Les factures impayées sont monnaie courante en tant qu’auto-entrepreneur. Afin d’éviter de mettre votre statut de télésecrétaire indépendante en péril, il est donc primordial de veiller à l’équilibre de votre trésorerie. Pour cela, une bonne organisation de votre comptabilité est indispensable. Il est possible d’anticiper les factures impayées en suivant quelques conseils de base. Finalement, votre client et vous-même serez parfaitement au clair sur les conditions de paiement. Vous pourrez ainsi travailler en confiance et maintenir à flot votre petite entreprise ! Télésecrétaire : 6 conseils pour éviter les factures impayées est notre thème de la semaine !
1/ Être clair dans son offre
Pour éviter les factures impayées, avant même de faire signer votre contrat au client, soyez transparent sur votre offre ! C’est la meilleure façon de clarifier les modalités de paiement. Vous éviterez ainsi les confusions, les discussions et négociations énergivores et chronophages, et serez assurée que tout est parfaitement compris par le client. Abordez immédiatement la question de la méthode de règlement ainsi que votre politique en matière de frais de retard. Accorder du temps pour échanger sur le processus de paiement vous permet de savoir si votre client a des demandes spécifiques ou non (ex : paiement Paypal, virement, chèque, etc.)
2/ Exiger un acompte
Afin d’éviter les factures impayées, demandez un acompte à votre client ! S’il s’agit d’une prestation importante qui dépasse un certain montant, il est important de demander le versement d’un acompte. Sachez que c’est une pratique très courante. De plus, exiger un acompte pour éviter les factures impayées est une stratégie intéressante pour identifier les mauvais payeurs ! Notez également que recevoir un acompte réduit considérablement le risque de pertes financières dans le cas où votre client n’honore pas sa facture. Cela vous assure que votre client est solvable et qu’il a la capacité financière pour régler le montant demandé. Enfin, un acompte est tout simplement bon pour votre trésorerie !
3/ Proposer des facilités de paiement
Le paiement en plusieurs fois est un excellent moyen de vous assurer que le client s’acquitte de sa facture. Il existe des systèmes de paiement électronique qui gèrent les échéances à votre place. L’avantage notable avec ce type de système est que vous avez la possibilité de stopper la prestation si le client ne respecte pas les échéances de paiement.
4/ Envoyer la facture dans les délais
Si vous vous êtes entendus sur une prestation mensuelle en télésecrétariat avec un montant équivalent, le plus judicieux est de fixer une date avec votre client. Cela peut être le 30 du mois, ou le 1er du mois suivant, par exemple. S’il s’agit d’une mission ponctuelle, certaines télésecrétaires indépendantes vont attendre une semaine après livraison avant l’envoi de la facture. Quoi qu’il en soit, ne tardez pas, plus vous l’enverrez tôt, mieux vous aurez des chances d’être réglée dans les meilleurs délais.
5/ Utiliser un outil de facturation
Bien sûr, en tant que télésecrétaire freelance, vous n’êtes pas obligée de disposer d’un logiciel de comptabilité perfectionné pour tenir vos comptes. Cela dit, il est vivement conseillé d’utiliser un logiciel de facturation pour créer rapidement devis et factures avec les mentions obligatoires. Non seulement, cela facilite l’édition de vos documents, mais vous pouvez d’un simple coup d’œil voir quelles factures sont en attente de règlement.
6/ Instaurer des pénalités de retard
Beaucoup de télésecrétaires indépendantes (cela vaut pour de nombreux freelance), ne sont pas à l’aise avec l’idée d’instaurer des pénalités de retard dans le devis. Pourtant cela n’offusque jamais les bons payeurs ! A quoi servent les pénalités de retard ? A compenser le temps perdu à relancer le client afin que ce dernier s’acquitte de sa facture. Quand est-il possible d’appliquer les pénalités de retard ? Dès que la date limite de paiement est révolue. Il n’est pas nécessaire d’envoyer une relance. Voici ce que dit le site entreprise.service-public.fr : « le délai de paiement est fixé, par principe, au 30e jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Mais ce délai peut aller au-delà des 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation (ou 45 jours fin de mois) s’il est précisé au contrat. Des pénalités de retard sont prononcées s’il y a non-respect de ces délais. »
À retenir : il est possible d’éviter les retards de paiement en suivant quelques conseils de base, comme proposer une offre claire et évoquer immédiatement les modalités d’acquittement des factures.
Vous souhaitez entreprendre une formation en télésecrétariat pour vous installer à votre compte ? Rejoignez mon programme de formation pour avoir toutes les clés en main pour déployer votre potentiel et vivre votre rêve d’indépendance !