Le télésecrétariat vous tente ? Vous aimeriez vous installer à votre compte mais vous hésitez ? Véritable pilier d’une entreprise, la télésecrétaire gère l’accueil téléphonique de ses clients, rédige des rapports, des courriers, des comptes-rendus, et assure le suivi des dossiers en cours. En résumé, la secrétaire à distance est une super assistante, l’atout stratégique et incontournable d’une entreprise. Dans cet article, vous découvrirez comment devenir télésecrétaire indépendante, ce que vous devez savoir sur le secrétariat à domicile et si cette voie correspond vraiment à vos attentes.
Les missions de la télésecrétaire indépendante
Comment devenir télésecrétaire indépendante et surtout quelles sont les tâches qui incombent à cette professionnelle des fonctions administratives ? En voici un aperçu :
- rédiger des courriers et des rapports :
- établir des devis et des factures ;
- gérer la permanence téléphonique ;
- établir des plannings ;
- contrôler les commandes et les livraisons ;
- gérer les relations avec les fournisseurs ;
- suivre les dossiers administrativement ;
- gérer l’agenda du client.
Certains clients pourront demander d’effectuer du suivi de chantier, de la création de documents de communication ou répondre aux appels d’offres.
Les compétences et les qualités d’une secrétaire à domicile
Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’avoir un diplôme pour exercer le métier de télésecrétaire indépendante, une formation et/ou une solide expérience sont fortement recommandées pour pérenniser votre activité, cela afin de vous éviter de vous décrédibiliser auprès de votre clientèle. En effet, ce métier exige des qualités d’organisation et une flexibilité à toute épreuve ! Vous devrez être également un modèle de discrétion et faire preuve d’une grande conscience professionnelle. Gardez à l’esprit que vous traiterez des données confidentielles ! Évidemment, la polyvalence fera de vous une télésecrétaire incontournable. Vous travaillerez pour plusieurs clients et vous devrez donc vous adapter à chacun d’entre eux et à leur culture d’entreprise. Enfin, votre maîtrise du français doit être impeccable et votre élocution parfaite.
Les tarifs d’une télésecrétaire auto-entrepreneur
S’il est difficile de définir précisément une grille tarifaire commune à toutes les télésecrétaires indépendantes, les éléments ci-dessous devraient tout de même vous aiguiller. Plusieurs facteurs peuvent influer sur le tarif des prestations :
- la difficulté de la tâche à effectuer ;
- les délais exigés par le client ;
- le niveau d’expérience de la télésecrétaire ;
- la renommée du client.
Toutefois, si vous vous installez en auto-entreprise, le tarif varie entre entre 25 et 50 euros de l’heure pour une prestation à domicile, et de 30 à 55 euros de l’heure dans les locaux de l’entreprise, frais de déplacement inclus.
La concurrence en télésecrétariat
La période Covid a profondément bouleversé les comportements au travail. Ainsi, de plus en plus d’actifs ont décidé de s’installer à leur compte et de travailler depuis leur domicile ou sur une plage à l’autre bout du monde !. Peu importe le choix que vous ferez, il faudra vous démarquer de vos consœurs si vous souhaitez perdurer :
- spécialisez-vous dans un domaine, votre connaissance du jargon technique sera apprécié (médical, BTP, juridique, etc.) ;
- maîtrisez plusieurs langues, vous pourrez démarcher des structures ayant des clients internationaux.
Enfin, soignez votre offre et communiquez efficacement sur le web et les réseaux sociaux ! Créez une page LinkedIn et un site web afin que vos clients puissent savoir que vous existez !
Le matériel indispensable pour s’installer comme télésecrétaire
Le métier de télésecrétaire indépendante ne nécessite pas de gros investissements. En effet, pour démarrer votre activité, il faudra vous munir :
- d’un ordinateur et d’une excellente connexion internet ;
- des logiciels indispensables de bureautique (Word, Excel, etc.) ;
- d’un téléphone, d’un casque et d’un micro adaptés à votre activité ;
- de clés USB pour archiver les dossiers ;
- d’un fauteuil et d’une souris ergonomiques pour éviter les troubles physiques ;
- d’étagères afin de ranger vos dossiers et documents ;
- d’une imprimante professionnelle multifonction.
Vous pouvez ajouter à cette liste un véhicule et un sac à dos pour transporter votre matériel lors d’éventuels déplacements.
Le statut juridique idéal pour débuter dans le télésecrétariat
S’installer en tant que télésecrétaire indépendante en auto-entreprise présente des avantages. En effet, c’est la forme juridique simplifiée qui est la plus recommandée grâce à son régime fiscal transparent et prévisible. Quelques informations clés :
- s’adresser à l’Urssaf ou la Chambre de Métiers et de l’Artisanat (Centre de Formalités des Entreprises – CFE)
- le chiffre d’affaires annuel est plafonné à 72 600 €
- si vous bénéficiez de l’ACCRE, vous paierez 11% de cotisations la première année d’activité ;
- le montant des cotisations sociales s’élève à 22% de votre chiffre d’affaires.
(Source : URSSAF)
Bon à savoir ! Les entreprises sont conscientes de l’intérêt d’externaliser leur secrétariat. En effet, c’est pour elles l’opportunité de se concentrer sur leurs principales responsabilités, de gagner en efficacité et en productivité et d’avoir des experts (vous !) comme partenaires. Vous avez toujours voulu changer de vie sans oser vous lancer ? Et si c’était le bon moment ? Rejoignez mon programme de formation de telésecrétaire et accédez ENFIN à votre rêve d’indépendance !