Le métier de secrétaire à distance séduit de plus en plus de femmes, la crise sanitaire n’y étant certainement pas étrangère. Mais attention, ce métier n’est pas fait pour tout le monde. Une secrétaire de direction, une secrétaire médicale ou comptable, ou plus généralement une télésecrétaire polyvalente doit impérativement posséder les qualités requises, que ce soit en termes de savoir-être ou de compétences techniques, afin de perdurer dans le métier et se constituer un portefeuille de clients fidèles. Vous aimeriez savoir si vous avez le bon profil pour ce job ? Alors, découvrez vite les 7 qualités indispensables d’une télésecrétaire !
1 – Posséder le sens de la rigueur et de l’autonomie
Vous voulez devenir une télésecrétaire incontournable ? Alors, prenez votre carrière en main dès aujourd’hui et tracez votre propre chemin ! Formez-vous et apprenez sur le terrain. Vous vivrez probablement quelques écueils, mais vous gagnerez en expérience, en confiance et en professionnalisme. Soyez rigoureuse et autonome, variez les missions, développez vos compétences et n’ayez pas peur de sortir de votre zone de confort. Vous avez peut-être déjà de l’expérience dans ce métier, vous avez déjà observé, appris, et mis en pratique vos connaissances. Vous possédez ces qualités, alors il est temps de travailler pour vous à présent !
2- Exceller dans la communication
Si vous êtes plutôt d’un caractère grincheux et asocial, alors autant vous dire que le métier de secrétaire n’est sûrement pas fait pour vous ! Pour être télésecrétaire, un excellent contact avec la clientèle est indispensable. Il faut faire preuve d’écoute et de réactivité pour comprendre la problématique de votre client et y répondre de manière efficace. L’empathie et la diplomatie sont des qualités très appréciées, ainsi vous vous démarquez par votre sens de l’écoute sans faille. Les clients aiment se sentir compris, alors usez-en !
3 – Briller par son sens de l’organisation
Impossible de parler de télésecrétariat sans évoquer le sens de l’organisation. Cette qualité est de loin l’une des plus importantes. Si vous en êtes dépourvue, alors misez sur un coaching ! Pourquoi ? Parce que vous aurez à gérer les permanences téléphoniques de plusieurs clients, leurs agendas, réserver leurs vols, leurs hôtels, les inscriptions à des foires, des salons, etc. Si votre sens de l’organisation n’est pas développé, vous risquez simplement de vous retrouver la tête sous l’eau, et votre crédibilité en tant que télésecrétaire en pâtira sérieusement.
4 – Rejeter la monotonie avec force
Si vous n’aimez pas voir votre quotidien bousculé, alors réfléchissez bien avant de vous lancer dans cette carrière ! Parce que la télésecrétaire ne connaît pas la routine ! Vous aurez à jongler avec des missions diverses, des personnalités différentes, parfois complexes. Certains de vos interlocuteurs ne vous ménageront pas et vous devrez composer avec leurs humeurs tout en restant impassible et souriante. Votre esprit d’analyse et votre capacité d’adaptation seront mis à l’épreuve.
5 – Connaître l’outil informatique
Vous maîtrisez le tableur et le traitement de texte comme une chef ? Si oui, vous possédez un atout de taille ! Vous aurez à élaborer des tableaux sur Excel, taper des rapports et des courriers sur Word, éventuellement à créer des slide sur Powerpoint. Évidemment, vous devez également être à l’aise avec Internet. De plus, à l’heure actuelle, il est indispensable de maîtriser l’usage des réseaux sociaux. Vous n’aurez peut-être pas à gérer ceux de vos clients, mais bien les vôtres, en particulier si vous souhaitez exister sur le web !
6 – Devenir force de proposition
Anticiper les besoins de vos clients découle d’une bonne compréhension de sa problématique et, par conséquent, d’une excellente qualité d’écoute. Vous deviendrez presque irremplaçable si vous anticipez les besoins de vos clients et êtes force de proposition. Il ne s’agit pas de se substituer à qui que ce soit dans l’organigramme, mais simplement de proposer des solutions, voire des innovations pour rendre le travail plus fluide, plus efficace. Vos clients apprécieront vos idées et sauront être reconnaissants. Vous ferez évidemment la différence et vous tisserez ensemble un véritable lien de confiance.