients ! L’entreprise dispose en effet d’une meilleure gestion de son temps grâce à cette solution. Elle peut ainsi se consacrer pleinement à ses clients ou à ses patients sans être dérangée par les appels reçus, ou bien tout simplement s’isoler pour travailler à l’élaboration d’un nouveau projet, sans avoir à gérer en même temps sa ligne téléphonique.
Assurer les travaux administratifs courants
La création et mise à jour de base de données
En tant que secrétaire indépendante, vous serez probablement amenée à saisir des bases de données et effectuer des travaux d’archivage. En effet, vos clients auront peut-être besoin de vos services pour :
- numériser les documents papiers ;
- créer des bases de données ;
- créer des tableaux de suivi d’indicateurs ;
- saisir des données comme des fichiers clients, des formulaires, des questionnaires, etc. ;
- mettre en forme des résultats de sondages et d’enquêtes.
La secrétaire à domicile indépendante peut aussi assurer la gestion des bases de données pour des annuaires, des coupons, des études qualitatives, des cartes de fidélité, etc.
La facturation et le suivi des impayés
Au sein de petites entreprises dans lesquelles elle est souvent la secrétaire unique, voire le seul appui administratif, elle peut être sollicitée pour les tâches suivantes :
- la facturation, les devis, le suivi des commandes ;
- la relance des factures impayées ;
- le renouvellement des abonnements et des inscriptions ;
- le suivi de la trésorerie ;
- le suivi des notes de frais.
Elle peut aussi se charger du lien avec les fournisseurs, les banques, les clients, les organismes sociaux et le cabinet comptable. Attention cependant, une télésecrétaire indépendante ne peut pas faire d’opération de comptabilité.
Retranscrire les entretiens audio et vidéo
Vous l’aurez compris, le domaine du télésecrétariat est assez vaste ! En plus de la permanence téléphonique et de la gestion des tâches administratives courantes, la télésecrétaire peut également être sollicitée sur des prestations de transcription audio ! En effet, c’est un service qui permet d’obtenir des audio et vidéos sous format texte. Cela est notamment utile lors de conférences téléphoniques ou d’entretiens de recrutement. Il peut s’agir :
- d’une dictée : notes, comptes-rendus de réunion, etc. ;
- de l’enregistrement d’une conférence, d’une rencontre, d’une interview, d’un cours.
En clair, cela veut dire que lorsque votre client ne souhaite pas prendre de notes lors d’un événement particulier, il fait appel à vous !
L’outil informatique a démocratisé la tâche et l’a rendue beaucoup moins fastidieuse ! En pratique, la télésecrétaire récupère l’enregistrement via internet. Cela se fait parfois sous la forme d’un fichier We Transfer ou Dropbox ou Google drive (envoi de fichiers lourds). Il ne vous reste plus qu’à taper votre texte puis à le restituer à votre client. La transcription audio est un service exigeant qui demande des efforts physiques et intellectuels. Cela nécessite du temps et peut provoquer à terme une tension musculaire. Il est donc recommandé de travailler dans des conditions optimales de confort, en veillant à l’ergonomie de votre matériel. La maîtrise de la dactylographie est un plus, en effet, cette tâche requiert une certaine vitesse de frappe.Vous voulez devenir télésecrétaire indépendante ? Ce métier vous attire mais vous ne savez pas s’il est fait pour vous ? Lisez vite cet article ! Vous voulez changer de vie ? Alors rejoignez mon programme de formation et devenez votre propre patron !