Afin d’éviter de perdre des clients qui ne parviennent pas à les joindre dû au trop grand nombre d’appels reçus, les entreprises font aujourd’hui le choix de sous-traiter l’accueil téléphonique à des services de permanence externes. L’avantage ? Pouvoir se concentrer sur son cœur de métier en évitant de perdre du temps avec la gestion des appels entrants. Faire appel à ces experts de la permanence téléphonique permet de gagner du temps mais également de bénéficier d’un service premium qui renforce l’image de l’entreprise. “Pourquoi externaliser la permanence téléphonique des entreprises ?” est notre thème de la semaine.
En quoi consiste la gestion externalisée de l’accueil téléphonique des entreprises ?
Pourquoi externaliser sa permanence téléphonique ? Parce que rester joignable et disponible pour ses clients est essentiel pour une entreprise. En effet, il n’est pas question de laisser partir la clientèle à la concurrence. Si l’entreprise reste injoignable et ce, malgré plusieurs tentatives, il est certain qu’elle prend le risque d’augmenter le taux d’insatisfaction de ses prospects. La solution ? Déléguer l’accueil téléphonique à un service de secrétariat expert. Cela peut être par le biais d’une entreprise spécialisée dans la gestion des appels ou par une télésecrétaire indépendante qui définit elle-même ses horaires. Elle peut partager son temps de travail avec une autre collaboratrice pour couvrir une amplitude horaire plus large et satisfaire ainsi aux exigences de la clientèle.
Qu’il s’agisse d’une petite entreprise ou d’une société de plus grande envergure, l’objectif reste le même : conserver ses clients, les fidéliser et développer son portefeuille. Bénéficier d’un service de télésecrétariat pour gérer la permanence téléphonique des entreprises est l’assurance de pouvoir satisfaire les clients, mais c’est également donner une bonne image de l’entreprise. L’avantage dans le fait d’externaliser sa permanence téléphonique est que l’entreprise peut se concentrer sur son cœur de métier, en étant assurée que la télésecrétaire assurera le standard téléphonique et sera à même d’apporter un premier niveau de renseignement : prendre un rendez-vous, un message ou transférer l’appel, le cas échéant.
Quels avantages ont les entreprises à externaliser leur permanence téléphonique ?
Si l’on devait citer l’argument majeur dans la sous-traitance de l’accueil téléphonique, ce serait probablement que l’entreprise évite ainsi d’être submergée par les appels ! Lorsqu’une entreprise fait appel à une télésecrétaire indépendante, experte en permanence téléphonique, elle bénéficie de solutions sur mesure pour la réception et la gestion de ses appels. Selon les souhaits de l’entreprise pour laquelle vous serez amenée à gérer la permanence téléphonique, il sera attendu un sens aigu de l’accueil et parfois la maîtrise d’une langue étrangère. L’entreprise peut attendre que vous possédiez des compétences juridiques, médicales ou de comptabilité. Votre atout ? La disponibilité ! Contrairement à une standardiste recrutée à temps plein, en tant que télésecrétaire indépendante, vous êtes disponible tous les jours de la semaine. C’est pourquoi, il est recommandé de travailler à plusieurs afin de partager le temps de travail ou de collaborer avec une entreprise spécialisée dans la gestion de la permanence téléphonique.
Notez que les structures qui externalisent leur standard téléphonique sont plus disponibles. Elles sont généralement reconnues pour le sens développé de l’accueil et appréciées pour leur flexibilité. Concrètement, en tant télésecrétaire qui prend en charge la gestion de l’accueil téléphonique d’une entreprise, vous devez garantir :
- la flexibilité de la gestion des appels entrants. Selon les consignes de l’entreprise, vous assumerez tout ou partie des appels reçus par l’entreprise ;
- une confiance totale et une discrétion à toute épreuve. La confidentialité est une absolue nécessité dans le cadre de vos fonctions de télésecrétaire experte en permanence téléphonique des entreprises.
Quelles sont les missions de la télésecrétaire spécialiste de l’accueil téléphonique pour les entreprises ?
En tant que télésecrétaire indépendante spécialisée dans la permanence téléphonique des entreprises, vous serez amenée à effectuer un certain nombre de missions, selon ce qui aura été négocié en amont avec votre client. Voici une liste non exhaustive des tâches que vous réaliserez dans le cadre de votre fonction :
- un accueil téléphonique personnalisé ;
- la gestion du standard 7j/7 et 24h/24 (en collaboration avec d’autres télésecrétaires), vous disposez également du choix de travailler seule et dans ce cas, vous établirez vos propres horaires en accord avec vos clients ;
- la relève du standard lorsque la secrétaire quitte son poste (en dehors de ses horaires de travail, en cas de congés ou d’arrêt maladie) ;
- une veille téléphonique en cas d’astreinte ;
- la gestion du service client, assistance technique ;
- l’accueil dans une langue étrangère (non obligatoire) ;
- la gestion des procédures de l’entreprise ;
- la prise en main du logiciel ;
- la créations de fiches clients ;
- etc.
À retenir : en tant que télésecrétaire chargée de la permanence téléphonique des entreprises, votre sens de l’accueil, votre efficacité et votre réactivité feront la différence. Vos clients attendent de vous un respect total des instructions données en amont.
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