Si l’idée de travailler à domicile peut séduire, il n’en reste pas moins que les tentations pour se laisser distraire sont nombreuses. En effet, grâce au télétravail, vous supprimez le temps de transport entre votre domicile et votre lieu de travail, vous organisez votre journée comme bon vous semble, vous n’avez plus de patron, bref, cela ressemblerait presque au paradis. Attention toutefois, avec le métier de télésecrétaire indépendante, vous pouvez devenir votre meilleure amie comme votre pire ennemie. C’est à vous de vous responsabiliser pour trouver le tempo idéal entre travail et temps de pause. Télésecrétaire indépendante, 7 astuces pour augmenter sa productivité, c’est le thème de la semaine.
1/ Créer un espace dédié
Qui dit gain de productivité dit espace propice à la concentration et au travail. Si vous souhaitez rester efficace en tant que télésecrétaire indépendante et vivre de votre activité de télésecrétariat, il faudra vous aménager un espace dédié. Pour celles qui ont la possibilité de consacrer une pièce entière à leur activité, alors aucun problème. Faites un bureau à votre image, créez un espace dans lequel vous vous sentez à votre aise. N’oubliez pas de fixer des horaires afin que votre petite tribu sache que vous ne devez pas être dérangée. Cet espace vous appartient. Vous pouvez mettre des plantes et afficher quelques mantras aux murs ! Pour celles qui n’ont pas la possibilité d’avoir une pièce dédiée, aménagez un coin de votre logement en demandant à ce que soient respectés vos horaires. Alternez les temps de travail et de pause pour profiter de votre famille.
2/ Utiliser des outils adaptés
Être télésecrétaire indépendante implique que vous communiquerez avec vos clients en visio, au téléphone ou par mail. Certains outils essentiels comme un clavier adapté, des clés USB, un micro et des écouteurs de qualité vous aideront à rester efficace et productive sans être gênée. Vous possédez un ordinateur ? Il peut être utile d’acquérir un second écran (plus grand) pour plus de confort. Munissez-vous également des logiciels nécessaires à votre activité. Il faudra vous équiper de fournitures de bureau, de placards et/ou étagères pour ranger vos dossiers et vos archives, une imprimante, un scanner, etc. Investissez dans du matériel qualitatif et gagnez ainsi en tranquillité d’esprit et en productivité !
3/ Prioriser les tâches de la journée
La routine que vous aviez lorsque vous étiez salariée est bel et bien terminée. Maintenant, votre chez-vous est aussi votre lieu de travail. Afin de préserver votre nouveau job de télésecrétaire indépendante mais aussi et surtout votre santé mentale, fixez des limites. Cela commence par les horaires ! Si vous vous sentez plus productive le matin, alors traitez les plus gros dossiers afin de ne pas vous surcharger l’après-midi. Bien que le travail à domicile puisse donner l’impression que vos journées sont moins stressantes, vous pouvez facilement arriver au surmenage. C’est pourquoi il est nécessaire de prendre des pauses pour conserver une plage de travail saine et productive. Ces astuces sont utiles pour garder une motivation et une concentration intactes.
4/ S’accorder des temps de pause
Nous l’évoquions dans le paragraphe précédent, mais s’accorder des pauses pendant votre temps de travail est absolument nécessaire pour gagner en productivité dans votre activité de télésecrétaire. Comment procéder ? Éloignez-vous de votre espace de travail un moment, respirez, sortez marcher un peu, prenez l’air. Voilà qui vous aidera à prendre du recul sur votre travail, avoir de nouvelles idées et booster votre créativité. Les idées pour s’aérer l’esprit ne manquent pas ! Vous pouvez chanter, danser, méditer dans votre bureau ou dans votre salon ! Limitez les écrans tant que possible lors de ces temps de pause. Il existe également la méthode Pomodoro qui consiste à travailler en fractions de temps de 25 minutes chronométrées. À l’aide d’un minuteur vous n’avez plus besoin de réfléchir au temps, ce qui vous fait économiser de l’énergie.
5/ Limiter les distractions
Travailler chez soi est certes confortable, mais les tentations pour se laisser distraire sont grandes ! Désactivez les notifications des réseaux sociaux pour éviter de tomber dans le piège chronophage du scroll sur Facebook, Twitter ou Instagram. Ces réseaux sociaux sont les ennemis de votre productivité. Veillez à éteindre la télé et organisez vos tâches du quotidien en dehors de vos heures de travail. Prendre des pauses, oui, mais vous laisser happer par une activité qui vous prend du temps, non. Réglez les alarmes sur votre téléphone pour contrôler vos temps de pause et de fait, prendre le risque de perdre la motivation de rester concentrée dans les tâches du jour. Si les temps de pause sont essentiels à la productivité, les distractions chronophages, elles, en sont l’ennemi.
À retenir : pour gagner en productivité, vous devez organiser votre propre routine comme si vous continuiez à vous rendre au bureau.
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