Externaliser la permanence téléphonique est devenu incontournable pour toute entreprise soucieuse de satisfaire sa clientèle. N’oublions pas que l’accueil téléphonique est la vitrine d’une entreprise. Or, si personne ne répond au téléphone ou si les appels ne sont pas correctement traités, l’image de marque de la société en pâtit. Une standardiste employée aux 35h ne peut assurer une permanence téléphonique comme le ferait une entreprise spécifiquement dédiée à cette mission. Pour vous aider à démarcher vos futurs prospects, nous avons recensé les principaux avantages d’une entreprise à sous-traiter l’accueil téléphonique : « externaliser la permanence téléphonique, 4 avantages » est notre thème de la semaine.
1/ Externaliser la permanence téléphonique pour améliorer l’image de l’entreprise
Externaliser la permanence téléphonique améliore l’image de l’entreprise. En effet, une société joignable 60 heures par semaine est un véritable atout pour la clientèle. Une secrétaire embauchée à temps plein ne peut assurer la permanence sur une telle amplitude horaire, contrairement à une entreprise spécialisée dans l’accueil téléphonique. Il n’est pas non plus judicieux de confier la permanence téléphonique à un employé qui n’a pas été formé à répondre au téléphone. Des réponses non adaptées ou une gêne perceptible par l’interlocuteur peuvent être très mal perçues et mettre à mal la réputation d’une entreprise. Sous-traiter la permanence téléphonique évite ce genre de déconvenue. Perdre des clients est la dernière chose que souhaite une entreprise, alors confier l’accueil téléphonique à une télésecrétaire expérimentée est l’assurance de conserver une image positive auprès des clients. Il est important de se rappeler que le premier contact avec l’entreprise est déterminant et conditionne la relation professionnelle à venir.
2/ Sous-traiter l’accueil téléphonique pour se recentrer sur son cœur de métier
Déléguer la permanence téléphonique à une société spécialisée présente bien des avantages. En effet, recruter du personnel prend du temps et représente un budget non négligeable. De plus, être sans cesse dérangé au téléphone pour répondre aux appels nuit à la productivité. Souvenez-vous des médecins autrefois qui répondaient eux-mêmes au téléphone en pleine consultation avec leurs patients ! Les permanences téléphoniques ont permis à ces professionnels du médical, ainsi qu’à tous les secteurs d’activité qui sous-traitent leur accueil téléphonique, de se recentrer sur leur cœur de métier et gagner en productivité. L’entreprise dispose ainsi de toute la latitude pour se concentrer sur son propre développement.
3/ Déléguer la permanence téléphonique pour une totale maîtrise des coûts
Vous souhaitez vous lancer dans la permanence téléphonique à domicile sans savoir quels arguments développer auprès de vos prospects ? Retenez bien celui-ci : l’une des raisons qui incite une entreprise à sous-traiter la permanence téléphonique est la maîtrise des coûts. En effet, faire appel à une société spécialisée dans l’accueil téléphonique coûte moins cher que recruter une standardiste. L’entreprise économise ainsi d’éventuels frais de formation, les charges sociales, les absences pour maladie et les congés. À cela s’ajoutent les frais de fonctionnement : matériel de bureau, ordinateur, imprimante, casque, logiciel de permanence téléphonique, etc. Plutôt qu’investir dans un recrutement coûteux, l’entrepreneur fait appel à des télésecrétaires formées à l’accueil téléphonique, s’offrant ainsi un service clé en main.
4/ Externaliser l’accueil téléphonique pour être plus disponible
Externaliser la permanence téléphonique augmente la flexibilité d’une organisation. Grâce à ce service, l’entreprise est davantage disponible pour ses clients. En effet, ces derniers évitent les temps d’attente interminables et peuvent être renseignés lorsqu’ils le souhaitent, puisque la société reste joignable tout le temps. Sous-traiter la permanence téléphonique, c’est offrir à ses clients une disponibilité totale ! Grâce aux logiciels performants, les télésecrétaires proposent des comptes rendus détaillés de l’activité et un accueil de qualité. Un entrepreneur qui confie sa permanence téléphonique à une société spécialisée assure, de fait, la continuité de son service.
Un cas concret
Le 1er constructeur français de portes industrielles a dû résoudre un problème d’accueil téléphonique en urgence. En effet, leur secrétaire assurait à elle seule le standard des deux sites de l’entreprise ! Les clients, peu satisfaits de l’accueil téléphonique, ont commencé à manisfester leur mécontentement. Afin d’y remédier définitivement, le constructeur a donc fait appel aux services de mon entreprise, AMP Solutions. Grâce à l’aide de mes collaboratrices, nous avons pu gérer la permanence téléphonique sur une amplitude horaire de 60 heures par semaine, toute l’année et sans interruption. Il s’agissait d’un volume de 5 000 appels mensuels ! Un collaborateur de l’entreprise (près de Paris) s’est déplacé dans les locaux d’AMP Solutions (Pays basque) afin de former les télésecrétaires. En effet, l’enjeu était de connaître les membres du personnel, les services auxquels ils étaient affectés et leurs missions, dans le but de traiter les appels entrants. Un organigramme avait même été créé à cette occasion. Grâce à la mise en place de la permanence téléphonique, le constructeur a regagné la confiance de ses clients et a vu son taux de conversion accroître !
A retenir : notez bien ces arguments lorsque vous serez amenée à prospecter pour trouver vos premiers clients. Rappelez-leur qu’en vous confiant leur permanence téléphonique, ils ne manqueront plus un seul appel, ils auront plus de temps pour leur cœur de métier et ils feront des économies ! En résumé, ils ont tout à gagner !
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