Vous avez certainement déjà entendu parler du télésecrétariat indépendant. Exercer le métier de secrétaire à domicile vous intéresse peut-être pour plusieurs raisons : profiter de vos enfants et de votre famille, gérer votre emploi du temps comme vous le souhaitez, et surtout pouvoir enfin accéder à votre rêve d’indépendance. Toutefois, comme toute activité, devenir télésecrétaire ne s’improvise pas, le télésecrétariat est un vrai métier qui nécessite compétences et rigueur. Cela implique d’être une excellente secrétaire, un sens de l’organisation sans faille, mais également d’avoir l’esprit d’entreprendre. Vous hésitez à vous lancer car vous ne savez pas si vous possédez toutes les qualités pour devenir télésecrétaire à votre compte ? En lisant cet article, vous connaîtrez les 7 compétences indispensables de la télésecrétaire.
1 – La télésecrétaire possède le sens de l’organisation
Pour devenir une télésecrétaire incontournable, il vous faut impérativement posséder le sens de l’organisation. En effet, vous serez amenée à jongler entre plusieurs clients appartenant à des univers très différents, pour lesquels vous exécuterez des tâches variées. Les missions qui vous seront confiées pourront être par exemple la gestion de l’agenda d’un avocat, la permanence téléphonique d’un cabinet médical, la rédaction de courriers et le suivi de dossiers administratifs pour une entreprise du bâtiment, etc. Vous serez donc impliquée dans des projets divers et votre esprit devra apprendre à faire la gymnastique ! Vous devrez hiérarchiser les tâches et savoir gérer en priorité le plus urgent !
2 – La secrétaire indépendante est la reine du self-control
La secrétaire, même en travaillant à distance, représente l’image de l’entreprise. Un excellent relationnel est donc indispensable. Au téléphone, vous devrez comprendre rapidement la problématique rencontrée par votre interlocuteur et agir efficacement en lui proposant une solution. Vous devrez arborer votre plus beau sourire car oui, cela s’entend au téléphone ! Vous saurez également faire preuve de maîtrise de soi. Il arrivera que vous soyez bousculée par des clients indélicats ou, disons-le franchement, carrément insupportables, mais vous devrez apprendre à garder votre sang-froid. Il est humain de perdre patience face à l’impolitesse de certaines personnes, alors souvenez-vous de l’un des quatre accords toltèques de Don Ruiz : « ne rien prendre personnellement ». Cela vous aidera peut-être à prendre du recul !
3 – La e-secrétaire maîtrise l’outil informatique
Si l’on vous dit : Google Drive, Excel, Word, Canva, We Transfer, etc., pour vous, est-ce du chinois ? Si c’est le cas, il va vraiment falloir vous y mettre ! Est-il utile de préciser qu’en tant que télésecrétaire, la maîtrise de l’outil informatique est incontournable ? Le dématérialisé a envahi nos espaces de travail : agendas en ligne, visioconférences, formations à distance, envoi de fichiers lourds via Drop box, etc. Cela vous hérisse le poil ? Alors, prévoyez un plan B ! Dans le cas contraire, cette compétence est un précieux atout. De plus, indépendamment de ces outils, vous devrez apprendre à maîtriser des logiciels différents. En effet, vos clients travaillent sur leurs propres logiciels, ce sera à vous de vous adapter.
4 – La télésecrétaire est dotée d’un français irréprochable
Si vos yeux saignent lorsque vous voyez écrit « sa va » sur les réseaux sociaux, alors c’est bon signe ! Le télésecrétariat est un métier qui exige de posséder d’excellentes compétences en matière d’orthographe et de grammaire. En effet, vous serez amenée à rédiger de nombreux courriers, des emails, des comptes-rendus, des rapports. S’ils sont truffés de fautes d’orthographe, vous ne ferez pas long feu dans ce métier. Si c’est votre point faible, sachez par contre qu’il existe des formations qui peuvent vous aider à vous remettre à niveau. Votre élocution doit être impeccable et votre vocabulaire riche. Ces compétences sont évidemment des atouts très appréciés.
5 – La secrétaire à domicile sait faire preuve de discrétion
Si vous vous installez en tant que télésecrétaire pour un cabinet médical, vous aurez accès à un certain nombre de données personnelles sur les patients. La discrétion est donc indispensable dans ce métier. En devenant télésecrétaire, vous vous engagez au respect du secret professionnel et à une confidentialité sans faille. S’il vous arrive d’hésiter, mettez-vous à la place d’autrui, faites preuve d’empathie (c’est ce que l’on appelle l’intelligence émotionnelle), et vous saurez faire le bon choix.
6 – La télésecrétaire sait fidéliser ses clients
En tant que télésecrétaire indépendante, vous devrez aiguiser votre sens de la satisfaction clientèle et orienter vos actions en ce sens. Un client satisfait s’engage sur du long terme et inversement, un client mécontent vous fera mauvaise presse. Soyez à l’écoute des besoins de vos clients, sachez anticiper ce qu’ils désirent et vous deviendrez vite irremplaçable. Travailler en confiance avec ses clients est très agréable, surtout lorsque la communication est fluide. Vos clients doivent pouvoir compter sur vous. En tant que télésecrétaire, gardez à l’esprit que vous êtes le pilier de l’entreprise.
Si vous hésitez à vous lancer dans le métier de télésecrétaire parce que vous pensez qu’il vous manque des compétences essentielles pour réussir, je peux vous aider à les acquérir grâce à ma formation ! Rejoignez mon programme pour accéder, en quelques mois seulement, à votre rêve d’indépendance !