La sous-traitance est une opération par laquelle vous confiez, sous votre responsabilité, tout ou partie de l’exécution d’une prestation de télésecrétariat qui incombe à un autre professionnel. En tant que télésecrétaire indépendante, sous le régime de l’auto-entreprise, vous pouvez devenir donneur d’ordre. Souvent, les télésecrétaires indépendantes font appel à des prestataires extérieurs pour réaliser une commande importante, pallier une absence (congés ou maladie), ou répondre à un besoin spécifique lié à une mission donnée. Comment sous-traiter lorsque l’on est télésecrétaire indépendante est le thème de la semaine.
Faire intervenir un sous-traitant en télésecrétariat en tant qu’auto-entrepreneur
Vous partez en congés ? Vous subissez un accroissement exceptionnel d’activité que vous ne pouvez gérer seule ? En tant que télésecrétaire indépendante, vous avez la possibilité de sous-traiter certaines de vos prestations, à l’image de la permanence téléphonique ou de la retranscription audio. Vous serez alors le donneur d’ordre auprès d’un prestataire que vous aurez choisi. Notez que sous-traiter une partie de votre activité vous empêche de déduire de vos charges les sommes versées à votre sous-traitant. De plus, le montant reversé à votre sous-traitant sera comptabilisé dans le calcul de votre chiffre d’affaires, ce qui aura pour conséquence d’augmenter le plafond autorisé pour conserver votre statut d’auto-entrepreneur.
Soyez vigilante sur votre contrat de sous-traitance. En effet, celui-ci doit préciser les échéances et les missions que vous allez confier à votre prestataire. Indiquez également les modalités de rupture de contrat, puis mentionnez que le travail effectué jusqu’à la fin du contrat vous appartient. Insérez également une clause de gestion des litiges dans laquelle vous pourrez choisir le tribunal le plus proche de votre domicile, ceci afin de vous éviter d’éventuels déplacements. La sous-traitance est possible sous réserve de l’accord écrit préalable de votre client. Enfin, n’oubliez pas que vous êtes responsable de la prestation de votre sous-traitant auprès de votre client.
Éviter les risques de la sous-traitance en télésecrétariat
Préciser suffisamment son besoin
La définition du besoin est un élément primordial. Lorsque ce dernier est réalisé avec soin et lorsque le niveau d’expertise a bien été établi, le devis devient alors cohérent. Il vient enrichir la discussion, voire même la négociation avec le prestataire. Malheureusement, force est de constater que cette pratique est rare, ce qui complique la tâche et peut être source de grandes déceptions. Plus la définition du besoin sera floue, plus votre prestataire devra faire preuve d’inventivité pour trouver les réponses. De fait, ne soyez pas étonnée si la télésecrétaire a effectué moins de tâches que prévu dans le temps convenu.
Signer des conditions générales de prestations de services et de devis
Au regard du contexte précédemment évoqué, on peut comprendre que la situation peut vite devenir ingérable avec notamment les risques suivants : prolongation des forfaits prévus initialement et/ou déception sur la qualité du travail effectué. D’où l’intérêt de signer un contrat pour donner les contours de la mission. Sans même parler de litige, faire signer des conditions générales de prestations de services et un devis avant une sous-traitance rassure les deux cocontractants.
Veiller à la qualité de la relation avec son prestataire
Votre prestataire n’est pas votre salariée donc exiger des livrables précis, lui mettre la pression ou encore imposer des horaires doit être évité. En effet, votre prestataire est une télésecrétaire indépendante comme vous, en entreprise individuelle ou en société, de fait, elle ne vous doit rien. Vous signez uniquement avec elle un contrat que vous vous engagez chacune à respecter. Elle doit être en capacité d’évoluer de façon autonome pour délivrer la commande qui répond au besoin que l’entreprise mandataire aura formulé.
Comment trouver le prestataire idéal ?
Il est plus rassurant de faire fonctionner le bouche-à-oreille ou la recommandation, notamment pour les prestations de retranscriptions audio qui ne sont généralement pas bien rémunérées et n’attirent donc pas les télésecrétaires indépendantes les plus expérimentées. Pour trouver le prestataire idéal, il est important d’énoncer clairement les consignes ! Veillez à sous-traiter avec un prestataire qui peut être capable de se remettre en question et qui accepte les critiques ! Le manque d’adaptabilité et la susceptibilité ne sont pas compatibles avec un contrat de sous-traitance réussi.
Il est important de se renseigner sur les capacités professionnelles du sous-traitant. Faites par exemple une liste des sous-traitants possibles, reconnus pour leur professionnalisme,, notez leurs tarifs et leurs disponibilités, s’ils sont assujettis à la TVA ou non. Enfin, n’hésitez pas à vérifier le travail dans les premiers temps afin de partir sur de bonnes bases. Puis, faites un retour sur le travail rendu.
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